Kategorie
Biuro Rachunkowe KonektoSmart - POMOC

Ustawienia komunikacji

W panelu Ustawienia przygotujesz system KonektoSmart do właściwej komunikacji z klientami biura. Dowiedz się, jak możesz sprawnie korzystać z wbudowanego modułu przesyłania wiadomości i jak wcześniej skonfigurować pocztę w KonektoSmart. Poznaj też inne kanały komunikacyjne z klientami i ich ustawienia w systemie.

Konfiguracja poczty e-mail

Dobra współpraca z klientem to systematyczna i skuteczna obustronna komunikacja. W systemie KonektoSmart zadbaliśmy o to, żeby komunikowanie się z klientem było łatwe, sprawne i przede wszystkim skuteczne. Aby tak właśnie było, musisz przed użyciem poczty odpowiednio ją skonfigurować.

Przystąp do konfiguracji ustawień z widoku głównego programu. Ustawienia możesz wybrać w panelu bocznym, lub rozwijając menu przypisane do ikony Twojego konta, znajdującej się w prawym górnym rogu okna programu i wybierając opcję Ustawienia [1].

Po wybraniu opcji ustawień automatycznie zmieni się menu w panelu bocznym. Z tego nowego menu wybierz przycisk Konfiguracja poczty [2], a następnie na stronie Konfiguracja poczty e-mail, przesuń suwak aktywujący Poczta e-mail [3]. Opcja aktywna suwaka spowoduje zmianę jego koloru z szarego na niebieski.

Domyślnie opcja ta po założeniu konta jest wyłączona i musisz ją samodzielnie aktywować. Ustawienie tego suwaka na pozycji aktywnej umożliwi Ci wysyłanie zestawień, przypomnień i wiadomości za pośrednictwem poczty e-mail.

Okno konfiguracji poczty e-mail
Rys. 1. Okno konfiguracji poczty e-mail

W dalszych ustawieniach masz do wyboru użycie własnego serwera poczty i serwera przypisanego do KonektoSmart.

Jeżeli wybierzesz opcję Użyj serwera KonektoSmart [4], wówczas proces konfiguracji nie będzie wymagał od Ciebie podawania specjalistycznych danych ustawień serwera.

Po wybraniu odpowiednich ustawień, zatwierdź je przyciskiem Zapisz [5].

Ustawienie serwera konektoSmart
Rys. 2. Ustawienie serwera KonektoSmart

Właśnie tak proste jest skonfigurowanie poczty e-mail po wybraniu serwera KonektoSmart. W zielonym oknie pojawi się informacja o tym, że poprawnie skonfigurowałeś wysyłkę poczty.

Powiadomienie o poprawnej konfiguracji konta e-mail
Rys. 3. Powiadomienie o poprawnej konfiguracji konta e-mail

Ustawienia własnego serwera poczty

Możesz też użyć własnego serwera poczty. Opcja ta wymaga posiadania serwera i specjalistycznych kompetencji do jego wykorzystania.W tym celu zaznacz opcję Użyj własnego serwera poczty [6]. Po jej zaznaczeniu pojawią się dodatkowe pola konfiguracyjne.

Wymaganymi polami do uzupełnienia są pola z gwiazdką *. Musisz w nich wpisać Nazwę serwera SMTP, Numer portu i w ostatnim polu Adres nadawcy.

Adres nadawcy to adres e-mail, z którego będzie wysyłana poczta i na który Twoi klienci będą mogli odpowiadać w korespondencji, np. jan.kowalski@gmail.com

Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail
Rys. 4. Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail

Z rozwijanej listy wybierz Rodzaj szyfrowania. Masz tu do wyboru 2 rodzaje szyfrowania lub jego brak.

Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail
Rys. 4a. Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail

W kolejnym polu Uwierzytelnianie, z listy rozwijanej wybierz sposób uwierzytelniania. Tu masz do dyspozycji 3 sposoby.

Konfigurację serwera poczty e-mail zakończ ustaleniem Nazwy użytkownika i Hasła.

Po wpisaniu wszystkich danych zatwierdź je przyciskiem Zapisz [7].

Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail
Rys. 4b. Konfiguracja własnego serwera poczty e-mail

Dane konfiguracyjna dla popularnych serwisów pocztowych

Gmail
Adres serwera SMTP: smtp.gmail.com
Port: 587
Użyj połączenia szyfrowanego: TLS

Interia.pl
Adres serwera SMTP: poczta.interia.pl
Port: 587
Użyj połączenia szyfrowanego: brak

Onet.pl
Adres serwera SMTP: smtp.poczta.onet.pl
Port: 465
Użyj połączenia szyfrowanego: SSL

wp.pl
Adres serwera SMTP: smtp.wp.pl
Port: 465
Użyj połączenia szyfrowanego: SSL

o2.pl
Adres serwera SMTP: poczta.o2.pl
Port: 587
Użyj połączenia szyfrowanego: brak

Ustawienie wysyłki przypomnień

Do komunikacji z klientami możesz wybrać też inne kanały komunikacji: przypomnienia i SMS-y.

Ponownie wróć do panelu bocznego i zakładki Ustawienia, a po zmianie panelu wybierz przycisk Komunikacja z klientem [8].

Po jej wybraniu pojawi się okno ustawień Komunikacja z klientem w którym masz moduł Dodatkowe kanały komunikacji. Tu przesunięcie suwaka na pozycję aktywną pozwoli na przesyłanie do klienta SMS-em automatycznych przypomnień o terminach opłat i dostarczenia dokumentów oraz dowolnych wiadomości tworzonych przez biuro. Zaznaczając tę opcję musisz jednak pamiętać, że włączeniem tego modułu akceptujesz naliczanie kosztów zgodnie z cennikiem usługi.

Drugim modułem w tym oknie ustawień są Ustawienia wysyłki przypomnień. Te opcje domyślnie ustawione są jako aktywne. Ich aktywne położenie umożliwia wysyłanie przypomnienia o płatności składek i podatków oraz przypomnienie o dostarczeniu dokumentów. W każdej chwili możesz je wyłączyć. W tym celu odpowiedni suwak przesuń na pozycję nieaktywną (kolor szary).

Dodatkowe kanały komunikacji
Rys. 5. Dodatkowe kanały komunikacji

W module tym możesz dodatkowo wprowadzić ustawienia, na ile dni przed ustalonym terminem i którego dnia każdego miesiąca takie powiadomienia mają być przesłane. Odpowiednią wartość wybierz z rozwijanej listy.

Ustawienie czasu przypomnień
Rys. 6. Ustawienie czasu przypomnień

Włączenie klientowi kanału komunikacji e-mail

Do pełnej konfiguracji poczty e-mail musisz włączyć klientom dodatkowy kanał komunikacji e-mail. Jest to konieczne, aby klienci mogli otrzymywać dane e-mailem.

W tym celu wybierz w panelu bocznym przycisk Powrót do Pulpitu [9]- panel boczny ponownie zmieni się i pojawi się menu główne.

Powrót do pulpitu
Rys. 7. Powrót do pulpitu

W panelu bocznym wybierz zakładkę Firmy [10], a następnie z listy wybierz nazwę wybranej firmy [11].

Lista klientów
Rys. 8. Lista klientów

Po przejściu do podglądu wybranej firmy, w panelu górnym wybierz zakładkę Ustawienia [12]. Domyślnie ustawione są powiadomienia jedynie w aplikacji i przeglądarce (Web Push*). Pozostałe musisz aktywować samodzielnie.

* Powiadomienie push pojawia się nad wszystkimi otwartymi oknami i jest wyświetlane na ekranie urządzenia przez określony czas. Klient samodzielnie może subskrybować te powiadomienia. Okno subskrypcji pojawia się automatycznie podczas odwiedzania strony z zainstalowaną usługą push. Aby wiadomości Web Push były widoczne, klient musi zaakceptować subskrypcję.

Więcej informacji na ten temat
https://pl.wikipedia.org/wiki/HTTP/2_Server_Push

Ustawienia kanałów komunikacji klienta
Rys. 9. Ustawienia kanałów komunikacji klienta

W oknie tym, w części Kanały komunikacji, wybrane opcje ustaw suwakiem na pozycję aktywną. Od tej pory Twoi klienci będą dostawać zestawienia i przypomnienia za pomocą e-mail. Tu oprócz Poczty e-mail, włączysz również możliwość komunikacji dla klienta za pomocą SMS oraz Powiadomienia w aplikacji i przeglądarce.

Ze względu na to, że każda firma z którą współpracuje Twoje biuro może mieć indywidualne preferencje, ustawienia te muszą być aktywowane dla każdej firmy osobno.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

ten + 15 =