Rewolucja KSeF brzmi świetnie w prezentacjach: jeden centralny system, ustrukturyzowane faktury, pełna kontrola państwa nad obiegiem dokumentów. W praktyce jednak szybko okazuje się, że KSeF nie jest ani programem księgowym, ani systemem obiegu dokumentów, tylko rządowym „tworkiem” do wystawiania i udostępniania e-faktur. Cała realna praca – sprawdzenie, opisanie, akceptacja, księgowanie – dzieje się gdzieś pomiędzy KSeF a systemem księgowym.
Właśnie w tym miejscu pojawia się KonektoSmart jako brakujący element układanki. To on pełni rolę bufora pomiędzy KSeF a programem księgowym: odbiera faktury (zarówno z KSeF, jak i te „zwykłe” – PDF, skany, zdjęcia), nadaje im czytelne statusy, pozwala na wyjaśnienia z klientem, akceptacje i odrzucenia, a dopiero potem wpuszcza dokumenty do świata „twardej” księgowości. Dzięki temu księgowy nie musi walczyć z surowym XML-em, a przedsiębiorca nie musi rozumieć technicznych zawiłości KSeF.
Co ważne – z perspektywy użytkownika to jest proste. Zamiast zastanawiać się, co dzieje się z fakturą „gdzieś w KSeF”, w KonektoSmart widzisz jasno: dokument jest „Nowy”, „Do przetworzenia”, „Wymaga wyjaśnienia”, „Do przeglądu”, „Zatwierdzony” albo „Odrzucony”. Zero żargonu, zero zgadywania, gdzie utknął proces. Biuro rachunkowe ma porządek w pracy, klient ma przejrzystość, a KSeF staje się po prostu infrastrukturą w tle – tak, jak powinno być.
Innymi słowy: nie taki KSeF straszny, gdy między nim a programem księgowym stoi KonektoSmart. W dalszej części pokażę, jak dokładnie wyglądają poszczególne statusy dokumentów i dlaczego ten „mały” workflow robi ogromną różnicę w codziennej pracy biura rachunkowego i jego klientów.
Jakie statusy może mieć dokument w obiegu z biurem rachunkowym?
W KonektoSmart każdy dokument przechodzi przez jasno opisany obieg księgowy. Dzięki statusom obie strony – biuro rachunkowe i klient – dokładnie wiedzą, na jakim etapie jest faktura, rachunek czy inny dokument.
Mamy dwa poziomy statusów:
- status dokumentu w biurze księgowym – jak widzi go księgowa/księgowy,
- status z perspektywy klienta – jak widzi go właściciel firmy lub jego pracownicy.
Statusy dokumentu po stronie biura księgowego
Te statusy opisują, co dzieje się z dokumentem „od kuchni”, już po jego dostarczeniu do biura.
„Nowy”
„Nowy dokument, nie został jeszcze przetworzony”
Dokument dopiero co trafił do systemu – został:
- wgrany przez klienta,
- pobrany z KSeF,
- albo zaimportowany z innego źródła.
Na tym etapie nikt jeszcze go nie analizował.
W praktyce: dokument czeka w kolejce, aż ktoś z biura się nim zajmie.
„Wymaga wyjaśnienia”
„Dokument wymaga wyjaśnienia od klienta”
To moment, w którym biuro nie może pójść dalej bez udziału klienta.
Przykładowe sytuacje:
- nie wynika jasno, czego dotyczy wydatek,
- trzeba doprecyzować sposób użytkowania (np. samochód prywatno-służbowy),
- dokument może budzić wątpliwości co do możliwości zaliczenia go w koszty,
- brakuje kontekstu: projekt, oddział, konkretna usługa.
Zamiast gubić takie sprawy w mailach i telefonach, dokument dostaje wyraźny status:
„Wymaga wyjaśnienia” – klient musi zareagować.
„Zatwierdzony”
„Dokument zatwierdzony i zaksięgowany”
To status docelowy z punktu widzenia biura księgowego:
- dokument został sprawdzony, opisany i zaksięgowany,
- jego wartości trafiły do systemu księgowego,
- został ujęty w odpowiednich rejestrach (VAT, KPiR, księgi rachunkowe),
- klient nie ma możliwości modyfikacji tego dokumentu.
Dla klienta to w praktyce znaczy:
„Ta faktura jest już w księgowości – temat załatwiony.”
„Odrzucony”
„Dokument odrzucony”
Ten status oznacza, że dokument:
- nie zostanie zaksięgowany,
- mógł być:
- duplikatem innej faktury,
- wystawiony na niewłaściwą firmę,
- ewidentnie nie związany z działalnością,
- błędny formalnie.
Ważne: „Odrzucony” nie znaczy „zniknął”.
Dokument pozostaje w historii – jest informacja, że został odrzucony i dlaczego. To bardzo ułatwia późniejsze wyjaśnienia między klientem a biurem.
Statusy dokumentu widoczne dla klienta
Drugi poziom to statusy, które widzi klient biura rachunkowego – w swoim panelu. Mają być zrozumiałe bez znajomości żargonu księgowego.
„Nowy”
„Nowy dokument, klient nie podjął jeszcze żadnych działań”
Klient widzi, że dokument:
- został dodany do systemu,
- ale nie zrobił z nim jeszcze nic więcej (np. nie opisał go, nie zatwierdził).
„Do przeglądu”
„Dokument czeka na przegląd ze strony klienta”
Tutaj piłka leży po stronie klienta:
- klient ma wątpliwości co do dokumentu i musi to wyjaśnić
„Ten dokument czeka na Twoją decyzję.”
„Zatwierdzony”
„Klient zaakceptował i zatwierdził dokument”
Po stronie klienta sprawa jest zamknięta:
- klient zaakceptował dokument i ewentualne propozycje biura,
- wyraził zgodę na sposób jego ujęcia.
To czytelny sygnał dla biura rachunkowego:
„Można księgować, klient jest na tak.”
„Odrzucony”
„Klient odrzucił dokument”
W tym przypadku to klient podejmuje decyzję, że dokument:
- został dodany przez pomyłkę,
- nie powinien w ogóle trafić do księgowości,
- nie dotyczy tej firmy lub tej działalności.
Status „Odrzucony” jest widoczny zarówno dla klienta, jak i biura – dzięki temu nikt nie ma złudzeń, że dokument „może gdzieś tam jednak poszedł do ksiąg”.
Po co to wszystko?
Taki zestaw statusów pozwala:
- biuru rachunkowemu:
- widzieć realny stan pracy na dokumentach,
- łatwo identyfikować sprawy wymagające kontaktu z klientem,
- porządnie udokumentować, co zostało zaksięgowane, a co odrzucone;
- klientowi:
- w każdej chwili sprawdzić, „co się dzieje z moją fakturą”,
- szybko zauważyć dokumenty, które „czekają na mnie” (Do przeglądu, Wymaga wyjaśnienia),
- mieć jasną historię – co zatwierdził, co odrzucił.
Efekt uboczny (bardzo pożądany):
mniej telefonów i maili typu „A co z tą fakturą za paliwo z zeszłego miesiąca?” – bo odpowiedź widać od razu w systemie.
