Koronawirus rozprzestrzenia się w bardzo szybkim tempie. Podejmowane są różne działania, aby to ograniczyć. Jednym z nich jest praca zdalna, bo dojazdy do pracy, przebywanie w grupie współpracowników i kontakty z klientami mogą być dla wszystkich niebezpieczne. W biurze rachunkowym praca zdalna jest na pewno bardzo dobrym rozwiązaniem, ale trzeba ją odpowiednio przygotować i prowadzić.
Wirus COVID-19, który opanował wiele krajów, w tym i Polskę przyjął rozmiary światowej pandemii. W Polsce doprowadził do wprowadzenia stanu epidemicznego. W całym kraju podejmuje się działania, które mają ograniczać jego rozprzestrzenianie. Ruszyła szeroko zakrojona kampania profilaktyczna pod hasłem – Zostań w domu! To jeden z wielu środków zapobiegawczych, aby zatrzymać rozprzestrzenianie się wirusa.
W związku z tym, firmy w których jest to możliwe, decydują się na odesłanie pracowników do domów i ich pracę zdalną. Umożliwia to ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
W ten sposób przedsiębiorcy chcą uchronić przed zakażeniem nie tylko swoich pracowników i ich rodziny, ale także potencjalnych klientów.
Organizacja pracy zdalnej biura rachunkowego w czasie pandemii koronawirusa
Biura rachunkowe nie są z tych działań profilaktycznych wyłączone, bo przecież nie funkcjonują na pustyni. Tu również – o ile nawet nie bardziej – pracownicy mają ciągły kontakt z klientami i narażeni są na zakażenie. Jeżeli właściciel biura chce zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie swoich pracowników oraz klientów, musi zdecydować się na zmianę sposobów pracy.
Tylko czy w takim biurze z przysłowiowymi tonami papierów w setkach segregatorów, praca zdalna jest możliwa? Mowa tu oczywiście o takiej pracy zdalnej, która nie jest poprzedzona transportem wielu dokumentów do domu pracownika.
To duży problem dla wielu biur rachunkowym. A, że tak jest, świadczą o tym dyskusje prowadzone na różnych forach z udziałem księgowych i ich klientów. Przyjmowane są różne rozwiązania np:
“Nasze biuro od dziś jest zamknięte, a dokumenty klienci mają dostarczać tylko kurierem.”
“U nas dokumenty wkładają do pudełka przy wejściu. Dalej nie wchodzą. Po 12 godz wyciągamy.”
“Prosimy o wkładanie dokumentów do skrzynki na listy. Kontakt mailowy lub telefoniczny.”
To raczej mało komfortowe warunki pracy dla księgowych, a dla klientów jeszcze gorsze rozwiązanie. Przy tym, pracy w tych biurach nie prowadzi się zdalnie. Zostały jedynie zamknięte drzwi przed klientami. Księgowi nadal przychodzą do biura i narażają się na kontakty ze sobą nawzajem. Poza tym na dokumentach też można przenieść wirusa. Słusznie w tych dyskusjach jedna z osób zauważyła, że:
“Przecież takie rozwiązanie nie ochroni. Gdyby dokumenty były elektroniczne to tak”
Są i rozwiązania całkowicie preferujące pracę zdalną, ale czy na pewno dobre?
“Pracujemy zdalnie z domu. Część dokumentów zabraliśmy do domu, a część będą nam wysyłać skanami.”
Pomijając już problemy natury logistycznej i organizacyjnej, to przy takim rozwiązaniu nie są zachowane procedury ochrony danych osobowych.
No tak, ale koronawirus szaleje, podejmowane są różne działania zapobiegawcze, a do Polaków kierowane jest przesłanie – Zostańcie wszyscy w domu!
Teraz na zagadnienia bezpieczeństwa i higieny pracy należy spojrzeć w inny sposób, a organizację pracy dostosować do nowej sytuacji. W biurach rachunkowych jak najbardziej wskazana jest praca zdalna, ale oczywiście odpowiednio zorganizowana.
Co zrobić, aby przeniesienie biura do domu było jak najmniej uciążliwe? Oto kilka wskazówek organizacyjnych.
Jak zorganizować pracę zdalną biura rachunkowego?
Zacznijmy od wyjaśnienia, na czym polega praca zdalna.
Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Czyli po prostu pracownicy biura rachunkowego, w określonej rzeczywistości (tu światowa pandemia koronawirusa i ogłoszenie w Polsce stanu epidemicznego) nie przychodzą do siedziby biura, tylko każdy świadczy pracę na rzecz biura w swoim domu. Korzystają do tego z dostępnych środków komunikacji – telefon, e-mail, wideoczat, czaty tekstowe.
Spotkania zespołu, rozmowy przy kawie, wymiana zdań i doświadczeń i osobiste spotkania ze współpracownikami czy klientami to kontakty, które teraz muszą być zastąpione wirtualnymi odpowiednikami.
Część pracowników biura może mieć problem z organizacją i wykonywaniem swojej pracy w nowych warunkach, dlatego trzeba im pomóc i odpowiednio ich do tego przygotować.
Jak przygotować pracowników biura do pracy zdalnej?
To czasami trudne zadanie do właściciela biura, ale nie jest niemożliwe. Na pewno warto, aby kilka dni wcześniej poinformować pracowników, że w biurze planowana jest praca zdalna. Pracownicy powinni mieć czas na zapoznanie się z narzędziami jakie będą wykorzystywane w czasie pracy zdalnej. No tak, ale nie zawsze jest to możliwe, tak jak choćby w obecnej sytuacji. Wtedy trzeba skupić się na tym co bezwzględnie konieczne. Najważniejszą sprawą jest ustalenie wspólnych kanałów komunikacji oraz organizacji pracy i miejsca realizacji zadań. Podczas pracy zdalnej, w biurze powinny zostać ustalone określone zasady pracy. Trzeba to przeprowadzić jeszcze przed jej rozpoczęciem.
Kluczowym wydaje się również zaopatrzenie pracowników biura w sprzęt komunikacyjny – słuchawki, kamery – i zadbanie o dobre połączenie internetowe. Trzeba też udostępnić im wszystkie narzędzia potrzebne do wzajemnej komunikacji i realizacji zadań.
Narzędzia ułatwiających organizację i współpracę zdalną
W czasie pracy zdalnej warto organizować codzienne spotkania o określonej porze w formie audio lub wideokonferencji. Spotkania takie nie stanowią problemu, jeśli pracownik ma smartfon lub laptop czy komputer stacjonarny z dostępem do Internetu.
Jeżeli biuro nie ma narzędzi komunikacyjnych płatnych, to w internecie jest kilka, przy pomocy których można przeprowadzić wideoczat zespołowy. Mają one co prawda pewne ograniczenia, jak choćby liczbę osób uczestniczących, ale za to są darmowe. Te narzędzia to np. Skype, Google Duo, Zoom, Slack, Microsoft Teams, Facebook Messenger, Google Hangouts
Z powodu obecnej światowej pandemii koronawirusa, Firma Google do 1 lipca 2020 r. udostępnia bezpłatnie wersję Enterprise narzędzia Hangouts.
Ważna jest dostępność, dlatego dobrym rozwiązaniem jest ustawienie odpowiedniego statusu w aplikacji, którą przyjmie zespół do komunikacji.
Zanim pracownicy biura rozpoczną pracę zdalną należy zadbać o to, aby cała potrzebna aktualnie dokumentacja była dostępna dla nich online i w formie elektronicznej. I znów gdy biuro nie dysponuje dedykowanymi narzędziami można posiłkować się tymi dostępnymi nieodpłatnie jak choćby Google Drive czy Dropbox. Trzeba mieć tylko cały czas świadomość ich ograniczeń i niedoskonałości oraz w przypadku biura rachunkowego – niskiego poziomu zabezpieczeń danych.
Najważniejsze jest zatem to, aby ustalić taki zestaw narzędzi, który najlepiej odpowiada specyfice działalności biura rachunkowego. Trzeba uwzględnić też umiejętności i potrzeby jego pracowników.
Pozostaje jeszcze problem dostarczania dokumentów. Klienci powinni to robić na bieżąco, bo chociaż w terminach rozliczeń proponowane są pewne przesunięcia czasowe, to jednak firmy muszą być rozliczane. Do tego jeżeli jest to dokumentacja kadrowa, to nie ma mowy o opóźnieniach. Kumulowanie dokumentacji też nie jest dobrym rozwiązaniem.
Jak w takiej sytuacji połączyć pracę zdalną i rozwiązać problem dostarczania dokumentów?
Takie rozwiązanie zapewnia system KonektoSmart dla biur rachunkowych.
Wsparcie pracy zdalnej biura rachunkowego przez KonektoSmart
Z KonektoSmart biuro rachunkowe może przyłączyć się do działań zapobiegających rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 i zorganizować swoim pracownikom całkowicie zdalną pracę, bez kontaktów bezpośrednich ze współpracownikami i klientami. Także bez przenoszenia czy przewożenia sterty dokumentów do domu pracownika. Jednym słowem – praca zdalna: bezpieczna, wygodna i efektywna.
Jak to możliwe?
System KonektoSmart jest nowoczesnym narzędziem wsparcia biur rachunkowych. Zapewnia zdalną pracę księgowych i zdalną obsługę klientów oraz przesyłanie dokumentów z zastosowaniem dowolnych urządzeń cyfrowych.
Jak działa KonektoSmart?
Klienci biura korzystającego z systemu KonektoSmart, mogą bezpośrednio z telefonu (przy pomocy aplikacji mobilnej) czy komputera przesyłać zdjęcia, skany i pliki dokumentów księgowych. Mogą przeszukiwać te już przesłane i sprawdzać, czy zostały zaksięgowane. Mają też wgląd online do zaksięgowanych dokumentów i nieograniczony, natychmiastowy dostęp do aktualnych i archiwalnych danych o składkach ZUS, podatkach i bilansach. A wszystko to w nieograniczonym czasie – 24/7.
Klient sam decyduje, z jakiej wersji KonektoSmart chce aktualnie skorzystać. Do wyboru ma aplikację mobilną oraz wersję dostępną w przeglądarce internetowej.
Komunikacja w systemie KonektoSmart jest bardzo sprawna i skuteczna. System jednym kliknięciem umożliwia masową i indywidualną wysyłkę wiadomości systemowych lub e-mail. Klient na bieżąco otrzymuje powiadomienia o wymaganych opłatach i przypomnienie o obowiązku terminowego przesłania dokumentów. W przypadku zastosowania wiadomości systemowych pracownik biura widzi datę i godzinę ich odczytania. To gwarantuje skuteczność dostarczenia klientowi ważnych informacji.
Dodatkowo KonektoSmart posiada moduł wystawiania faktur z opcją jednoczesnej wysyłki dokumentów do księgowego i informacją zwrotną o tym, czy zostały zaksięgowane. Moduł ten umożliwia ściągnięcie pliku JPK z fakturami sprzedaży, które zostaną automatycznie wprowadzone do systemu księgowego.
KonektoSmart automatycznie współdziała z programami księgowymi: Buchalter, Raks, KPR Chudzikiewicz, Płatnik, Rachmistrz, Optima, Raks 2, Super Księga Podatkowa, FAKT, Mała Księgowość RP. Biuro używające innego programu może korzystać z systemu po ręcznym wprowadzeniu danych klientów. Na bieżąco system KonektoSmart jest integrowany z kolejnymi programami księgowymi. Dane do systemu pobierane są automatycznie, bez zaangażowania biura księgowego, które następnie na bieżąco są aktualizowane.
Bezpieczeństwo danych w KonektoSmart
KonektoSmart gwarantuje kompleksowe zabezpieczenie danych, bez względu na to, czy operacje księgowe prowadzone są w biurze, czy w formie pracy zdalnej.
System spełnia wszystkie wytyczne RODO. Połączenie ze stroną jest szyfrowane, a wszystkie dane przechowywane są na bezpiecznych serwerach. Serwis jest na bieżąco monitorowany i zabezpiecza go przez zespół specjalistów. Regularne tworzone są kopie zapasowe, aby zapobiegać utracie danych.
Jak można korzystać z KonektoSmart?
Biuro rachunkowe może przetestować system KonektoSmart za darmo i bez żadnych zobowiązań przez okres dwóch miesięcy, rejestrując się na stronie https://konektosmart.pl . Po tym okresie ma możliwość przejścia do pełnej wersji systemu.
Opłata za pełna wersję wynosi jedynie 5 zł miesięcznie za każdą aktywną firmę bez względu na ilość użytkowników. W czytelnym panelu jest możliwość sprawdzenia, którzy klienci faktycznie korzystają z KonektoSmart i tylko za nich naliczane będą opłaty.
Spróbuj, a zobaczysz, że KonektoSmart jest doskonałym narzędziem do zorganizowania pracy zdalnej biura rachunkowego i zdalnej obsługi klienta!
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania.
