Kategorie
IT w biurze rachunkowym Prowadzenie biura księgowego

Przekazywanie dokumentów przez internet

Czy przekazywanie dokumentów w Twoim biurze odbywa się przez internet? Jeżeli klienci jeszcze tego nie robią, poznaj 11 powodów, dlaczego warto takie rozwiązanie wprowadzić

Odpowiedź zdaje się oczywista – takie rozliczenia są łatwiejsze i wygodne dla obu stron: biura księgowego i jego klientów. Pozwalają też oszczędzić czas, pieniądze i… nerwy. W artykule Rozliczenia online w biurze rachunkowym. 10 argumentów jak przekonać do nich klientów Twojego biura możesz poznać korzyści rozliczeń przez internet dla klienta biura i przeczytać jakich argumentów użyć, aby przekonać do nich swoich klientów. 

Dlaczego w biurze księgowym warto zorganizować elektroniczny obieg dokumentów

W tym tekście wskażę Ci korzyści, jakie z rozliczeń online ma biuro rachunkowe i przedstawię argumenty przemawiające za takim właśnie rozwiązaniem. 

Zanim jednak przejdziemy do nich, wspólnie przywołajmy typowy obrazek z życia biura rachunkowego, gdzie rozliczenia wykonywane są w sposób tradycyjny. 

Zwykle w ostatniej chwili, tuż przed terminem rozliczenia, w biurze pojawia się klient ze stosem faktur. I w tym momencie zaczyna się Twój wyścig z czasem. A zadań jest sporo – dokumenty te musisz uporządkować, wpiąć do odpowiednich segregatorów i wprowadzić dane do systemu księgowego. 

Temu, kto takich sytuacji doświadcza, już pewnie robi się gorąco, bo to oznacza odłożenie wszystkiego na bok i pracę po godzinach. Często to także brak wolnego w czasie weekendu. Nie znam osoby, która cieszyłaby się z tej perspektywy. Jeszcze jakoś to można ogarnąć, gdy zdarzy się jeden taki klient, gorzej, gdy jest ich kilku. Wtedy mamy do czynienia niemal z organizacyjnym paraliżem biura.

To niestety jeszcze częsty obrazek w naszych biurach księgowych. Jeżeli jesteś w tym gronie, to zastanów się, czy nie nadszedł czas na zmiany. Te zwykle są trudne, ale nie martw się – z odpowiednim systemem wspomagającym pracę biur rachunkowych bez problemu je wprowadzisz. 

Jeżeli zastanawiasz się, czy taka organizacja przekazywania i przechowywania dokumentów jest zgodna z prawem, to uspokajam Cię. Biuro rachunkowe nie ma obowiązku posiadania faktur w wersji papierowej. Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. 2020 poz. 106) w art. 2 ustęp 31-32 definiuje fakturę jako dokument papierowy lub elektroniczny. 

Dlaczego warto mieć te w wersji elektronicznej? Powody i korzyści są oczywiste, ale dla pewności przeanalizujmy je.

1. Oszczędność czasu

Rozliczenia online to przede wszystkim duża oszczędność czasu, zarówno pracowników biura, jak i jego klientów. Ile czasu pochłania dostarczanie papierowych faktur do biura nietrudno sobie wyliczyć. A dokumentów księgowych jest coraz więcej. Według Raportu z Konferencji pracodawców polskich, w naszym kraju rocznie wystawia się ok. 4 mld faktur. Część z nich na pewno trafia do Twojego biura. I nawet jeżeli jest to niewielki procent tych ton papieru, to jednak w jakiś sposób księgowym muszą zostać dostarczone. 

O oszczędnościach po stronie klienta przeczytasz w przywołanym już wcześniej artykule Rozliczenia online w biurze rachunkowym. 10 argumentów jak przekonać do nich klientów Twojego biura, natomiast teraz skupimy się na oszczędnościach generowanych po stronie biura księgowego.

Jeżeli przedsiębiorca lub jego pracownik  przynoszą faktury osobiście, zwykle taka wizyta nie kończy się na suchym przekazaniu dokumentów. Wielu lubi przy tej okazji zagadać i to niekoniecznie o sprawach księgowych. A każda rozmowa to cenne minuty, które uciekają nieubłaganie. 

Osobista wizyta klienta to także ciągłe odrywanie się od aktualnie wykonywanej pracy, często wymagającej dużego skupienia. O pomyłkę wtedy nietrudno, a dodatkowo może ona zakończyć się sankcjami finansowymi. Bywa też, że to, co robisz właśnie w tej chwili, trzeba rozpocząć ponownie.

Oszczędność czasu wynika też z innych działań, które szerzej omawiam w kolejnych 10 argumentach. 

Zaoszczędzony czas spożytkujesz na realizację innych priorytetowych zadań. No i w końcu będziesz mieć więcej czasu na monitorowanie zmian w prawie, doskonalenie zawodowe, czy doradztwo dla klientów.

2. Lepsza organizacja pracy biura

Przekazywanie dokumentacji finansowej z firmy do biura rachunkowego przez internet pozwoli na lepszą organizację jego pracy. Odpowiednio wpłynie też na optymalizację pracy zatrudnionych w biurze pracowników.  

Możliwość stałego monitoringu przesłanych faktur pozwoli na wcześniejsze powiadomienie przypominające klientom o zbliżających się terminach rozliczeń. To powinno wyeliminować spiętrzenie przekazywanych faktur tuż przed końcem okresu rozliczeniowego. A co za tym idzie, biuro uniknie zatrudniania księgowych w godzinach ponadwymiarowych. 

Sytuacja, gdy klient przynosi stos faktur na ostatnią chwilę, nie jest wcale jednostkowa. To częste praktyki, których doświadczają księgowi w biurach. O tym, że od razu zaburzona jest praca całego biura, wie każdy, kto tego doświadczył. Odkładane są bieżące zadania, a wszystkie moce przerobowe kierowane są na uporządkowanie i wprowadzenie faktur do systemu.

Jak długo można pracować w takim organizacyjnym chaosie? A dodać tu trzeba, że taka sytuacja generowana jest w wielu biurach z miesięczną częstotliwością.

3. Optymalizacja przestrzeni biurowej

Twoje biuro zajmuje pomieszczenia o określonej powierzchni. Ich wielkość i zagospodarowanie najczęściej zależą od liczby obsługiwanych klientów i od tego ile dokumentów przekazują oni do biura. A przecież w pomieszczeniach biura trzeba jeszcze wygospodarować miejsce do rozmów z obecnymi i przyszłymi klientami.

Papierowe faktury to wiele segregatorów na biurowych regałach. Często jest ich tak dużo, że o dobrej aranżacji biura i wygodnych stanowiskach pracy księgowych można tylko pomarzyć. Wcale nierzadkim obrazkiem w biurach księgowych są stosy segregatorów zalegające na podłodze czy parapetach okiennych. 

Czy taki obrazek jest też w Twoim biurze? Jeżeli tak –  najwyższa pora to zmienić! A jak dokonać tej zmiany? W prosty sposób – wyeliminować papierowe dokumenty oraz przejść na rozliczenia online i gromadzenie dokumentów w wersji elektronicznej. 

Dzięki takiej zmianie nie dość, że biuro jest bardziej ekologiczne, to jeszcze zyska wiele przestrzeni, bo potrzebuje mniej miejsca do magazynowania dokumentacji. A pozyskane w ten sposób miejsce można odpowiednio zaaranżować, poprawiając wizerunek biura i warunki pracy jego pracowników.

4. Łatwe porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów

Jeżeli klient dostarczy do biura faktury papierowe, trzeba posegregować je według określonego klucza i wpiąć do odpowiednich segregatorów. To ogrom pracy i do tego nie zawsze efektywnej. Może przecież się zdarzyć, że faktura zostanie włożona nie tam, gdzie być powinna, a później jest problem z jej odnalezieniem. 

Faktury w wersji elektronicznej łatwiej uporządkujesz. Wyszukiwanie też jest bardzo proste. System wspomagający pracę biura rachunkowego, gdzie gromadzone są elektroniczne dokumenty klientów, najczęściej udostępnia kilka możliwości wyszukiwania. Możesz wyszukać dokument po wybranych kryteriach. Wystarczy tylko odpowiednio zdefiniować filtr w wyszukiwarce, wpisując np. treść dokumentu, NIP, kontrahenta lub kwotę. Nie ma takiej opcji, żeby wyszukiwarka nie znalazła faktury, gdy jest ona w systemie.  A poza tym, zrobi to w kilka sekund. 

Zalety takiego rozwiązania, nad porządkowaniem i wyszukiwaniem faktur papierowych, trudno przecenić. Poza porządkiem w dokumentacji, jaki powinien być w każdym biurze, jest jeszcze ogromna oszczędność czasu księgowych. A jak ten uzyskany czas wykorzystać? Pewnie wiesz doskonale, bo w biurach księgowych ciągle go brakuje. O oszczędzaniu nerwów swoich i klienta, już nie wspomnę.

Natychmiastowe wyszukanie określonego dokumentu pozwala Ci również na wytworzenie profesjonalnego wizerunku biura. Zyskasz wiele w oczach swojego klienta, gdy szybko dotrzesz do żądanej faktury i nie uznasz jej za zaginioną. Twój profesjonalizm dostrzegą też urzędnicy podmiotów zewnętrznych w czasie kontroli.

5. Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Upload dokumentów w formie elektronicznej pozwala na ich bezpieczne gromadzenie i przechowywanie. Przesłany dokument natychmiast widoczny jest w obsługującym biuro systemie. Najczęściej przy takim dokumencie wyświetlana jest data i godzina jego przekazania do biura. Nie ma zatem problemu z ustaleniem, czy dokument został przesłany i czy nastąpiło to w odpowiednim terminie.  

Taka organizacja przekazywania i przechowywania dokumentów gwarantuje, że żaden z nich nie zaginie. 

Wersja cyfrowa dokumentu gwarantuje również jego zabezpieczenie przed zniszczeniem. Dokument przekazany online, nie wyblaknie, nie zostanie poplamiony, czy zalany. Nie ulegnie też fizycznemu zniszczeniu, jak może się zdarzyć w przypadku wersji papierowej. 

Ten elektroniczny, gdy przypadkowo zostanie z systemu usunięty, w każdej chwili może być odtworzony z oryginału posiadanego przez klienta lub z kopii zapasowej zrobionej przez biuro. O tym, dlaczego w biurze księgowym warto robić kopie zapasowe i jak to zrobić, przeczytasz na naszym blogu w artykule Kopie zapasowe w biurze rachunkowym.

6. Stały dostęp do dokumentów

Przesyłanie cyfrowej wersji dokumentów ma jeszcze jedną zaletę. Dokumenty te gromadzone są w systemie wspomagającym pracę biura i dlatego w każdej chwili upoważniony pracownik biura i klient, mają do nich dostęp. Ten stały dostęp może być realizowany z każdego miejsca, a jedynym warunkiem jest posiadanie urządzenia komputerowego lub mobilnego z dostępem do internetu.

Z takim udogodnieniem ponownie wiąże się znaczna oszczędność czasu  księgowych i ich klientów. Ci pierwsi nie muszą odrywać się od wykonywanych zadań po to, aby na telefoniczną, czy osobistą prośbę klienta wyszukać kolejną fakturę. Klient sam może swoje dokumenty przeglądać, dlatego telefon w tej sprawie będzie dzwonił coraz rzadziej. Osobiste wizyty w biurze klient też znacznie ograniczy. A wszystko dlatego, że nie będzie już takiej potrzeby.

7. Ułatwienie w sporządzaniu zestawień i raportów

Zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich dokumentów i to w wersji elektronicznej ułatwi księgowym sporządzanie zestawień i raportów. Zwykle system wspomagający potrafi pobrać odpowiednie dane z tych dokumentów, aby następnie wygenerować żądane zestawienie. 

System KonektoSmart prezentuje informacje o aktualnych i archiwalnych zestawieniach. Zawierają one podsumowanie  na bieżąco wskazujące klientowi stan księgowy prezentujący przychody i koszty jego firmy. Poza tym takie zestawienia czy raporty można w systemie automatycznie przesłać do klienta lub przekazać wskazanemu podmiotowi zewnętrznemu.

8. Usprawnienie przekazywania rozliczeń podmiotom zewnętrznym

Coraz częściej podmioty zewnętrzne w ramach usprawnienia wprowadzają przekazywanie raportów poprzez internet. Od 1 lipca 2018 r. jest obowiązek przesyłania rozliczeń JPK. To tylko jedno z wielu sprawozdań, jakie muszą być przekazywane podmiotom zewnętrznym. To trudne i czasochłonne zadanie. 

Biura, których klienci używają KonektoSmart z dodatkowym modułem do generowania i przesyłania faktur, mogą pobierać wystawione faktury sprzedaży do formatu pliku JPK_FA i do obowiązującego od 1 października 2020 pliku JPK_VAT.

Odpowiednio dostosowany system wspomagający pracę biura automatycznie wygeneruje także inne, wymagane zestawienia i prześle je do danego urzędu. Możliwe to będzie jednak tylko wtedy, gdy klient przekaże do biura dokumenty w wersji elektronicznej.

Jak wiele pracy i czasu to rozwiązanie oszczędzi księgowym? Ci, którzy już tak pracują, na pewno powiedzą, że bardzo dużo! Spróbuj, a sam się przekonasz!

9. Wyeliminowanie ręcznie wykonywanych czynności

Automatyzacja wielu żmudnych, dotychczas ręcznie wykonywanych czynności to kolejny sposób na oszczędzanie czasu pracy księgowych. Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że takie rutynowe i do tego ręcznie wykonywane zadania są nużące i bardzo męczące. To zdecydowanie marnotrawstwo potencjału i zaangażowania księgowych. A przecież przenoszenie danych z faktur do systemu księgowego to jedno z podstawowych zadań biura. 

Czy o wiele prościej i szybciej nie byłoby, gdyby takie czynności przeprowadzać automatycznie? Oczywiście, że tak! Za takim rozwiązaniem na pewno będą optowały te osoby, które miały do czynienia z ręcznym wprowadzaniem danych. Wystarczy, że klient będzie przesyłał do biura e-faktury, skany czy zdjęcia takich dokumentów. I tu pomocnym będzie moduł OCR sczytujący takie dane z faktur i wprowadzający je do systemu, na którym pracuje biuro rachunkowe.

10. Lepsza kontrola nad terminami i płatnościami

Zgromadzone w jednym miejscu i odpowiednio uporządkowane dokumenty można łatwo przeglądać i na bieżąco monitorować ich status. Przy każdym z nich zamieszczane są też informacje o terminach płatności. Widoczność tych informacji umożliwia stałą kontrolę terminów płatności i ich realizacji. Odpowiednio wcześniej można też przypomnieć klientom o zbliżającym się terminie, co system zrealizuje automatycznie.

Klient też może sprawdzić, czy faktura została zapłacona. Nie musi w tym celu za każdym razem dzwonić do biura. W ten sposób obie strony oszczędzają swój czas i nerwy.

11. Bezpieczeństwo pracy z dokumentami

A na koniec odwołam się jeszcze do aktualnej sytuacji związanej z pandemią. Papierowe faktury stwarzają większe zagrożenie zarażeniem się wirusem wywołujący COVID-19. Wirusy gromadzą się również na powierzchni papieru (tu faktury), a do zakażenia może dojść poprzez kontakt z zainfekowana powierzchnią. 

Przejście na rozliczenia przez internet to przede wszystkim dbanie w zdrowie swoje i klientów biura. Znowu oszczędność – tym razem zdrowia, a pośrednio również czasu i pieniędzy.

Jak zorganizować przekazywanie dokumentów przez internet?

O udogodnieniach, jakie warto wprowadzić w biurze rachunkowym, piszę w kontekście odpowiednio opracowanego systemu wspomagającego pracę biura. Takim systemem jest KonektoSmart, który zapewnia elektroniczny obieg dokumentów i usprawnia obieg dokumentów klient ↔ biuro. 

Do systemu klient możne przesyłać zdjęcia i pliki dokumentów księgowych, kadrowych oraz organizacyjnych. System umożliwia ich gromadzenie, porządkowanie, wyszukiwanie. Oznaczone są te dokumenty, które zostały zaksięgowane lub zatwierdzone, a informacja o tym jest automatycznie przesłana do klienta i uwidoczniona w jego panelu systemowym.

Poznaj wszystkie funkcje platformy KonektoSmart i przekonaj się, w jakim zakresie ten system wspomaga obsługę klientów biura rachunkowego.

KonektoSmart wspiera biuro rachunkowe i jego klientów

W jaki sposób? Dowiesz się z tekstu Jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym z KonektoSmart?

Jeszcze lepiej poznasz system KonektoSmart, gdy zarejestrujesz się na stronie https://konektosmart.pl i przetestujesz go nieodpłatne przez 2 miesiące. Przekonasz się, jak w KonektoSmart działają wszystkie wspomniane udogodnienia. A rozliczenia w tym systemie są bardzo proste. Aby przesłać faktury online, klient musi je zeskanować lub zrobić zdjęcia telefonem. Już niebawem do KonektoSmart włączymy narzędzie OCR.

Korzystanie z systemu KonektoSmart jest łatwe i intuicyjne. Jeżeli napotkasz jakiś problem – możesz zawsze liczyć na pomoc naszego zespołu.

Wspieramy współpracujące z nami biura rachunkowe i publikujemy dla nich na naszym blogu Samouczek dla biura księgowego z pakietem materiałów poglądowych, które krok po kroku pokazują jak korzystać z poszczególnych funkcji systemu. Klienci mają również udostępnione krótkie filmy instruktażowe

Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *