Częstą bolączką biur księgowych jest przypominanie klientom o zaległościach w opłatach za usługi księgowe. Chcąc pomóc biurom, stworzyliśmy możliwość włączenia automatycznych przypomnień wysyłanych klientom. Opcja ta dostępna jest bez dodatkowych opłat.
Jak to działa?
W ustawieniach komunikacji z klientem, biuro musi najpierw włączyć opcję wysyłania przypomnień o płatności za faktury księgowe.
Dostępne są dwie opcje – jedna dotyczy przypomnień X dni przed terminem płatności, a drugi X dni po terminie (włączenie dodatkowych powiadomień jest bezpłatne).
Jest również możliwość ustawienia powiadomień indywidualnie dla każdej firmy, oraz różnych sposobów ich wysyłki – jako powiadomienia push, sms-y, bądź wiadomości e-mail.
Ważne! Wiadomości e-mail i SMS zostaną wysłane na adresy z danych firmy i użytkowników, jeśli przy danych zostanie zaznaczony checkbox „Użyj do wysyłki(…)”.
Aby przypomnienia były wysyłane, należy spełnić kilka warunków:
- faktura za usługi księgowe musi znajdować się w panelu klienta, aby OCR mógł ją odczytać – jeśli biuro wystawia faktury w module faktur, można skorzystać z automatycznego dodawania dokumentu do panelu klienta https://blog.konektosmart.pl/automatyczne-dodawanie-faktur-za-uslugi-ksiegowe-do-panelu-klienta
- w panelu biura księgowego w zakładce „Zestawienia„, znajduje się kolumna „Opłaty za usługi księgowe” (jeśli nie pojawia się automatycznie, można ją wybrać poprzez opcję „Pokaż/ukryj kolumny w tabeli”), a w niej faktury dla których będą wysyłane przypomnienia.
- Jeśli w kolumnie nie będzie zaznaczonej zapłaty, klient będzie otrzymywał powiadomienia, a dodatkowo na swoim pulpicie w panelu biura zobaczy informację o fakturze do zapłaty
- Dodatkowo faktura od biura będzie oznaczona na liście faktur kosztowych klienta
- Po zaznaczeniu przez biuro, że faktura została opłacona, klient nie będzie dostawał powiadomień, a informacja o fakturze zniknie z pulpitu
Klient również może zaznaczyć w swoim panelu, że rozliczył fakturę, jednak jest to tylko informacja, która może być sugestią dla biura, aby sprawdzić płatność. Nie ma ona wpływu na zaznaczenie opłaty w panelu biura, chyba że zaznaczymy opcję „Wyłączaj informacje na pulpicie klienta jeśli klient rozliczy fakturę”
W tym artykule znajduje się opis rozliczania faktur przez klientów:
https://blog.konektosmart.pl/import-przelewow-bankowych-i-reczne-rozliczanie-faktur-w-panelu-klienta
