Kategorie
Biuro Rachunkowe KonektoSmart - POMOC KonektoSync

KonektoSync – opis konfiguracji programu

KonektoSync pobiera informacje z programu księgowego i po synchronizacji wyświetla je w panelu biura. Aby dane pojawiły się u klienta, należy je zatwierdzić w panelu lub zaznaczyć opcję zatwierdzania danych w opcjach synchronizacji. Link do ściągnięcia KonektoSync znajduje się w mailu aktywacyjnym i na stronie https://konkektosmart.pl/konektosync. Po zainstalowaniu aplikacji, należy skonfigurować połączenie pomiędzy KonektoSync a używanymi programami księgowymi. 

Konfiguracja programów

Okno konfiguracji programu KonektoSync.

Po lewej stronie okna Konfiguracji znajduje się lista programów, z których jest możliwe pobranie danych do systemu KonektoSmart. Zaznacz te, z których korzysta Twoje biuro i skonfiguruj je w okienkach, które pojawią się z prawej strony listy. Po zapisaniu poprawnych ustawień otrzymasz komunikat potwierdzający pomyślną konfigurację. KonektoSync automatycznie pobierze informacje o firmach. Dane te pojawią się w zakładce Aktualizacja danych. 

Buchalter

Aby dokonać konfiguracji należy wybrać ścieżkę do katalogu, w którym zapisywane są dane z Buchaltera.

Domyślna ścieżka dla tego katalogu to C:\BUCH.

Fakt

Aby dokonać konfiguracji należy wybrać ścieżkę do katalogu, w którym zainstalowany jest program Fakt oraz podać typ instalacji serwera Firebird.

Konfiguracja programu Fakt w KonektoSync.

W przypadku zewnętrznej instalacji serwera i niepowodzeniu automatycznej konfiguracji (autouzupełnienia pól), należy odczytać dane konfiguracyjne w programie Fakt (według poniższych instrukcji) i skopiować je do odpowiednich pól w KonektoSync. 

Odczytywanie ustawień serwera w programie Fakt. Krok 1.

Odczytywanie ustawień serwera w programie Fakt. Krok 2.

Odczytywanie ustawień serwera w programie Fakt. Krok 3.
Pobieranie danych w programie Fakt

Aby program mógł pobrać dane o składkach ZUS lub podatkach VAT-7/7K, PIT-4, PIT-5, PIT-8A, PIT-28 za dany okres, należy dokonać konwersji archiwum wydruków (w oknie „Funkcje serwisowe”),

Konwersja archiwum wydruków w programie Fakt.

a następnie wygenerować raport o podatkach do zapłaty:

Okno ”Podatki do zapłaty” w programie Fakt.

Zostaną pobrane te dane, które zostały zaznaczone i dla których wygenerowano raport przyciskiem Raport podatków, Raport ZUS, lub Razem. Następnie należy zapisać stan klikając przycisk F9 Zapisz lub Anuluj.

W przypadku VAT-7/7K dodatkowo należy wygenerować deklarację:

Generowanie deklaracji VAT w programie Fakt.

KPR

Program KPR wymaga podania ścieżki do katalogu, w którym znajdują się dane. Należy jej szukać w katalogu C:\KPR_rok np. C:\KPR_2019.

Konfiguracja programu KPR w KonektoSync.

Wymagane jest również podanie ścieżki do pliku „ImportDoKPR”, służącego do eksportu danych z programu KPR. Jego lokalizacja jest wybierana indywidualnie podczas konfiguracji programu KPR w KonektoSync. Program można pobrać ze strony producenta.

Mała Księgowość RP

Aby dokonać konfiguracji należy wybrać ścieżkę do katalogu, w którym przechowywane są dane firm programu Mała Księgowość RP. KonektoSync powinien automatycznie uzupełnić to pole. Jeżeli tak się nie stało, to należy uzupełnić je ręcznie. 

Konfiguracja programu Mała Księgowość RP w KonektoSync.

Zazwyczaj ścieżka do folderu z danymi ma postać: C:\MK\Biuro. W przypadku korzystania ze zdalnego folderu z danymi, należy podać ścieżkę do tego właśnie folderu (patrz Ustawienia > Opcje w programie Mała Księgowość RP).

Okno “Opcje” w programie Mała Księgowość RP.

Optima

Konfiguracja programu wymaga podania nazwy serwera bazy danych Ms SQL, z którego korzysta Optima. KonektoSync wyświetla listę serwerów, która powinna zawierać serwer Optimy.

Konfiguracja programu Optima w KonektoSync.

Wymagane jest również podanie nazwy konfiguracyjnej bazy danych. KonektoSync powinien automatycznie wypełnić wszystkie niezbędne pola. Jeżeli tak się nie stało to trzeba je uzupełnić ręcznie. Pełną nazwę serwera oraz nazwę bazy danych można znaleźć w programie Optima, podczas logowania należy nacisnąć przycisk  „Pokaż szczegóły”

I skopiować nazwy z pól „Serwer” oraz „Baza konfiguracyjna”:

Rodzaj autoryzacji zależy od sposobu logowania się programu Optima do serwera bazy danych.

Płatnik

Konfigurację programu Płatnik należy zacząć od wyboru bazy, która jest przez niego używana.

Konfiguracja programu Płatnik dla bazy MS SQL oraz MS ACCESS w KonektoSync.

Informację o rodzaju bazy można sprawdzić otwierając program Płatnik i przechodząc do Administracja > Ustawienia bazy danych. Tam można znaleźć też nazwę bazy, która jest potrzebna do autoryzacji opisanej poniżej.

Program Płatnik – Ustawienia bazy danych.

W przypadku bazy MS SQL, należy wybrać adres serwera bazy danych – KonektoSync podpowie jakie serwery znalazł, można również wpisać nazwę ręcznie. Wymagana jest także nazwa bazy. Należy zwrócić uwagę, że autoryzacja użytkownika bazy SQL server wymaga podania loginu i hasła serwera, natomiast autoryzacja poprzez system Windows następuje automatycznie. Wybór autoryzacji zależny jest od tego, która została wybrana przy instalacji Płatnika (jeśli później nie zostały wprowadzone zmiany).

W przypadku korzystania z bazy MS ACCESS, wymagane jest wybranie ścieżki do bazy z której zaciągane są dane do Płatnika oraz podania hasła do niej. Ścieżka jest ustalana indywidualnie przy instalacji.

Rachmistrz

Program Rachmistrz do konfiguracji potrzebuje wybrania serwera na którym znajduje się baza danych. KonektoSync pokaże na liście jakie serwery znalazł, można również wpisać nazwę ręcznie.

Mamy również możliwość wyboru dwóch rodzajów autoryzacji. Jedna z nich, to autoryzacja użytkownika bazy SQL server, która wymaga podania loginu i hasła ustawionych dla serwera, natomiast autoryzacja poprzez system Windows następuje automatycznie. Wybór autoryzacji uzależniony jest od tego, który z nich został wybrany przy instalacji Rachmistrza (jeśli ustawienia nie zostały później zmodyfikowane).

Po kliknięciu „Zapisz” system sprawdzi połączenie i zwróci informację o sukcesie lub błędzie połączenia.

Raks

Konfiguracja programu RAKS wymaga podania trzech wartości, które można znaleźć otwierając program RAKS SQL Administrator w sekcji Ustawienia > Konfiguracja systemu. W polu Lokalizacja baz danych znajduje się Ścieżka do katalogu z danymi.

Konfiguracja programu RAKS w KonektoSync.

Adres serwera firebird odpowiada Adresowi IP serwera, a Port serwera Firebird, to pole Port Połączenia w widoku konfiguracji systemu. Jeżeli są one puste, to należy pozostawić domyślne wartości (localhost i 3050).

Konfiguracja połączenia z bazą danych w programie Raks.
Pobieranie podatków w programie Raks

Dane dotyczące podatków za określony miesiąc będą pobierane z programu Raks do systemu KonektoSmart tylko wtedy, gdy zostanie dodana deklaracja za ten miesiąc. Aby dodać nową deklarację z menu Księgowość w programie Raks wybierz Deklaracje (lub naciśnij Ctrl+F6).

Wybierz Deklaracje w programie Raks.
Widok listy deklaracji w programie Raks.

Z okna Kategorie deklaracji (po lewej stronie) wybierz np. VAT-7 i naciśnij przycisk Dodaj na dole ekranu. Pojawi się okno z wyborem wersji deklaracji, firmy i daty:

Wybór wersji deklaracji w programie Raks.

Kliknij Zatwierdź. Dane w deklaracji powinny zostać wypełnione automatycznie a sam dokument pojawi się na liście deklaracji.

Widok listy deklaracji w programie Raks.

Pobieranie podatków PIT-4 i PIT-8A w programie Raks

W programie Raks nie można wyliczyć miesięcznych zaliczek na podatki PIT-4 oraz PIT-8A, więc muszą one być pobierane z rocznych deklaracji PIT-4R i PIT-8AR. Aby program KonektoSync mógł pobrać miesięczne zaliczki na te podatki należy co miesiąc generować wcześniej wspomniane deklaracje. Z każdej deklaracji pobrana zostanie wartość tylko dla miesiąca odpowiadającego dacie deklaracji.

Na przykład, aby wygenerować zaliczkę dla PIT-4 za luty 2019 roku, należy w module Kadry i Płace z menu Zestawienia wybrać Deklaracje (lub nacisnąć Shift + Ctrl + D):

Wybierz Deklaracje w module Raks Kadry i Płace.

W oknie Kategorie deklaracji należy wybrać PIT-4R

Okno Deklaracje w module Raks Kadry i Płace.

Następnie w prawym dolnym rogu należy kliknąć przycisk Dodaj. Pojawi się okno z wyborem parametrów deklaracji. Należy wybrać datę ostatniego dnia lutego 2019 roku.

Okno Deklaracji PIT-4R.

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź deklaracja PIT-4R pojawi się na liście:

Deklaracja PIT-4R dostępna jest na liście deklaracji.

Teraz KonektoSync będzie w stanie pobrać z tej deklaracji zaliczkę miesięczną na PIT-4.

Analogicznie postępujemy dla pozostałych miesięcy. Opisany proces wygląda tak samo w przypadku zaliczek miesięcznych na PIT-8A.

Reset2 Firma i Reset2 Księga

Do poprawnej konfiguracji programów Reset2 księga i Reset2 firma wymagane jest podanie nazwy serwera bazy danych Ms SQL, nazwę samej bazy oraz sposób autoryzacji. KonektoSync powinien automatycznie wypełnić wszystkie wymagane pola. 

Konfiguracja programu Reset2 Firma i Reset2 Księga w KonektoSync.

Jeżeli tak się nie stało potrzebne informacje można znaleźć w programie Reset2. W tym celu w menu głównym należy wybrać Zbiory > Narzędzia > Zmiana bazy danych.

Informacje o konfiguracji serwera w programie Reset2 Firma.
Informacje o konfiguracji serwera w programie Reset2 Księga.

Aby KonektoSync poprawnie pobrał wartości deklaracji VAT-7 należy mieć poprawnie ustawiony typ deklaracji oraz okres jego obowiązywania. Aby to sprawdzić należy w menu wyboru firmy przejść do ustawień wybranej firmy oraz  sprawdzić czy w zakładce VAT określono  typ deklaracji oraz czy okres jego obowiązywania pokrywa się okresem wybranym podczas synchronizacji w KonektoSync.

Super Księga Podatkowa

Aby dokonać konfiguracji SKP należy wybrać ścieżkę do katalogu, w którym przechowywane są dane programu Super Księga Podatkowa. KonektoSync powinien automatycznie uzupełnić to pole. Jeżeli tak się nie stało, to należy uzupełnić je ręcznie. 

Konfiguracja programu SKP w KonektoSync.
Pobieranie danych historycznych

Z uwagi na to, że Super Księga Podatkowa jest rocznym programem księgowym, wskazana w KonektoSync ścieżka do danych będzie obejmować swoim zakresem tylko dane z jednego roku. Aby pobrać dane np. z poprzedniego roku, trzeba wskazać ścieżkę do katalogu z danymi z programu zeszłorocznego. Następnie należy zaktualizować je w zakładce „Aktualizacja danych”. Raz pobrane w ten sposób dane będą dostępne w systemie KonektoSmart, więc po aktualizacji danych z poprzednich lat można wskazać ścieżkę do katalogu z danymi z aktualnego roku.

Symfonia

Konfiguracji programu Symfonia polega na wskazaniu ścieżki do pliku zawierającego ustawienia programu Symfonia – MKP.INI. Jeśli KonektoSync nie znajdzie automatycznie ścieżki, która w nowych wersjach programu znajduje się w C:\Users\[nazwa użytkownika]\AppData\Roaming\Sage\Config\MKP.INI, to należy wybrać ją ręcznie.

Konfiguracja programu Symfonia w KonektoSync.

Aktualizacja danych

W okienku Aktualizacja danych znajduje się lista wszystkich firm, które zostały zaimportowane z wybranych programów księgowych. W zakładce Wybierz firmy należy wybrać te, których dane chcemy aktualizować w systemie KonektoSmart, a następnie dodać je do zakładki Aktualizuj dane.

1. Zaznacz firmy, których dane chcesz aktualizować.
2. Dodaj je do listy firm aktualizowanych.

Pozycje na listach firm zostaną zapamiętane, przy kolejnych uruchomieniach aplikacji. Po dodaniu firm do zakładki Aktualizuj dane, możemy zaktualizować ich dane w dwojaki sposób – ręcznie albo automatycznie. 

Aktualizacja ręczna 

Kliknij w lewym bocznym panelu „Ręczna”, żeby wybrać aktualizację ręczną.

Aktualizacja ręczna polega na aktualizowaniu danych na żądanie. Najpierw należy wybrać zakres aktualizacji w kalendarzu. Rodzaj danych, których aktualizacji chcemy dokonać (składki ZUS, podatki, zestawienia) należy wybrać zaznaczając Aktualizuj dane przy odpowiednich danych.
Następnie można zaznaczyć opcję Zatwierdź dane – bez tego klient nie zobaczy zaktualizowanych danych w swoim panelu i aplikacji, a jedynie pojawią się one w panelu biura księgowego.

Wybierając opcję Wyślij zestawienie, klient otrzyma zestawienie wybranych danych za ostatni miesiąc. Ta opcja zadziała jeśli klient ma włączony kanał sms lub e-mail. 

Aby dokonać aktualizacji danych wszystkich wybranych firm, należy użyć przycisku Aktualizuj wszystko. Możemy zaktualizować dane tylko wybranych firm, zaznaczając je na liście a następnie klikając przycisk Aktualizuj wybrane.

Aktualizacja automatyczna

Kliknij w lewym bocznym panelu „Automatyczna”, żeby wybrać aktualizację automatyczną.

Jeśli chcemy, aby dane wszystkich firm z zakładki Aktualizuj dane były aktualizowane automatycznie, należy zaznaczyć opcję automatycznej aktualizacji. Rodzaj danych, których aktualizacji chcemy dokonać (składki ZUS, podatki, zestawienia) należy wybrać zaznaczając Aktualizuj dane przy odpowiednich danych.
W przypadku tej opcji również mamy wybór czy dane mają być jednocześnie zatwierdzane i pojawiać się u klienta. Wysyłkę zestawień przy automatycznej aktualizacji możemy dokonać jedynie w panelu biura.

Jeśli podczas aktualizacji pojawi się problem, zostanie wyświetlony komunikat z opcją przejścia do raportu o błędach. Prowadzi on do zakładki dziennik zdarzeń. 

Zatwierdzanie danych w panelu biura

Jeśli podczas aktualizacji danych w KonektoSync nie została wybrana opcja zatwierdzania danych, można je również zatwierdzić w panelu biura. 

Po zalogowaniu do panelu należy wejść w zakładkę Firmy. Jeśli dana firma posiada niezatwierdzone dane, to w wierszu z nazwą firmy będzie widoczna ikonka dokumentu z krzyżykiem w czerwonym kółku. 

Klikając na liście w nazwę firmy przejdziemy do szczegółowych informacji, gdzie będziemy mogli zatwierdzić dane. 

Czerwona kropka przy nazwie zakładki informuje, które dane (składki zus, podatki, zestawienie) są niezatwierdzony. Na liście miesięcy niezatwierdzone dane są wyróżnione taką samą ikonką, jaka znajduje się na liście firm z niezatwierdzonymi danymi.  

Po kliknięciu na przycisk Zatwierdź dane otworzy się okno z potwierdzeniem zamiaru zatwierdzenia wszystkich danych oraz możliwość zaznaczenia wysyłki zestawień za ostatni miesiąc.

Opcje indywidualne

Jeśli synchronizowanych jest kilka programów i w ich bazach znajdują się firmy o tym samym numerze NIP, ale z różniącymi się nazwami, obok nazwy firmy pojawi się opcja wyboru nazwy. 

Kliknij w nazwę programu, żeby zobaczyć listę programów, z których można pobrać dane.

Na liście firm znajdują się kolumny z nazwami programów, z których pobierane są Składki ZUS oraz Podatki i Zestawienia. Dla każdej firmy można ustawić ręcznie, z którego programu chcemy pobrać dane (o ile istnieją w programie dane dla tej firmy). Można wyłączyć aktualizację konkretnego typu danych dla wybranej firmy wybierając nie aktualizuj.

 

Dziennik zdarzeń

W tej zakładce znajdują się wszelkie informacje o przebiegu synchronizacji danych. Jeśli pojawią się problemy w aktualizacji znajdziesz tam ich przyczynę. Jeśli błąd jest Ci nieznany lub dotyczy bezpośrednio działania systemu można zgłosić go twórcom aplikacji, klikając przycisk Zgłoś błąd. Oprócz informacji o błędzie, twórcy programu otrzymają dane potrzebne im do identyfikacji problemu, dodatkowo numer IP użytkownika, rodzaj urządzenia i systemu na którym wystąpił błąd oraz dane środowiska uruchomieniowego.

Ustawienia

Wysyłaj raporty o błędach

Istnieje możliwość włączenia opcji automatycznej wysyłki raportu, dzięki czemu twórcy aplikacji będą mogli przeanalizować nieprawidłowości jeśli podczas synchronizacji pojawią się błędy.

Automatycznie wysyłaj wiadomości aktywacyjne

Włącz tę opcję, jeśli chcesz aby program, który podczas aktualizacji znajdzie w firmach nowego użytkownika z podanym adresem e-mail, automatycznie wysyłał do niego wiadomość z linkiem aktywacyjnym do konta w systemie KonektoSmart. Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad wysyłką maili aktywacyjnych, możesz nie zaznaczać tej opcji i robić to samemu z poziomu panelu biura.

Aktualizuj dane podstawowe

Kiedy włączona jest ta opcja program podczas każdej aktualizacji będzie aktualizował zawarte w programach księgowych podstawowe dane firm (nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu) oraz użytkowników (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu), jeśli są różne od danych w systemie KonektoSmart. Wyłącz tę opcję jeśli aktualizujesz te dane ręcznie w panelu i chcesz uniknąć nadpisywania ich przez KonektoSync.

Wyczyść dane konfiguracyjne

Możesz wyczyścić wszystkie ustawienia konfiguracyjne programów księgowych, które wprowadziłeś w KonektoSync i skonfigurować je od nowa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

2 × 3 =