Aby aktywować obieg dokumentów księgowych w systemie, należy przejść do: Firma → Ustawienia → Ogólne i włączyć opcję „Obieg i dekretacja dokumentów”.
Po jej uruchomieniu klienci zyskują możliwość nadawania statusów dokumentom dodawanym za pośrednictwem KonektoSync oraz dokumentom automatycznie pobieranym z KSeF.
Status dokumentu można wybrać zarówno na etapie jego dodawania, jak i późniejszej edycji.
Dla dokumentów pobieranych z KSeF status ustawiany jest automatycznie:
– dla faktur sprzedażowych – „Zatwierdzony”,
– dla faktur zakupowych – „Nowy”.
Poniżej zaprezentowane są ekrany ilustrujące poszczególne elementy konfiguracji oraz sposób pracy z obiegiem dokumentów.
Od strony klienta zarządzanie statusami dokumentów wygląda bardzo podobnie – użytkownik może wskazać odpowiedni status już na etapie dodawania dokumentu lub przy jego późniejszej edycji. Klient widzi przy tym czytelne, biznesowe oznaczenia, takie jak „Nowy”, „Do przeglądu”, „Zatwierdzony” czy „Odrzucony”, a w razie potrzeby system może wymusić reakcję po stronie firmy poprzez status „Wymaga wyjaśnienia”. Dzięki temu przedsiębiorca w prosty sposób kontroluje, co dzieje się z poszczególnymi fakturami, a biuro rachunkowe otrzymuje jasną informację, które dokumenty są gotowe do zaksięgowania, a które wymagają decyzji lub komentarza klienta.
Poniżej przedstawiamy ekrany pokazujące, jak wyglądają ustawienia statusów dla dokumentów dodawanych przez klienta oraz w jaki sposób statusy wspierają komunikację z biurem rachunkowym.
Na koniec warto spojrzeć na to z góry: KSeF jest tylko infrastrukturą do wymiany e-faktur, a prawdziwy „obieg życia” dokumentu odbywa się w takim narzędziu jak KonektoSmart. To tutaj faktury z KSeF i te tradycyjne trafiają do uporządkowanego procesu: od „Nowego” dokumentu, przez „Do przetworzenia” i „Wymaga wyjaśnienia”, aż po zatwierdzenie, dekretację i końcowe zaksięgowanie. Biuro rachunkowe dostaje narzędzie do realnej kontroli i automatyzacji pracy, klient – prosty, zrozumiały obraz tego, co dzieje się z jego dokumentami, bez wgryzania się w przepisy i schematy XML. W praktyce oznacza to mniej chaosu, mniej nerwów i więcej spokojnej, przewidywalnej księgowości – KSeF pracuje w tle, a całą „ludzką” stronę procesu ogarnia KonektoSmart.
