Kategorie
Biuro Rachunkowe KonektoSmart - POMOC

Użytkownicy

Każda firma może posiadać wielu użytkowników, korzystających z systemu KonektoSmart. Zapoznaj się jak dodawać nowego użytkownika i wysłać do niego link aktywacyjny. Dowiesz się również w jaki sposób można dezaktywować użytkownika lub usunąć go całkowicie.

Dodawanie nowego użytkownika

W panelu każdej firmy, automatycznie lub ręcznie wprowadzonej do systemu KonektoSmart przez biuro księgowe dodasz użytkowników, którzy będą logowali się do systemu jako reprezentanci klienta. Utworzenie takich użytkowników jest zadaniem biura rachunkowego. Możesz to zrealizować w panelu bocznym Firmy [1], gdzie z listy wprowadzonych firm wybierasz tę, której chcesz przypisać użytkowników. W tym celu przejdź strzałką przy danej firmie [2] do jej szczegółów.

Lista firm
Rys. 1. Lista firm

W panelu górnym tej firmy wybierz zakładkę Użytkownicy [3]. W celu dodania nowego użytkownika do firmy wciśnij przycisk Dodaj nowego użytkownika [4].

Dodawanie nowego użytkownika
Rys. 2. Dodawanie nowego użytkownika

W tym formularzu tylko pole z nr telefonu nie jest wymagane, pozostałe dane muszą być wpisane. Jest to istotne do zapewnienia sprawnej komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym, a klientem. Zaznaczenie opcji Użyj e-mail do wysyłki zestawień i wiadomości [5] spowoduje, że automatycznie tym właśnie kanałem komunikacyjnym takie dane będą przesyłane. Zaznacz też opcję Wyślij e-mail aktywacyjny [6], ponieważ wtedy na podany adres e-mail zostanie przesłany mail z linkiem aktywacyjnym. Potwierdzenie aktywacji jest konieczne do korzystania z panelu klienta.

Musisz także koniecznie przypisać rolę jaką w firmie ma użytkownik. Dokonasz tego wybierając właściwą rolę z listy rozwijanej w polu Rola [7].

Formularz dodawania nowego użytkownika
Rys. 3. Formularz dodawania nowego użytkownika

Jeżeli zostanie wybrana rola Firma – wszystkie dane, czyli składki firmy i wszystkich wspólników, będą widoczne.

W przypadku spółki możesz przypisać użytkownikowi rolę wspólnika. Wtedy zdefiniowany Wspólnik widzi dane spółki i swoje, ale nie widzi danych pozostałych wspólników.

Wybór roli w firmie
Rys. 4. Wybór roli w firmie

Jeżeli wybierzesz rolę Wspólnik, zostaną wyświetlone trzy dodatkowe pola. Są to pola opcjonalne, ale sugerujemy ich wypełnienie, ponieważ te informacje będą wyświetlały się bezpośrednio w panelu klienta. To ułatwi klientowi dokonywanie płatności.

Formularz dla wspólnika
Rys. 5. Formularz dla wspólnika

Zaznaczenie opcji użytkownika jako Aktywny spowoduje, że będzie mógł on korzystać z systemu. Opcja Nieaktywny takiej możliwości nie stwarza. Pomimo, że użytkownik pozostanie nieaktywny to możesz na adres e-mail firmy wysyłać mu wszystkie zestawienia i składki. Klient nie musi korzystać z aplikacji, aby Twoje biuro rachunkowe mogło usprawnić sobie pracę.

Przyciskiem Dodaj [8] zakończ wprowadzanie danych.

Dodawanie użytkownika
Rys. 6. Dodawanie użytkownika

Po dodaniu użytkownika wyświetli się okno z zapytaniem Czy chcesz wysłać e-mail aktywacyjny na adres klienta?. Potwierdzenie tej operacji nastąpi gdy wciśniesz przycisk Wyślij [9].

E-mail aktywacyjny
Rys. 7. E-mail aktywacyjny

Aktywacja konta klienta

Teraz wszystkie czynności aktywacyjne są po stronie klienta, ale jako biuro rachunkowe pokieruj działaniami klienta, gdyby miał z nimi problemy.

Na adres e-mail klienta zostanie przesłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym do konta w systemie KonektoSmart.

Kliknięcie z link podany w e-mailu aktywuje konto i przekieruje Twojego klienta do formularza ustawienia hasła logowania.

Jeśli do klienta nie dotarła wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym, zasugeruj mu konieczność sprawdzenia folderu SPAM.

E-mail aktywacyjny
Rys. 8. E-mail aktywacyjny

Zanim Twój klient przystąpi do ustalenia swojego hasła do konta KonektoSmart, w dolnej części ekranu musi zaakceptować  Informację dotyczącą plików cookies. Po tym ma wpisać swoje hasło, a następnie potwierdzić je i zapisać hasło przyciskiem Zapisz hasło.

Ustalanie nowego hasła
Rys. 9. Ustalanie nowego hasła

Powiadomimy Twojego klienta, że Jego hasło w systemie KonektoSmart zostało zmienione.

Potwierdzenie zmiany hasła
Rys. 10. Potwierdzenie zmiany hasła

Od tej pory Twój klient może logować się do systemu KonektoSmart przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną na androidzie.

Okno logowania w przeglądarce
Rys. 11. Okno logowania w przeglądarce
Logowanie w aplikacji mobilnej
Rys. 12. Logowanie w aplikacji mobilnej

Dodawanie istniejącego użytkownika

Jeżeli użytkownik jest już przypisany do innej firmy, obsługiwanej systemem KonektoSmart przez Twoje biuro masz ułatwione zadanie, ponieważ możesz dodać go jako istniejącego użytkownika. Nie masz wtedy potrzeby wypełniania ponownie danych w formularzach. W tym celu w zakładce Użytkownicy, wybierz przycisk Dodaj istniejącego użytkownika [10].

Dodawanie istniejącego użytkownika
Rys. 13. Dodawanie istniejącego użytkownika

Z aktualnej listy wprowadzonych użytkowników wybierz wskazaną osobę przyciskiem Dodaj [11]. Jeżeli Twoja lista zawiera wielu użytkowników, możesz dana osobę wyszukać poprzez wyszukiwarkę znajdującą się nad listą.

Masz również możliwość sortowania danych w tabeli według kolejnych kolumn. W tym celu kliknij w wybrane kryterium w nagłówku tabeli.

Dodawanie istniejącego użytkownika
Rys. 13a. Dodawanie istniejącego użytkownika

Edycja danych użytkownika

Dane użytkownika w każdej chwili możesz edytować w celu naniesienia poprawek i zmian. Wprowadzonego użytkownika możesz także w dowolnym momencie usunąć.

Przejdź do zakładki ze szczegółowymi danymi użytkownika (strzałką na końcu tabeli [12] lub po kliknięciu w nazwisko i imię).

Przejście do szczegółów konta użytkownika
Rys. 14. Przejście do szczegółów konta użytkownika

W widoku Dane użytkownika przyciskiem Edytuj [13] otworzysz formularz z edycją danych użytkownika.

Edycja danych użytkownika
Rys. 15. Edycja danych użytkownika

Pola w tym formularzu możesz zmodyfikować i uzupełnić.

Formularz edycji danych użytkownika
Rys. 16. Formularz edycji danych użytkownika

Wysyłanie wiadomości do użytkownika

W widoku Dane użytkownika masz możliwość szybkiego przesłania wiadomości systemowej, indywidualnie do każdego użytkownika. Wiadomość generujesz przyciskiem Wyślij wiadomość [14].

wysyłanie wiadomości
Rys. 17. wysyłanie wiadomości

Wiadomość zredaguj w nowym oknie które pojawi się. Wiadomość adresowana jest do odbiorcy automatycznie. Do wpisania jest jedynie jej tytuł i treść. Wysyłanie wiadomości rozpocznij przyciskiem Wyślij [15]

wysyłanie wiadomości
Rys. 18. wysyłanie wiadomości

Po wysłaniu wiadomości w widoku pojawi się adnotacja, kiedy wiadomość została wysłana i informacja zwrotna, czy została odczytana. Usuniecie wiadomości spowoduje, że nie będzie ona widoczna w panelu klienta i w aplikacji mobilnej.

Informacja zwrotna do wysłanej wiadomości
Rys. 19. Informacja zwrotna do wysłanej wiadomości

Kolejne slajdy pokazują, w jaki sposób wiadomości wyświetlają się użytkownikowi.

Wiadomość w aplikacji mobilnej użytkownika
Rys. 20. Wiadomość w aplikacji mobilnej użytkownika
Wiadomość w panelu www użytkownika
Rys. 21. Wiadomość w panelu www użytkownika

Usuwanie użytkownika

Usunięcia użytkownika z systemu KonektoSmart dokonasz przyciskiem Usuń [16] w widoku danych użytkownika

Usuwanie użytkownika
Rys. 22. Usuwanie użytkownika

i przyciskiem z ikoną kosza [16] z listy użytkowników.

Usuwanie użytkownika
Rys. 22a. Usuwanie użytkownika

Potwierdzenie chęci usunięcia użytkownika jest wymagane, aby zapobiec przypadkowemu usunięciu danych, dlatego potwierdź tę czynność przyciskiem Usuń [17].

Potwierdzenie usunięcia użytkownika
Rys. 23. Potwierdzenie usunięcia użytkownika

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

two × 1 =