Sprawne prowadzenie biura rachunkowego to bardzo trudne zadanie i ogromne wyzwanie. Natłok obowiązków związanych z rozliczeniami, spotkania z klientami, obowiązujące terminy mogą być wykańczające dla właściciela biura, a w najlepszym razie są bardzo uciążliwe. Często prowadzi to do problemów w funkcjonowaniu biura i zadowoleniu klientów. Odpowiednie narzędzia pozwolą zapanować nad sprawną organizacją pracy i ułatwią prowadzenie biura rachunkowego. Jakie narzędzia są najbardziej przydatne i warte Twojej uwagi?
Szara rzeczywistość w biurze
Tomasz, właściciel biura rachunkowego MA DOŚĆ!
Jak zwykle początek każdego miesiąca w biurze Tomasza to przysłowiowy “kocioł”, w którym dosłownie wszystko wrze. Klienci wpadają do biura z różnymi sprawami – a to z plikiem faktur bieżących i zaległych, a to znowu z kolejnymi pytaniami o księgowania, rozliczenia, raporty, wysokość wpłat na ZUS i jaki podatek trzeba przekazać do urzędu skarbowego. I jeszcze ciągle dzwoniący telefon z pytaniami od klientów i z prośbami o wyjaśnienie setek spraw.
Wszystko oczywiście naraz i wszystko na wczoraj. Telefon się grzeje, drzwi dosłownie nie zamykają się, a sterty dokumentów na biurku rosną w tempie zastraszającym. Do tego jeszcze zmiany wchodzące ciągle w różnych przepisach…Jako księgowy Tomasz musi je przecież dobrze poznać i mało tego – stosować w prowadzonych rozliczeniach!
Właściwie to nie tylko początek a cały miesiąc jest taki zwariowany. Później nie jest lepiej, bo wszystkie bieżące sprawy wcale nie powodują rozładowania ogromu pracy z dokumentami księgowymi. Żeby chociaż wszyscy byli zadowoleni… Ale gdzie tam – zawsze znajdzie się ktoś komu nie pasują rozwiązania przyjęte w biurze.
Jak to wszystko ogarnąć i nie zwariować?!
A jak jest po pracy?
Tomasz często musi zostać w pracy dłużej bo terminy gonią i przygotowanie rozliczeń na czas jest nieubłagane. Z tego powodu normą jest często praca w dni wolne. O urlopie też nie ma co marzyć. Zastanawiał się, który miesiąc na urlop byłby najlepszy i wyszło mu, że… żaden.
Tomasz codziennie wychodzi z pracy w bólem głowy, niesamowicie zmęczony i rozdrażniony. Bo w tym całym zamieszaniu musi jeszcze bardzo uważnie prowadzić całą dokumentację finansową swoich klientów. Nie może pozwolić sobie na pomyłki i zaniedbania. W końcu klienci powierzyli mu finanse firm i rozliczenia osobiste.
Z miesiąca na miesiąc stres pogłębia się. Z tego powodu pojawiają się różne niepokojące i męczące dolegliwości, zniechęcenie… W końcu cała ta sytuacja może doprowadzić do nerwicy, wypalenia zawodowego lub nawet depresji.
Najgorsze, że zmęczenie i rozdrażnienie przenosi się na najbliższych. Wiadomo przecież jak funkcjonuje taki osobnik po pracy wśród swoich domowników. Najlepiej gdy wszyscy schodzą mu z drogi.
O życiu towarzyskim, rozrywkach i przyjemnościach to już absolutnie mowy nie ma. Znajomi, przyjaciele, kino czy kawiarnia – zapomnij. Może od czasu do czasu w porywach jakiś spacer z rodziną (góra na pół godziny), a wieczorem w łóżku książka, nad którą zasypia po przeczytaniu połowy strony.
Tomasz ma dość własnego zmęczenia, pracy po godzinach i w weekendy, narzekania klientów i najbliższych. Dość tej niekończącej się gonitwy i chaosu.
Brzmi znajomo? Czy w Twoim biurze i w Twojej rodzinie jest podobnie, albo jeszcze gorzej?
Ty też masz dość?
Przypomnij sobie wszystkie te sytuacje, gdy miałeś już serdecznie dość, a zmęczenie dosłownie rozsadzało Ci głowę. Kiedy po przyjściu z pracy do domu nie miałeś na nic ochoty, a Twoje dziecko ze smutkiem odchodziło do swojego pokoju, bo nie chciałeś przeczytać mu bajki, pomóc w zadaniu domowym czy chociażby wykazać normalne rodzicielskie zainteresowanie.
Tomasz wiele razy myślał już o zamknięciu firmy i zmianie zawodu. Czy miewasz takie same myśli?
Co chcesz zmienić?
No ale gdyby tak wszyscy myśleli, to kto by prowadził rozliczenia? Chyba nie tędy droga. Może coś wystarczy zmienić w organizacji pracy biura, aby było trochę lepiej? Może nawet nie trochę lepiej, a dużo lepiej! Na pewno jest jakiś sposób!
Znajdziemy go – musisz tylko określić swoje potrzeby i odpowiedzieć sobie na kilka pytań.
- Czy chcesz mieć dostarczane na bieżąco dokumenty swoich klientów?
- Chcesz jak najmniej czasu poświęcać na wprowadzaniem danych do rozliczeń?
- Chciałbyś mniej czasu spędzać nad wysyłaniem comiesięcznych zestawień Twoim podatnikom?
- A może chciałbyś dać swoim klientom nowoczesne narzędzia, w których znajdą wszystkie interesujące ich dane o swojej firmie?
- Chcesz mieć pewność, że wszystkie Twoje informacje trafiły do Twojego klienta?
- Chcesz aby Twoi klienci mieli program do wystawiania faktur?
- A w konsekwencji czy chcesz aby Twoi klienci polecali Twoje biuro innym?
Ale najważniejszym pytaniem jest to
- Czy czas poświęcony na obsługę klientów jest proporcjonalny do uzyskanych dochodów?
Jeżeli odpowiedzi na te pytania brzmią TAK – to w Twoim biurze księgowym czas na poważne zmiany!
Jakie to zmiany?
Oszczędzaj i zoptymalizuj swój czas pracy
Przede wszystkim nie pozwól, aby żmudne czynności, które pochłaniają Ci sporo czasu szarpały Twoje nerwy i były zmorą Twojego biura. Zoptymalizuj swój czas pracy i wprowadź nieco udogodnień. Odpowiednio dobrany system informatyczny pozwoli Ci na zautomatyzowanie powtarzalnych, rutynowych czynności. Czy zatem nowe technologie całkowicie wyeliminują księgowych? Dowiesz się tego po lekturze artykułu na naszym blogu
W jaki sposób pomoże Ci system informatyczny
Korzystając z wdrożonego systemu informatycznego przekonasz się, jak szybko poprawi się organizacja pracy w Twoim biurze. Zyskasz wiele cennego czasu, a zaoszczędzony możesz wtedy przeznaczyć na swój rozwój i doradztwo klientowi. Teraz w usługach księgowych właśnie to zadanie staje się priorytetowe, bo takiego podejścia coraz częściej oczekują klienci.
Jeżeli nie zapewnisz im wsparcia doradczego – rozstaną się z Tobą i przeniosą do innego biura. Musisz zdawać sobie z tego sprawę i przeanalizować czy Cię na to stać.
Tu możesz przeczytać więcej na ten temat – Czego klienci oczekują od biura księgowego?
A teraz wyobraź sobie, że w Twoim biurze wdrożony został odpowiedni system informatyczny. Takim systemem jest KonektoSmart.
Jak Twoje problemy rozwiąże KonektoSmart?
Przeanalizujmy teraz funkcjonalności KonektoSmart, aby ocenić w jaki sposób system usprawni pracę w Twoim biurze. Jeżeli mówimy o usprawnieniu, to oczywistym jest, że w pierwszej kolejności Ty sam odczujesz korzyści tego rozwiązania. Jakie? Przede wszystkim zminimalizujesz swój nakład i czas pracy, zaangażowane w wykonywanie rutynowych czynności.
KonektoSmart jest również odpowiedzią na potrzeby Twoich klientów, a jak się na pewno przekonałeś, ich oczekiwania są coraz większe. W końcu Twoi klienci nie żyją na technologicznej pustyni i doskonale orientują się, jak technologia może ułatwić im prowadzenie firmy i współpracę z Twoim biurem. Jeżeli zyskają na tym, gdy wprowadzisz KonektoSmart – zostaną z Tobą i polecą Cię innym. Czyli znowu to Twój zysk, bo nie będziesz musiał martwić się o obecnych i przyszłych klientów.
Co proponuje KonektoSmart?
Dostarczanie dokumentów
W KonektoSmart klienci nie muszą w sposób tradycyjny dostarczać dokumentów do biura. Mogą bezpośrednio z telefonu, lub komputera czy tabletu, przesłać zdjęcia i pliki dokumentów księgowych swojej firmy. Oszczędzasz im przyjeżdżania do biura, szukania parkingu w godzinach szczytu, stania w korkach – jednym słowem sporej dawki nerwów.
Dokumenty te w formie cyfrowej są gromadzone w zasobach biura i tu właściciel firmy ma do nich stały wgląd online. Nie trzeba Cię chyba przekonywać, że to właściwe rozwiązanie. W końcu mamy XXI w., a komunikacja internetowa ma się bardzo dobrze.
Wprowadzanie danych do rozliczeń
System KonektoSmart jest skonstruowany w taki sposób aby maksymalnie ułatwić przeniesienie danych z programu księgowego firmy klienta do jego dokumentacji finansowej w biurze rachunkowym. Automatycznie współdziała z programami księgowymi Buchalter, Raks, KPR Chudzikiewicz, Płatnik i Rachmistrz. Sukcesywnie włączane będą też inne programy księgowe, ale ich brak w wykazie do synchronizacji nie wyklucza korzystania z KonektoSmart.
Dane pobierane są automatycznie, bez zaangażowania biura księgowego. Wystarczy do tego prosta konfiguracja po przeprowadzonej instalacji, a system pobierze dane z programu księgowego, a następnie na bieżąco będzie je aktualizował. Twoje zadanie to tylko koordynacja i monitorowanie tego procesu.
Przesyłanie comiesięcznych zestawień
KonektoSmart pozwala zautomatyzować rutynowe czynności. Takimi czynnościami jest comiesięczne przesyłanie zestawień. A zestawienia to zmora księgowych. W systemie generują się one automatycznie i w ten sam sposób przesyłane są do klientów.
Czy to rozwiązanie jest korzystne? Oczywiście! Ty i pracownicy Twojego biura oszczędzacie czas, który dotychczas spędziliście na tworzeniu zestawień i wysyłaniu ich mailem.
Dostęp klienta do danych
Klient biura ma nieograniczony dostęp do aktualnych i archiwalnych danych o składkach ZUS, podatkach i bilansach. Dokumenty księgowe swojej firmy może przeglądać na bieżąco, sprawdzać, czy zostały zaksięgowane i przeszukiwać archiwum. Informacje te, dostępne są w systemie 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu.
Już nie musisz odbierać stresujących telefonów, zajmować się indywidualnie klientem w biurze i przeszukiwać stosu dokumentów – klient sam może je przeglądać.
Komunikacja z klientami
KonektoSmart jednym kliknięciem umożliwia masową i indywidualną wysyłkę wiadomości systemowych. Klient na bieżąco otrzymuje powiadomienia o wymaganych opłatach i przypomnienie o obowiązku terminowego dostarczenia dokumentów.
Nie jest problemem abyś mógł jednocześnie powiadomić wszystkich klientów o zmianach w przepisach, czy przesłać informację o zmianie w organizacji pracy biura. W przypadku zastosowania wiadomości systemowych zobaczysz datę i godzinę ich odczytania. To gwarantuje, że Twoja wiadomość będzie zawsze dostarczona skutecznie.
Wystawianie faktur online
Bardzo wygodnym i usprawniającym pracę dodatkiem do narzędzi systemowych KonektoSmart jest moduł wystawiania faktur online. Został on tak zaprojektowany, aby faktura generowała się niemal automatycznie, wykorzystując wprowadzoną wcześniej bazę kontrahentów i minimalizując zakres wprowadzanych danych, gdy są one stałe.
Moduł faktur pozwala na jednoczesne przesłanie utworzonego dokumentu do kontrahenta i do biura rachunkowego. Po wysłaniu faktury do księgowości właściciel firmy otrzyma informację czy została zaksięgowana. Kolejny Twój problem odpada, bo faktury są zawsze w biurze na czas – teraz już na bieżąco możesz zająć się ich księgowaniem.
Warunki współpracy
Klient ma do wyboru różne formy dostępu do systemu. Może korzystać z KonektoSmart poprzez aplikację mobilną lub na innym urządzeniu cyfrowym z wersji dostępnej w przeglądarce internetowej. Sam decyduje, z której chce aktualnie skorzystać.
Jako właściciel biura księgowego możesz testować system KonektoSmart za darmo przez miesiąc. Testowanie nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań. Wystarczy, że zarejestrujesz się na stronie konektosmart.pl.
Zarejestruj się i sprawdź KonektoSmart przez miesiąc za darmo!
Wypróbuj za darmo przez miesiąc
W okresie testowym możesz w każdej chwili przejść do pełnej wersji serwisu lub zrezygnować z niego bez ponoszenia kosztów.
Konkurencyjność biura
Rynek usług księgowych jest bardzo konkurencyjny. Niemal ⅔ przedsiębiorców wybiera do obsługi swojej księgowości biuro rachunkowe. To ogromne wyzwanie dla Ciebie aby Twoje biuro nie zaginęło w tym gąszczu. Jak do tego nie dopuścić ? Prezentując klientom dobrą ofertę. To pozwoli Ci na uzyskanie przewagi konkurencyjnej i przyciągnięcie do siebie nowych klientów. Tych, którzy już korzystają z Twoich usług zachęci natomiast do pozostania.
Tylko jaka oferta jest dobra? Zaproponuj więcej i lepiej niż inni. Niech Twoja oferta będzie czymś więcej niż tylko księgowaniami i zestawem wymaganych sprawozdań. W ten sposób będziesz skutecznie budować swoją przewagę konkurencyjną. Dzięki wzbogaceniu swojej oferty o narzędzia KonektoSmart, umocnisz pozycję biura na rynku usług księgowych.
System KonektoSmart jest nowoczesnym wsparciem biur księgowych i ich klientów. Jest stale rozwijany i uzupełniany o nowe funkcjonalności.
Cena systemu KonektoSmart
Zakup KonektoSmart to dobra inwestycja, szczególnie, że bez względu na ilość użytkowników zapłacisz tylko 5 zł miesięcznie za każdą aktywną firmę. W czytelnym panelu sprawdzisz, którzy klienci faktycznie korzystają z KonektoSmart i tylko za nich naliczane będą opłaty. To doskonała optymalizacja kosztów.
