Pracujesz na etacie i marzy Ci się otwarcie własnego biura rachunkowego? A może właśnie kończysz studia i chcesz zacząć od własnej działalności? Bez względu na motywację, musisz spełnić podstawowe formalności. Podpowiadamy jak krok po kroku założyć takie biuro.
Kto może prowadzić biuro rachunkowe?
W art. 76a i 76h ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z (t.j. Dz.U. 2019 poz. 351) czytamy, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, a usługi te może wykonywać każda osoba, która:
- ma pełną zdolność do czynności prawnych,
- nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi , za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- zawarła umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, przy czym biuro rachunkowe, które prowadzi jedynie księgi przychodów i rozchodów albo pomaga w wypełnianiu zeznań i deklaracji, nie musi posiadać ubezpieczenia OC.
Z przepisów prawnych wynikają tylko takie wymagania. Aby działać w branży księgowej i takie biuro założyć nie ma zatem wymogu posiadania odpowiednich certyfikatów. Wymóg ten został zniesiony ustawą deregulacyjną w sierpniu 2014 r. w ramach ułatwiania dostępu do wykonywania niektórych zawodów.
Rejestracja biura
Biuro rachunkowe można prowadzić w każdej formie działalności, jako:
- jednoosobową działalność gospodarczą,
- spółkę cywilną,
- spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Ponieważ wyłączone są tu spółki partnerskie, dlatego musisz zdecydować o wyborze jednej z trzech powyższych.
Najpopularniejszą z tych form jest obecnie jednoosobowa działalność gospodarcza. Wymaga ona rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i złożenia formularza CEIDG-1. Do jej rejestracji wystarczy dowód tożsamości. Jeśli chcesz założyć firmę przez Internet, dodatkowo musisz posiadać Profil Zaufany albo podpis elektroniczny.
Nie brakuje też biur, których właściciele decydują się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i rejestrację biura w KRS. Jeśli rejestrujesz spółkę, przygotuj wszystkie wymagane do rejestracji dokumenty (umowy spółki, oświadczenia o wniesieniu wkładów itp.).
Więcej na temat zakładania firmy w różnych formach
Rejestrując firmę należy wskazać miejsce prowadzenia tej działalności. Siedziba małego biura rachunkowego może znajdować się w mieszkaniu prywatnym. Do takiego lokalu przyszły właściciel biura powinien mieć prawo własności lub umowę najmu. Poza tym należy posiadać oświadczenie ze zgodą najemcy. Przy lokalu w budynku wielorodzinnym trzeba poinformować administrację o planowanym rozpoczęciu działalności gospodarczej.
W czasie rejestracji biura rachunkowego wpisywany jest kod PKD. Warto wiedzieć, że w przypadku usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego, będzie to kod 69.20.Z.
Szczegółowo działalność ta obejmuje:
- księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
- sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
- kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
- przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
- doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.
Opodatkowanie biura w Urzędzie Skarbowym
Po dokonaniu formalności rejestracyjnych przyszły właściciel biura rachunkowego musi wybrać formę opodatkowania. W swojej decyzji może uwzględnić tylko dwie formy:
- opodatkowanie na zasadach ogólnych
- opodatkowanie podatkiem liniowym.
Po wejściu w życie ustawy deregulacyjnej w 2014 r. przepisy traktują usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jako czynności doradztwa podatkowego. Wynika z tego, że działalność biura rachunkowego nie jest zwolniona z VAT-u, dlatego musi być zarejestrowana jako płatnik tego podatku. Odstępstwem od tego będą obroty biura, gdy nie przekroczą 200 tys. zł. O zwolnienie w tej sytuacji może starać się przedsiębiorca już w trakcie działalności biura.
Jeżeli biuro rachunkowe świadczy usługi sporządzania rocznych zeznań podatkowych osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności, to – bez względu na obrót – musi ewidencjonować sprzedaż tych usług za pomocą kasy fiskalnej.
Zgłoszenie w ZUS
Po czynnościach związanych z rejestracją i opodatkowaniem biura, należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia. W tym celu trzeba przesłać do ZUS wniosek z kopią wpisu CEIDG. Do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorca musi zgłosić się sam. Ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.
Rachunek bankowy
Po zakończeniu procedury rejestracyjnej oraz zgłoszeń w ZUS i US przyszły właściciel biura rachunkowego może udać się do banku w celu założenia konta firmowego. Obowiązkowo wykorzysta go do rozliczeń z innymi przedsiębiorcami i w każdej sytuacji, gdy jednorazowa wartość transakcji przekroczy 15.000 zł. Jeżeli taki firmowy rachunek zostanie założony, właściciel biura musi o tym fakcie poinformować US i ZUS. Nie ma jednak takiego obowiązku gdy jest jedynym właścicielem prywatnego konta bankowego. Wówczas do operacji finansowych może wykorzystywać swój rachunek osobisty.
Wsparcie działalności biura
Tak dopełnione formalności pozwalają na rozpoczęcie świadczenia usług księgowych. Warto jednak jeszcze pomyśleć o wysokim poziomie ich świadczenia, ponieważ jest to gwarancją profesjonalizmu. Tu właścicielowi biura rachunkowego pomoże system KonektoSmart, który wspomaga i optymalizuje rutynowe czynności księgowe, usprawnia komunikację z klientami i ułatwia przepływ dokumentów. Z KonektoSmart działalność nowo założonego biura będzie dużo sprawniejsza i mniej problematyczna. Takie biuro będzie firmą na miarę aktualnych potrzeb jego klientów.
Jeśli jest w ogóle jakiś sekret sukcesu, leży on w umiejętności przyjęcia punktu widzenia innych i patrzeniu na rzeczy zarówno z pozycji rozmówcy, jak i własnej.
Henry Ford, założyciel Ford Motor Company
