Jak w prosty sposób dodawać dokumenty do systemu KonektoSmart za pomocą e-maila?
W KonektoSmart rozumiemy, że prostota i wygoda są kluczowe dla efektywnej współpracy z naszymi klientami. Dlatego stworzyliśmy funkcjonalność, która umożliwia przesyłanie faktur i dokumentów bezpośrednio za pomocą e-maila na specjalnie dedykowany adres e-mail do obioru. To intuicyjne rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego wgrywania dokumentów do systemu, oszczędzając czas i wysiłek. W tym wpisie opiszemy, jak działa ten mechanizm i jak możesz z niego korzystać.
Jak działa funkcja dodawania dokumentów przez e-mail?
Każda firma w KonektoSmart ma przydzielony dedykowany adres e-mail, np.:
faktury+1543030448@konektosmart.plKażdy może sprawdzić ten adres w zakładce Firmy->Dane Firmy (biuro rachunkowe) lub Ustawienia->Dane (klient biura rachunkowego).
Na ten adres możesz wysyłać dokumenty kosztowe, zakupowe lub sprzedażowe. Nasz system automatycznie rozpozna przesłane wiadomości, przetworzy je i „wrzuci” dokumenty na Twoje konto.
Jak poprawnie wysłać dokumenty?
Aby system poprawnie przetworzył Twoje dokumenty, należy przestrzegać następujących zasad:
- Adres e-mail nadawcy:
- Wiadomość musi być wysłana z adresu e-mail zarejestrowanego w systemie KonektoSmart.
- Adres e-mail przypisany do Twojej firmy znajdziesz w ustawieniach konta.
- Tytuł wiadomości:
- Tytuł e-maila powinien być zgodny z następującym formatem:
[FK|FZ|FS|INNE] MM/RRRR (KOD)FK – faktura kosztowaFZ – faktura zakupowaFS – faktura sprzedażowaINNE – inne dokumenty (np. umowy, protokoły)MM/RRRR – miesiąc i rok, do którego chcesz przypisać dokumentyKOD – unikalny numer użytkownika (widoczny w ustawieniach firmy lub na liście użytkowników w panelu biura rachunkowego).
Przykład poprawnego tytułu:[FZ] 11/2024 (932498) - Tytuł e-maila powinien być zgodny z następującym formatem:
- Załączniki:
- Dokumenty muszą być załączone do wiadomości w formatach akceptowanych przez system (np. PDF, JPG).
Co się dzieje po wysłaniu wiadomości?
- Automatyczne przetwarzanie: Nasz system odbiera wiadomości, analizuje ich zawartość i przypisuje dokumenty do odpowiedniej firmy oraz użytkownika.
- Powiadomienia e-mail:
- Jeśli dokumenty zostały poprawnie przetworzone, otrzymasz e-mail z potwierdzeniem.
- Jeśli tytuł wiadomości jest niepoprawny, system automatycznie poinformuje Cię o tym i poprosi o ponowne przesłanie e-maila zgodnie z wytycznymi.
- Ochrona danych:
- System akceptuje wiadomości wyłącznie od zweryfikowanych użytkowników, co zwiększa bezpieczeństwo Twoich dokumentów.
Zalety korzystania z funkcji
- Oszczędność czasu: Wystarczy wysłać e-mail, a system automatycznie przypisze dokumenty do odpowiednich kategorii.
- Bezpieczeństwo: Tylko autoryzowani użytkownicy mogą przesyłać dokumenty, co eliminuje ryzyko błędów.
- Prostota: Intuicyjny format tytułu wiadomości oraz przejrzyste komunikaty zwrotne.
Podsumowanie
Funkcjonalność dodawania dokumentów przez e-mail to kolejny krok w upraszczaniu procesów księgowych i biznesowych. Dzięki niej możesz przesyłać swoje dokumenty w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do e-maila.
Jeśli masz pytania dotyczące tej funkcjonalności lub potrzebujesz pomocy w jej używaniu, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia. Jesteśmy tu, aby Ci pomóc!
