Prowadzenie firmy to nie tylko wystawianie faktur, ale też bieżące pilnowanie, które z nich zostały już opłacone. Im szybciej masz porządek w płatnościach, tym łatwiej kontrolujesz cash flow i unikasz chaosu w dokumentach.
Właśnie dlatego w panelu klienta KonektoSmart dostępna jest funkcja importu przelewów bankowych. Dzięki niej możesz w prosty sposób wczytać plik z wyciągiem i od razu zobaczyć przy fakturach, czy zostały opłacone, częściowo rozliczone albo nadpłacone.
Po co importować pliki z przelewami?
Ręczne sprawdzanie każdej wpłaty osobno to strata czasu. Import wyciągu bankowego pozwala:
- szybciej sprawdzić, które faktury są już opłacone,
- mieć porządek w dokumentach sprzedażowych i kosztowych,
- łatwiej kontrolować bieżące przepływy finansowe,
- szybciej wychwycić brakującą wpłatę, częściową płatność albo nadpłatę.
To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy w ciągu miesiąca masz więcej przelewów i nie chcesz ręcznie przeklikiwać każdej faktury.
Jak działa import przelewów w panelu klienta?
Proces jest prosty:
- Logujesz się do banku i generujesz wyciąg za wybrany okres. Aktualnie obsługujemy Alior Bank, ING, mBank, Milenium, PKO BP, PKO SA, Santander oraz MT940.
- Wchodzisz do panelu klienta KonektoSmart.
- Przechodzisz do zakładki Dokumenty.
- Wybierasz opcję importu pliku (ikonka z prawej strony).
- Dodajesz plik wyciągu i wskazujesz swój bank z listy.
- System analizuje dane i przypisuje wpłaty do faktur.
Po poprawnym imporcie informacje o rozliczeniach pojawią się bezpośrednio przy dokumentach.
Co decyduje o poprawnym dopasowaniu wpłaty?
Kluczowa jest jedna rzecz: numer faktury.
Aby system mógł automatycznie połączyć przelew z właściwą fakturą, numer dokumentu wpisany w tytule przelewu powinien zgadzać się z numerem faktury zapisanym w KonektoSmart.
To właśnie ten detal decyduje, czy import zadziała jak dobrze naoliwiona maszyna, czy jak drukarka w poniedziałek rano.
Jak odczytywać statusy płatności?
Po imporcie w kolumnie rozliczenia płatności możesz zobaczyć różne statusy:
- zielony – faktura została opłacona w całości,
- pomarańczowy – faktura została opłacona częściowo,
- niebieski – wystąpiła nadpłata.
Dzięki temu od razu widzisz, które dokumenty są już zamknięte, a które wymagają jeszcze działania.
Co zrobić, jeśli mój bank nie jest obsługiwany?
Jeżeli Twojego banku nie ma jeszcze na liście, nadal możesz skorzystać z importu, przygotowując plik w formacie KonektoSmart.
W praktyce wygląda to tak:
- pobierasz wyciąg z banku,
- otwierasz go w arkuszu kalkulacyjnym,
- układasz dane w odpowiednim schemacie,
- zapisujesz plik jako CSV w kodowaniu UTF-8,
- importujesz go do KonektoSmart.
To dobre rozwiązanie, jeśli chcesz korzystać z automatycznego rozliczania, nawet gdy Twój bank nie ma jeszcze gotowej integracji.
A jeśli import nie zadziała albo nie mam tej opcji?
Nie zawsze wszystko dopasuje się automatycznie. Czasem numer faktury w tytule przelewu jest inny, czasem część wpłat wymaga ręcznego uzupełnienia, a czasem opcja importu nie jest aktywna dla Twojej firmy.
W takiej sytuacji nadal możesz rozliczyć fakturę samodzielnie.
Ręczne rozliczanie faktur w panelu klienta
Przy nierozliczonej fakturze dostępny jest przycisk „Rozlicz fakturę”. Po kliknięciu możesz:
- wpisać datę wpłaty,
- podać kwotę,
- skorzystać z opcji „Rozlicz całość”,
- dodać kilka pozycji, jeśli płatność była realizowana w transzach.
To wygodne rozwiązanie wtedy, gdy chcesz szybko oznaczyć opłaconą fakturę bez importowania całego wyciągu.
Rozliczanie kilku faktur jednocześnie
Jeśli masz do rozliczenia więcej dokumentów, nie musisz robić tego pojedynczo.
W KonektoSmart możesz zaznaczyć kilka faktur na liście i rozliczyć je zbiorczo. To oszczędza czas i upraszcza codzienną pracę, zwłaszcza przy większej liczbie dokumentów.
Dlaczego warto korzystać z tej funkcji?
- Import przelewów i ręczne rozliczanie faktur w panelu klienta to przede wszystkim:
- mniej ręcznej pracy,
- większa kontrola nad płatnościami,
- szybszy podgląd statusu faktur,
- wygodniejsze zarządzanie finansami firmy,
- lepsza współpraca z biurem księgowym.
Krótko mówiąc: mniej zgadywania, więcej konkretów.
Podsumowanie
KonektoSmart pozwala klientom biura rachunkowego samodzielnie kontrolować rozliczenia faktur — zarówno przez import wyciągów bankowych, jak i przez ręczne oznaczanie płatności.
Jeśli chcesz szybciej widzieć, co zostało opłacone, ograniczyć ręczne sprawdzanie dokumentów i lepiej panować nad finansami firmy, ta funkcja realnie ułatwia codzienną pracę.
Korzystasz już z panelu klienta KonektoSmart? Sprawdź, czy masz aktywną opcję importu przelewów i zacznij rozliczać faktury szybciej oraz wygodniej.
FAQ
Tak, klient może importować pliki z wyciągami bankowymi w panelu KonektoSmart, jeśli ta opcja jest aktywna dla jego firmy.
Import przelewów jest dostępny w panelu klienta w sekcji dokumentów, gdzie można dodać plik wyciągu bankowego.
Najważniejsze jest poprawne dopasowanie numeru faktury. Numer w tytule przelewu powinien odpowiadać numerowi dokumentu w systemie.
Tak, w KonektoSmart klient może rozliczyć fakturę ręcznie, wpisując datę i kwotę wpłaty.
Tak, system umożliwia zbiorcze rozliczenie wybranych faktur z poziomu listy dokumentów.
Kolory pokazują status płatności, np. pełne rozliczenie, częściową wpłatę lub nadpłatę.
Można przygotować plik w odpowiednim formacie KonektoSmart i zaimportować go ręcznie.
Tak, dzięki niemu klient szybciej widzi, które faktury są opłacone i lepiej kontroluje przepływy finansowe.
