OCR dokumentów w ciągu ostatnich lat zyskał sporą popularność w branży księgowej i ciężko się temu dziwić – rozwiązuje on dość ważny problem. Zacznijmy jednak od podstaw – czym tak właściwie OCR jest?
W praktyce wygląda to tak, że dodając do systemu faktury w wersji pdf, png czy jpg (na przykład zdjęcia), algorytm “czyta” pliki i zmienia je na tekst. Czyli robi to, co musiałby zrobić pracownik w biurze księgowym, czyli przepisać otrzymaną od klienta fakturę, aby móc dodać ją do systemu księgowego. Na końcu dokument pobiera się w odpowiednim formacie i importuje do programu księgowego.
Jakie są plusy takiego rozwiązania?
- oszczędność czasu
- oszczędność nerwów
A jakie minusy?
- pracownik musi sprawdzić wynik wyświetlony przez OCR i wprowadzić ewentualne poprawki
Biorąc pod uwagę, że człowiek również nie jest nieomylny i po przepisaniu danych z faktury druga osoba musi je zatwierdzić, nie wydaje się to problemem w przypadku OCR-a.
Ważną kwestią w tym przypadku jest odciążenie księgowych od czynności mało kreatywnej, nużącej i demotywującej. Praca księgowego wymaga ciągłego zdobywania wiedzy i kształcenia, szkoda więc, aby kompetentni księgowi zamiast zajmować się fachowym doradztwem “klepali” faktury.
Mimo, że OCR-y dokumentów są dostępne na rynku już od wielu lat, nie są one aż tak popularne. Już w 2019 roku według raportu 56% ankietowanych księgowych stwierdziło, że wdrożenie automatyzacji w ich pracy poprawiło produktywność. Jednak prawie połowa księgowych nie wdraża taki usprawnień. Dlaczego?
Cena
Głównym powodem jest obawa przed kosztami. Najpopularniejsze rozwiązania często były mało przystępne kosztowo dla mniejszych biur księgowych, ponieważ nie było ich stać na wykupienie licencji, czy podpisanie od razu długoterminowej umowy. Szczególnie, że przy mniejszej ilości obsługiwanych podmiotów nie było to opłacalne.
To właśnie różni platformę KonektoSmart. Biuro księgowe płaci tylko
5 zł netto/msc za każdą firmę, którą doda do systemu, przy czym ilość faktur poddanych OCRowi jest nielimitowana. Nie ma też żadnej długoterminowej umowy, po prostu na koniec każdego miesiąca dostaje się fakturę za ilość firm korzystających z OCR-a. Żadnego kupowania licencji czy umów na rok.
Nie mam czasu żeby oszczędzać czas
Kolejny argument księgowych za nie wdrażaniem nowych technologii, to brak czasu. O ile wydaje się on dość sensowny, to wpędza w błędne koło myślenia. Nie mam czasu, aby wdrożyć zmiany, które oszczędzają czas, więc nie mam czasu. I jak najbardziej każdy ma prawo stać w miejscu. A w efekcie się cofać, ustępując miejsca tym bardziej rozwojowym biurom, które idą z duchem czasu. I właśnie dla tych, którzy nie boją się rozwoju, powstała platforma KonektoSmart. OCR dokumentów jest ważnym dodatkiem do księgowej rzeczywistości, ale żeby w pełni skorzystać z nowoczesnej technologii, oszczędzać czas i wyróżnić na rynku, trzeba działać kompleksowo.
A może inaczej?
Przepływ Twojej pracy z klientem może wyglądać tak:
- klient posiada aplikację mobilną i po odebraniu faktury od kontrahenta robi zdjęcie i od razu przesyła do Twojego panelu biura księgowego
- w panelu dokument jest automatycznie OCR-owany, a Ty wchodząc na swój panel widzisz już „przepisaną” fakturę, sprawdzasz ją i klikasz „zaakceptuj”
- na koniec miesiąca pobierasz plik z fakturami i importujesz do swojego programu księgowego
- po zamknięciu miesiąca jednym kliknięciem synchronizujesz KonektoSmart ze swoim programem księgowym, a dane o podatkach, składkach ZUS i bilansie pojawiają się w panelu i aplikacji mobilnej klienta, a nawet mogą zostać wysłane mailem i smsem – wszystko za jednym razem!
Może to dobry moment żeby pójść do przodu i wyminąć swoją stojącą w miejscu konkurencję? Wypróbuj KonektoSmart przez miesiąc za darmo i niech nowe technologie pomagają Ci rozwijać biznes!
