Kategorie
Biuro Rachunkowe KonektoSmart - POMOC

Zakładanie firmy

Firmy, które mają korzystać z systemu KonektoSmart muszą być wprowadzone do systemu przez biuro rachunkowe. Zobacz jak krok po kroku założyć i aktywować firmę w systemie, jak wprowadzić poprawki i zmiany w aktualnych danych firmy.

Opis wykazu firm

Jeżeli korzystasz z automatycznego pobierania danych z programu księgowego swojego klienta poprzez KonektoSync, dane obsługiwanej firmy pojawią się na liście firm w systemie. Będą one widoczne po wybraniu zakładki Firmy w panelu bocznym. Wszystkie firmy z którymi współpracujesz widoczne są w tabeli. Oprócz nazwy podany jest NIP i status firmy. Jeżeli jest on Aktywny, to firma może korzystać z systemu, natomiast status Nieaktywny takiej możliwości nie daje.

Przy każdej z firm widoczne jest też ile firma ma niezatwierdzonych dokumentów i czy firma korzysta z modułu faktur. Dwie ostatnie kolumny to aktywny sposób komunikacji z firmą – wybrane opcje są zaznaczone.

Widoczny w tej zakładce wykaz firm możesz przeszukiwać stosując różne kryteria wyszukiwania: nazwę firmy, jej NIP, Prefix lub nazwisko i imię klienta. W tym celu w polu Szukaj musisz wpisać jedno z nich i nacisnąć symbol lupy. Na zakładce wyświetlona zostanie tylko wybrana firma i jej dane.

Masz również możliwość sortowania danych w tabeli według kolejnych danych firm – Prefix, nazwa, NIP, status. W tym celu kliknij w wybrane kryterium w nagłówku tabeli. Kolumna Prefix jest widoczna wtedy, gdy Prefix zostanie przypisany do firmy.

Widok listy firm
Rys. 1. Widok listy firm

Ręczne dodawanie firmy

Dane firm możesz też wprowadzić ręcznie. W tym celu w panelu biura wybierz zakładkę Firmy [1], a następnie wciśnij przycisk Dodaj firmę [2].

Dodawanie firmy
Rys. 1a. Dodawanie firmy

W formularzu, który zostanie otwarty wpisz dane w kolejne pola (pola z * są wymagane). Nazwę i dane adresowe firmy możesz pobrać automatycznie po wpisaniu jej numeru NIP (numer łącznie – bez myślników) i kliknięciu ikony GUS [3]. Prefix*, nr telefonu, adres e-mail i trzeba samodzielnie uzupełnić.

*Prefix jest to katalog porządkowy (np. numeracja z programu FAKT). Prefix może mieć 1-7 znaków, bez znaków specjalnych.

Opcjonalnie możesz dodać opis firmy. Na podstawie NIP po zapisaniu firmy automatycznie wygeneruje się nr konta ZUS.

Wpisanie adresu e-mail jest opcjonalne, ale jeśli go wpiszesz i zaznaczysz opcję Użyj e-mail do wysyłki zestawień i wiadomości [4], dane będą dostarczane pocztą e-mail, nawet bez logowania się użytkowników do systemu.

W polu Typ [5], z listy rozwijanej wybierz jaką firmę prowadzi Twój klient.

Obok tego pola jest opcja Aktywna. To bardzo ważny element, ponieważ zaznaczenie jej spowoduje, że ta firma będzie uwzględniana w naliczanych opłatach i będzie miała dostęp do ustalonych opcji systemu. Ustawienie opcji na pozycji Nieaktywna spowoduje, że żadne informacje nie będą firmie przesyłane i opłata za tę firmę nie będzie naliczana.

Po uzupełnieniu formularza, przyciskiem Zapisz [6] zatwierdź wprowadzone dane.

Formularz danych nowej firmy
Rys. 2. Formularz danych nowej firmy
Wybór typu firmy
Rys. 3. Wybór typu firmy

Naciśnięcie strzałki na końcu tabeli [7] spowoduje przejście do szczegółów firmy.

Przejście do szczegółowych danych firmy
Rys. 4. Przejście do szczegółowych danych firmy

Edytowanie danych i usuwanie firmy

Dane firmy w każdej chwili można edytować w celu naniesienia poprawek i zmian. Wprowadzoną firmę można także w dowolnym momencie usunąć.

Po przejściu do zakładki ze szczegółowymi danymi firmy (strzałką na końcu tabeli lub po kliknięciu w nazwę firmy), w panelu górnym zaznacz zakładkę Dane firmy [8], a następnie przyciskiem Edytuj [9] ponownie otworzysz formularz z edycją danych firmy.

Usunięcia firmy z listy dokonasz przyciskiem Usuń [10].

Edycja i usuwanie firmy
Rys. 5. Edycja i usuwanie firmy

Potwierdzenie chęci usunięcia firmy jest wymagane, aby zapobiec przypadkowemu usunięciu danych, dlatego potwierdź tę czynność przyciskiem Usuń [11].

Potwierdzenie usunięcia firmy
Rys. 6. Potwierdzenie usunięcia firmy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

sixteen − five =