Kategorie
Praca zdalna w biurze księgowym Prowadzenie biura księgowego

Rozliczenia online w biurze rachunkowym

10 argumentów jak przekonać do nich klientów Twojego biura

Jeżeli chcesz wprowadzić w swoim biurze system, w którym rozliczenia online są preferowane, ale nie wiesz jak do tego przekonać swoich klientów – przeczytaj nasze rady. Podamy Ci 10 argumentów, które możesz w tym celu użyć.

O tym, że rozliczenia online w biurach rachunkowych są zdecydowanie lepszym rozwiązaniem, przekonujemy się niemal na każdym kroku. Bardzo ułatwiają przekazywanie dokumentów, szczególnie teraz, gdy część firm i biur pracuje zdalnie. Przekonanie o słuszności jego wprowadzenia musi jednak być po obu stronach – i biura, i jego klientów.

W tym trudnym czasie, pełnym wyzwań i zmian, przeanalizowaliście zalety pracy zdalnej i zdecydowaliście się na wykorzystanie odpowiedniego systemu, który to ogarnie. Tak, w końcu Twoje biuro będzie mogło zdalnie obsługiwać swoich klientów

Nie zawsze klient Twojego biura jest przekonany do nowatorskich rozwiązań, jakie mu proponujesz. Twoje zrozumienie potrzeby zmian w biurze to jedno, a przekonanie do nich klientów biura to zupełnie inna bajka. W niektórych przypadkach jest to całkiem duże wyzwanie i nie każdy wie, jak do niego podejść. 

Tym razem skupiliśmy się na problemie, który sygnalizują biura rachunkowe…

Jak przekonać klientów biura do rozliczeń online

Po lekturze tego artykułu będziesz wiedział jakie problemy i opory przy wdrażaniu rozliczeń online mogą mieć klienci Twojego biura i jak możesz sobie z tym poradzić. 

O zaletach takich rozwiązań już nikt nie musi Cię przekonywać, bo na własnej skórze doświadczyłeś niewygód i zagrożeń wynikających z bezpośrednich kontaktów z klientami –  szczególnie teraz, w czasie pandemii. W końcu nikt świadomie nie chce się narażać, a obsługi księgowej firm zaniechać nie można. Ba, nawet obecny pakiet rozwiązań prawnych, wspomagających przedsiębiorców, spowodował namnożenie się zadań i wymusza jeszcze intensywniejszy kontakt księgowych z klientami.

Cieszycie się nowymi, zdalnymi rozwiązaniami i możliwościami. Wreszcie problem przestanie istnieć. A tu… ściana! No tak – za pięknie by było. Klienci Twojego biura nie chcą takiej współpracy. Wolą tak jak dotychczas – tradycyjnie… face to face… przyjść do biura i przynieść stertę faktur.

I wszyscy w biurze stajecie przed dylematem – jak przełamać ten opór? Co zrobić, aby przekonać klienta, że zdalne rozliczanie firmy będzie lepsze, bo bezpieczniejsze, szybsze i tańsze?

Poznaj obawy klienta

Od tego trzeba zacząć, bo wiedza o obawach klienta i ich zrozumienie, wyznaczą Ci kierunek i zakres pomocy, jakiej możesz mu udzielić. Na pewno będzie na nią liczyć, choć może okazać się, że nie potrafi swojej prośby wyartykułować.

A obawy i problemy mogą być różne – od braku umiejętności, poprzez trudności sprzętowe, do zwyczajnej ludzkiej przekory. 

Często obawy wynikają ze strachu przed urządzeniami cyfrowymi. Osoby biegle posługujące się komputerem nawet nie potrafią sobie wyobrazić, że może być on źródłem ogromnej blokady. Niekiedy jest ona tak silna, że rodzi sprzeciw do wszystkiego, co związane jest z użyciem nowych technologii. 

Brak umiejętności i pewności w posługiwaniu się nimi można szybko nadrobić. Czasami wystarczy dyskretne pokierowanie takiej osoby na któryś z wielu dostępnych kursów, podpowiedź, kto może w firmie takie zadania przejąć, czy po prostu uświadomienie, że te działania są bardzo proste. W takiej sytuacji zwykle zadziała niewielka pomoc – instrukcja i wspólne przejście poszczególnych czynności. Do tego można dołączyć krótki film instruktażowy, żeby klient w bezpiecznym zaciszu domowym, ponownie te czynności przeanalizował i utrwalił.

Przy trudnościach sprzętowych zwykle wystarczająca jest podpowiedź co i gdzie kupić, z  jakiego dostawcy internetowego usług skorzystać, czy podanie kontaktu do znajomego informatyka.

Najwięcej trudności może przysporzyć ta psychologiczna przeszkoda występująca pod postacią ludzkiej przekory. Tu zapewne dobrym argumentem będzie wskazanie klientowi, że on na tym rozwiązaniu zyskuje najwięcej. 

Przekonaj klienta do tego, że zmiana jest dobra i konieczna

Wszystko, co nowe budzi niepokój i opór przed zmianą. To cecha ludzkiej natury, wielokrotnie badana i opisywana przez psychologów. Na siłę nic wdrożyć nie można, a przekonanie beneficjentów o konieczności i zaletach zmian, to już połowa sukcesu.

Jakich argumentów użyć? Przedstawiamy 10 najbardziej kluczowych dla biznesu Twoich klientów i w naszej ocenie najbardziej przekonujących.

1. Oszczędność czasu i pieniędzy 

Przedsiębiorca nie ma potrzeby przyjazdu do biura. Nie musi stać w korkach, poszukiwać miejsca do zaparkowania i tracić wiele cennego czasu na dotarcie do księgowego z plikiem faktur (czasem tylko z jedną). Ile to w miesiącu cennych godzin, nietrudno obliczyć. Nie trzeba długo przekonywać tego, kto ceni swój czas. Ten zaoszczędzony może być racjonalnie spożytkowany i w końcu przedsiębiorca będzie mógł go poświęcić na realizację innych priorytetowych zadań.

Czas to oczywiście pieniądze, a do tego koszt dojazdu do biura i eksploatacji samochodu. W tym wypadku to duże oszczędności. O możliwości oszczędzania własnych nerwów klient też szybko się przekona.

2. Stały dostęp do dokumentów

Rozliczenia online gwarantują stały, a jednocześnie bardzo łatwy dostęp do wszystkich dokumentów księgowych zgromadzonych w systemie. Można je przeglądać z każdego miejsca, przez całą dobę i we wszystkie dni tygodnia. Jak ważna jest taka możliwość dla przedsiębiorcy, doceni każdy, kto systematycznie monitoruje kondycję finansową swojej firmy. 

I tu znowu pojawia się argument oszczędności czasu i pieniędzy. Nie trzeba wydzwaniać do biura księgowego w sprawach kolejnych faktur i dopytywać, czy zostały zrealizowane. 

3. Stały wgląd do statusu faktury

Zarówno biuro rachunkowe, jak i jego klient, na bieżąco mogą monitorować stan przekazanej faktury. Oznaczenia systemowe umożliwiają stały wgląd i ustalenie, jaki status aktualnie ma dana faktura. Nie ma problemu z ustaleniem terminu i kontrolą realizacji płatności. W systemie gdzie gromadzone są faktury wszystko widać. Nie ma też obaw o przeterminowanie faktur i płacenie odsetek, bo na bieżąco można tego dopilnować.

4. Łatwe wyszukiwanie i przeglądanie faktur

Wyszukiwanie faktury papierowej w jednym z wielu segregatorów, nawet przy najlepiej zorganizowanym ich przechowywaniu zwykle zajmuje sporo czasu. W repozytorium cyfrowych faktur, jakie utworzone zostanie po ich przesłaniu online do systemu, odnalezienie określonej faktury to dosłownie chwila. Wyszukiwarki systemowe potrafią to zrobić w kilka sekund, a przeszukiwanie zasobów może być realizowane na podstawie różnych kryteriów wyszukiwania.

5. Dokumenty nie giną

To jeszcze jedna bolączka, której można uniknąć, przechodząc na przesyłanie online cyfrowych plików faktur. Jakże często zdarza się zagubienie tradycyjnej, papierowej faktury. Właściciel firmy przekonany jest, że faktura jest w biurze księgowym, a takiego dokumentu fizycznie tam nie ma. Przyczyn może być wiele i to zarówno po stronie biura, jak i samego przedsiębiorcy. W momencie przekazania faktury online i umieszczenia jej w systemie obie strony to widzą i nie ma opcji zagubienia dokumentu.

6. Porządek w dokumentacji księgowej

Przesłane faktury są gromadzone i porządkowane według określonego klucza. Nie ma obaw, aby taka faktura została przypisana do niewłaściwego miesiąca, czy roku. Każda z nich ma swoje stałe miejsce w systemie i nie ma takiej opcji, aby znalazła się w innym miejscu. A niestety, gdy przeanalizujemy różne sytuacje z papierowymi dokumentami, zdarza się tak i to dość często – faktura zostanie przełożona lub wpięta nie tam, gdzie być powinna.

7. Zabezpieczenie faktur przed zniszczeniem

Faktury elektroniczne gromadzone w formie plików są trwalsze i łatwiejsze w przechowywaniu niż te papierowe. Nie zagraża im zabrudzenie, zniszczenie, czy jak w przypadku wielu wydruków – wyblaknięcie. Łatwość kopiowania plików z fakturami gwarantuje ciągłą ich czytelność i możliwość bezstratnego przekazywania osobom zainteresowanym.

8. Bezpieczeństwo przechowywania faktur 

Dużo łatwiejsze jest też przechowywanie takich dokumentów w bezpieczny sposób –  oczywiście, gdy jest ono odpowiednio zorganizowane. Dzięki regularnym backupom robionym przez biuro księgowe, przedsiębiorca nie musi obawiać się, że w razie awarii straci którąś z faktur. Gdyby tak się stało, można je w każdej chwili odtworzyć. 

9. Bycie firmą EKO

To ostatnio bardzo modny temat. Warto przypomnieć przedsiębiorcy, że temat jest nie tylko modny, ale działanie takie staje się coraz bardziej konieczne do realizacji. Doniesienia medialne wcale nie nastrajają w tym względzie optymistycznie i nikomu już nie wolno odkładać działań ekologicznych na później. 

Jak podaje Renata Burchart za Raportem z Konferencji pracodawców polskich,  w naszym kraju rocznie wystawia się ok. 4 mld faktur. Na ich wydrukowanie trzeba wyciąć ok. 127 500 drzew, czyli las o powierzchni 64 ha.

Poza tym bycie firmą EKO to wyróżnik na tle konkurencji i to wcale nie byle jaki. Wielu kontrahentów popierających ideę bycia EKO do takiej właśnie firmy skieruje swoje kroki i zechce podjąć z nią współpracę.

10. Własne bezpieczeństwo

A na koniec, odwołując się do obecnej sytuacji epidemicznej, warto podkreślić, że przesyłanie faktur online to także dbanie o własne bezpieczeństwo. Narażanie się w bezpośrednich kontaktach z księgowymi wcale nie jest konieczne dla żadnej ze stron. Zostawianie faktur w specjalnie w tym celu przygotowanych skrzyneczkach to też kiepskie rozwiązanie. Najlepiej sprawdzi się tu komunikacja zdalna i przesyłanie dokumentów w wersji cyfrowej. 

Te argumenty oczywiście nie wyczerpują katalogu tych, które możesz użyć wobec swoich nieco opornych klientów. Ich dobór i ewentualne uzupełnienie o inne to działanie bardzo indywidualne. Ty najlepiej znasz swoich klientów i wiesz, na które z nich właściwie zareagują.

Czas na konkretne działania

Niektórzy mogą jeszcze polemizować, że przesłanie faktury mailem powinno wystarczyć, ale tu warto wskazać brak wyżej omawianych udogodnień i  niebezpieczeństwa, jakie to za sobą niesie. Co prawda takie przekazanie faktury jest również formą online, ale klient musi mieć świadomość, że nie jest ono idealne. Wrzucenie poczty do SPAM-u, przeoczenie wiadomości, czy jej przypadkowe usuniecie – to tylko niektóre niedogodności. Wszystkie prowadzą jednak do zagubienia dokumentów.

Po przedstawieniu powyższych argumentów nie powinieneś spotkać się z odmową przejścia na rozliczenia online. Gdy do tego jeszcze zadeklarujesz pomoc i stałe wsparcie w tej formie rozliczeń – wdrożenie systemu będzie zrealizowane z sukcesem. Być może znajdzie się taki klient, do którego Twoje argumenty nie przemówią, ale pewnie będzie on w zdecydowanej mniejszości. Nie załamuj się z tego powodu i nie rezygnuj. Zajmij się tymi, którzy przekonali się do Twoich nowatorskich rozwiązań. Z czasem może i ten oporny przeanalizuje wszystko ponownie i włączy się do grona klientów rozliczających się online, bo w końcu to przedsiębiorca, który dba o swój biznes.

KonektoSmart wspiera biuro i jego klientów

Biuro rachunkowe, które zarejestrowało się na stronie https://konektosmart.pl i testuje nieodpłatne KonektoSmart przez 2 miesiące, może włączyć do pracy z systemem także swoich klientów. Będą mieli okazję osobiście przekonać się, jak w KonektoSmart działają wszystkie wspomniane udogodnienia. A rozliczenia w KonektoSmart są bardzo proste. Do przesłania faktury online wystarczy jej zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia telefonem.

Ponadto wspieramy Twoich klientów, publikując dla nich w Samouczku na naszym blogu, pakiet materiałów poglądowych, które krok po kroku przeprowadzą ich przez korzystanie z poszczególnych funkcji systemu. Klienci znajdą tam również krótkie filmy instruktażowe

Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *