Zmiany we wszystkich obszarach naszego życia wymuszają też zmianę sektora usług księgowych. Nowe technologie, które wymuszają zmianę w księgowości są wrogiem, czy sprzymierzeńcem księgowych? A może w ogóle ich wyeliminują? Odpowiadamy na to, coraz częściej nurtujące środowisko księgowe, pytanie.
Czy nowe technologie wyeliminują księgowych?
Pani Jola od 15 lat pracuje w biurze rachunkowym. Pracy ma coraz więcej, bo jedna zmiana w przepisach goni drugą, rośnie ilość dokumentów finansowych i sprawozdań, a do tego klienci są coraz bardziej wymagający i niecierpliwi. Zdawałoby się, że zatrudnienie pani Joli powinno być stabilne, bo księgowi mają co robić.
Pani Jola poczuła się jednak ostatnio mocno zaniepokojona. Przeczytała w prasie, że prognozy dotyczące zawodu księgowego nie są zachwycające. Znalazł się on wśród najbardziej zagrożonych zawodów, które mogą zniknąć z rynku pracy w ciągu nadchodzących dwóch dekad. A wszystko dlatego, że świat zdominowała nowoczesna technologia.
Wielu księgowych – tak jak pani Jola – zastanawia się, czy to jest zawód z przyszłością. Czy nie nadejdzie taki moment, że zostaną bez pracy, bo zastąpią ich programy komputerowe i roboty? A jak jest w Twoim biurze? Czy księgowi, pracując intensywnie, odczuwają jednak zagrożenie?
Podobnie refleksyjnie myślą o swoim biznesie właściciele biur rachunkowych. Bo co będzie, jeśli księgowość online i robotyka wyprą tradycyjne biura rachunkowe? Taki scenariusz jest jak najbardziej możliwy pod warunkiem, że nadal będą to tradycyjne biura, w pełnym tego słowa znaczeniu. Ale takie być przecież nie muszą!
Zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany…
Spieszymy uspokoić i Ciebie, i panią Jolę, i wszystkich księgowych w biurach rachunkowych. Nie obawiajcie się – zawód księgowego ma przed sobą pewną przyszłość. Tak samo stabilna jest sytuacja biur rachunkowych. Dlaczego tak sądzimy? Dlatego, że nowe technologie nie wyeliminują Was z rynku usług księgowych, ale mogą wspierać Wasze działania. To zależy przede wszystkim od Was! Trzeba jedynie spojrzeć na te usługi z innej perspektywy oraz dostosować się do aktualnych zmian i potrzeb klientów.
Zmiany muszą dokonać się przede wszystkim na poziomie mentalnym, związanym z aktualną rzeczywistością biznesową i oczekiwaniami rynku. Ale nie tylko. Zmiany te odnoszą się także do organizacji pracy biura i wprowadzenia właściwych narzędzi, które tę pracę będą wspierać. Pomyśl o tym, czy nie można części żmudnych zadań rachunkowych przerzucić do obszaru nowych technologii?
Wyjaśniamy co zrobić, aby nowe technologie wspierały, a nie wykluczały księgowych!
Jakie zadania nowe technologie wyznaczą księgowym?
Procesu cyfryzacji nie da się już zatrzymać. Obejmuje on także księgowość. Poza tym zmiany w przepisach prawa zakładają, że wszyscy będą pracowali na danych cyfrowych. Przekazywanie danych także będzie prowadzone w sposób automatyczny. Dane przesyłane fiskusowi są coraz bardziej szczegółowe i obłożone dodatkowymi wymaganiami, co wymusza na księgowych potrzebę posiadania jeszcze większej wiedzy i zachowania należytej staranności.
To duże wyzwanie, które jeżeli ma być realizowane rzetelnie, wymaga wsparcia narzędziami informatycznymi.
Z powodu cyfryzacji ewoluują zatem zadania księgowego. Proste, często żmudne czynności ewidencyjne i prace rozliczeniowe, w coraz większym stopniu są wykonywane przez narzędzia informatyczne. Dzięki temu księgowi mają więcej czasu, który mogą przeznaczyć na inne zadania wymagające dodatkowego czasu, a często i większej kreatywności. Do księgowego trafiają dokumenty, które odwołują się przede wszystkim do jego wiedzy i doświadczenia. Tworzone są pewne schematy księgowe, ale rolą księgowego jest odpowiednie ustawienie tego systemu i kontrola jego działalności.
Zawód księgowego jest wielostopniowy, wymagający specjalizacji i nieustannego rozwoju. To determinuje perspektywę, że księgowi, jako wysokiej klasy specjaliści, zaangażowani będą do przeprowadzania analizy danych finansowych oraz doradztwa ekonomicznego i prawnego prowadzonego na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem.
Po co w księgowości cyfryzacja danych?
Zmiany obejmują przede wszystkim obszar wprowadzania danych do systemu. To coraz szersze dygitalizowanie danych finansowych z wersji papierowej do postaci cyfrowej. Każdy księgowy przyzna w tym momencie, że te czynności są bardzo czasochłonne i wymagają ogromnego skupienia, bo o pomyłkę wtedy nie trudno.
A jeżeli system wspierający informatycznie biuro rachunkowe ułatwi i usprawni tę czynność?
Więcej zaoszczędzonego czasu, mniej pomyłek w dokumentach – czy nie o to chodzi? System informatyczny automatycznie pobierze wszystkie dane z programów księgowych, na których prowadzona jest księgowość w firmie klienta. Cyfrowe faktury wygenerowane online umożliwią natychmiastowe wprowadzenie operacji finansowej do systemu. Przypomnij sobie, ile czasu pochłaniają te czynności, gdy wprowadzane są ręcznie! Dobrodziejstwa rozwiązań systemowych trudno przecenić.
Z odpowiednio opracowanym systemem informatycznym wspierającym biuro rachunkowe rolą księgowego jest koordynowanie i monitorowanie przebiegu procesu digitalizacji. To bardzo ważna i odpowiedzialna rola, wymagająca sprawności komputerowej. Jednym słowem rola księgowego wzrośnie, pod warunkiem, że wraz z rozwojem technologii podejmowane przez niego czynności, będą ewoluowały w kierunku umiejętności i kompetencji w posługiwaniu się nowymi narzędziami i ich efektywnego wykorzystania.
Inny wymiar współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym
Każdy właściciel firmy musi uregulować sposób prowadzenia księgowości. Większość przedsiębiorstw z sektora małych i średnich wybiera usługi zewnętrznego biura rachunkowego. Cyfryzacja wymusza zmianę sposobu tej współpracy.
Postęp w obszarze nowych technologii ma ogromny wpływ na oczekiwania klientów. Z czasem zaczęli oni nie tylko przyzwyczajać się do wygodnych rozwiązań, ale również poszukiwać tych spełniających ich indywidualne potrzeby. A potrzeby te są coraz większe. Przedsiębiorcy coraz częściej oczekują stałego dostępu do danych finansowych swojej firmy – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Dzisiaj w dobie informatyzacji i powszechnie dostępnego Internetu takie oczekiwania nie dziwią. Jak Twoje biuro może to zapewnić? Szukaj rozwiązań, w których zagwarantowany jest dostęp do danych finansowych firmy w układzie 24/7.
Powszechny dostęp do Internetu i usług mobilnych zweryfikowały to, co jest klientowi biznesowemu niezbędne, a z czego można zrezygnować. Coraz popularniejsza staje się możliwość rozliczania online. W taki sam sposób klient chce przekazywać do księgowości dokumenty finansowe. To bardzo ważne dla zabieganego i mającego ciągle zbyt mało czasu przedsiębiorcy. Ma w końcu na głowie całą firmę, warto więc wspomóc go i odciążyć od biegania z fakturami do biura. I tu również rozwiązanie przekazywania dokumentów księgowych i dokonywania rozliczeń online, zapewni odpowiednio opracowany system informatyczny.
Lepsza komunikacja z klientami biura rachunkowego
Współpraca to również komunikacja. Jak bardzo ważny jest płynny i niezawodny przepływ informacji, nie trzeba nikogo przekonywać. Czy ktoś dzisiaj chciałby cofnąć się w czasie i powrócić do przekazywania informacji pocztą tradycyjną, osobiście, lub w najlepszym razie telefonicznie? Wyobrażasz sobie, aby Twoje biuro tak właśnie funkcjonowało? Pewnie nie, bo to trudno sobie wyobrazić.
Dziś technologia informacyjna i komunikacyjna niesie ze sobą wiele szybkich i niezawodnych form komunikacji. Jeżeli nawet byłbyś zwolennikiem tradycyjnych rozwiązań, to musisz liczyć się z tym, że klienci chcą czegoś innego – tego co im ułatwi komunikację z Twoim biurem.
Nowe technologie zdecydowanie usprawniają ten proces, dbając jednocześnie o to, aby informacja dotarła do odbiorcy na czas. I nie mamy tu na myśli powszechnej komunikacji telefonicznej i mailowej. Ta pierwsza, zdecydowanie pochłania pracownikom biura zbyt dużo czasu, druga natomiast – nie zawsze jest skuteczna i bezpieczna. A bezpieczeństwo jest tu bardzo ważne, szczególnie że dotyczy przesyłania dokumentów księgowych, a często także i danych osobowych. O zabezpieczenie poczty mailowej można co prawda zadbać i to na wysokim poziomie, uwzględniającym kompleksowe uwierzytelnienie, ale wtedy dobrze mieć wsparcie profesjonalnej firmy.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule – Twoja poczta firmowa w SPAMie – cz. III – Uwierzytelnianie wysyłanych wiadomości
Jeżeli telefon i e-mail nie rozwiązują problemu dobrej komunikacji z zastosowaniem nowych technologii, to najskuteczniejszym rozwiązaniem będzie poczta systemowa. Przesyłanie takich wiadomości z zastosowaniem narzędzia do komunikacji między biurem i klientem, umożliwia prowadzenie korespondencji indywidualnej oraz grupowej. Wbudowany feedback informuje automatycznie, czy wiadomość dotarła do adresata i czy została odczytana. Zwróć uwagę, jaka to oszczędność czasu i potencjału wśród pracowników Twojego biura!
Przeczytaj więcej – Jak poprawić komunikację z klientami biura rachunkowego
Systemy informatyczne – ewolucja usług księgowych
Zmiany, jakie dokonują się w zakresie informatyzacji usług księgowych, niekiedy określane są jako rewolucja. Bardziej trafnym określeniem wydaje się raczej ewolucja, ponieważ jest to proces zmian zachodzących od pewnego czasu. Odbywa się on na wielu płaszczyznach, równocześnie z ogólnym procesem informatyzacji wielu obszarów naszego życia codziennego. Stawia to biura rachunkowe w obliczu nowych wyzwań związanych z informatyzacją i potrzebą dostosowania się do zaistniałych zmian.
Wszyscy są świadomi dodatnich stron włączenia technologii do księgowości. W ocenie ponad połowy właścicieli firm i biur rachunkowych nowe technologie działają szybciej, sprawniej i bardziej niezawodnie. Przekłada się to na wzrost efektywności procesów księgowych. Cyfryzacja usług księgowych wpływa też na komfort pracy i jakość tych usług.
Najważniejszym narzędziem wspomagającym pracę biura rachunkowego jest odpowiednio zaprojektowany system informatyczny. System taki umożliwia dokonywanie importu i eksportu danych oraz dokumentów księgowych, generowanie zestawień i wygodną, indywidualną bądź grupową komunikację z klientami. W swojej strukturze uwzględnia aktualne wymogi prawne, a dane są zabezpieczone i przechowywane zgodnie z wymaganiami RODO, dlatego biura rachunkowe mogą świadczyć w pełni profesjonalne usługi swoim klientom bez obawy o utratę czy przekazanie danych osobom niepowołanym.
Więcej o RODO w biurze rachunkowym przeczytasz w artykułach:
Wdrażanie RODO w biurze rachunkowym
Takim systemem jest KonektoSmart
To platforma z panelem dla biura księgowego oraz panelem i aplikacją mobilną dla jego klientów.
Skuteczne wsparcie informatyczne biur rachunkowych
Zastosowanie w organizacji pracy Twojego biura rozwiązań, jakie umożliwia system KonektoSmart, pozwoli Ci na wyeliminowanie wszystkich wskazanych wyżej problemów i dostosowanie oferty biura do zmian technologicznych oraz potrzeb Twoich obecnych i przyszłych klientów. Tak, i przyszłych, ponieważ wprowadzone udogodnienia, zapewne do biura z taką ofertą przyciągną nowych klientów!
Z KonektoSmart umieścisz swoje biuro rachunkowe w XXI wieku.
Dzięki systemowym rozwiązaniom i wysokiemu poziomowi technologicznemu, jaki zastosowaliśmy w KonektoSmart:
Oszczędzisz czas swoich pracowników, poprawisz komfort i usprawnisz ich pracę
ponieważ:
- otrzymają w terminie od klientów cyfrowe wersje dokumentacji księgowej,
- automatycznie pobiorą i zaktualizują dane z programów księgowych obsługiwanych firm,
- automatycznie wyślą comiesięczne zestawienia klientom,
- przygotują i prześlą wymagane zestawienia.
Dostarczysz swoim klientom nowoczesnych rozwiązań technologicznych
gdyż przedsiębiorcy:
- komputerowo, albo technologią mobilną prześlą do biura skany lub zdjęcia wymaganych dokumentów księgowych,
- uzyskają dostęp online do aktualnych i archiwalnych danych swojej firmy w układzie 24/7,
- wygenerują online faktury, które zostaną automatycznie przesłane do kontrahenta i do biura rachunkowego.
Zadbasz o lepszą i bezpieczniejszą komunikację
ponieważ:
- pracownicy biura prześlą wiadomości indywidualne lub do odbiorcy grupowego jednym naciśnięciem klawisza,
- po wysłaniu wiadomości przesłana będzie informacja zwrotna o jej dostarczeniu i odczytaniu przez adresata,
- klienci systematycznie otrzymają powiadomienia o zbliżających się terminach opłat i dostarczeniu dokumentów,
- przesyłane wiadomości i dokumenty będą zabezpieczone na najwyższym poziomie, z uwzględnieniem kompleksowego uwierzytelnienia.
Tak więc, dzięki KonektoSmart poprawisz współpracę z klientami swojego biura oraz dostosujesz ofertę do ich potrzeb i oczekiwań. Tym samym zbudujesz wizerunek nowoczesnego i przyjaznego klientom biura rachunkowego. Wprowadzenie systemu KonektoSmart to także nowe, innowacyjne podejście do księgowości i otwarcie biura na aktualne zmiany oraz wyzwania współczesnego świata, zdominowanego coraz bardziej przez postęp technologiczny. W takim biurze klient będzie czuł się usatysfakcjonowany z profesjonalnej, nowoczesnej obsługi, a Twoi księgowi już więcej nie będą obawiać się, że zostaną bez pracy.
Czy jesteś gotowy na zmiany?
Coraz wyższy stopień złożoności informacji, rosnące wymagania klientów, konkurencja na rynku, zmiany demograficzne, postęp technologiczny, a w ostatnich miesiącach także konieczność pracy zdalnej, wymuszają zmiany w działaniu biur rachunkowych.
Więcej na temat pracy zdalnej – Praca zdalna w biurze rachunkowym podczas epidemii koronawirusa
Dlatego właśnie stoi przed nimi zadanie dobrania odpowiednich rozwiązań uwzględniających potrzeby klienta, które wcześniej zostaną rozpoznane, a następnie zaspokojone w możliwie optymalny sposób. I choć wciąż działają księgowi opierający się technologicznym zmianom, to jedno jest pewne – bez zmiany mentalnego nastawienia do prowadzenia własnego biura, utrzymanie się na biznesowej powierzchni, będzie prawdopodobnie już niebawem niewykonalne.
Automatyzacja jest i będzie coraz bardziej się rozwijała, ale tak naprawdę – nie ma szans wykluczyć z tego obszaru człowieka. Zmiany sposobów działania są jednak nieuniknione. Jednym z największych wyzwań biur rachunkowych jest utrzymanie konkurencyjności na rynku, dlatego niezwłocznie każde biuro rachunkowe powinno uwzględnić takie zmiany w swojej ofercie.
Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na te zmiany?
Spróbuj, a zobaczysz, że z KonektoSmart, to wcale nie jest trudne!
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania.
