Kategorie
Prowadzenie biura księgowego

Założyłeś biuro rachunkowe – czas zdobyć klientów

Założyłeś już swoje biuro rachunkowe – jeżeli jeszcze nie, wskazówki jak to zrobić znajdziesz w artykule Jak założyć biuro rachunkowe. Teraz pora przystąpić do kolejnego etapu, a mianowicie do poszukiwania i pozyskiwania klientów. Klienci nie trafią do Twojego biura bez odpowiednio przygotowanej i przeprowadzonej kampanii reklamowej. Powiadom ich o tym, że takie biuro powstało – jednym słowem zareklamuj swoje nowe biuro.

Podpowiemy Ci, jak to zrobić skutecznie w 6 krokach.

1. Zadbaj o wizerunek swojego biura

mężczyzna w garniturze

Zacznij od logo biura – powinno być proste i profesjonalne, w określonej przyjętej przez biuro kolorystyce. Niezmiernie ważne elementy to szyld zewnętrzny i materiały promocyjne (wizytówki, papier firmowy, teczki, gadżety reklamowe) dla potencjalnych i  aktualnych klientów.

Więcej przeczytasz o tym w naszym poradniku Wizerunek i promocja biura księgowego

2. Określ swoją grupę docelową i kierowaną do niej ofertę

przechodnie

Rejestrując biuro na pewno założyłeś już jakie usługi chcesz świadczyć i w jakim zakresie. To determinuje grupę docelową, czyli potencjalnych odbiorców, do których kierujesz swoją ofertę usług księgowych. Bardzo ważne jest, czy ta oferta będzie przeznaczona dla małych, czy dużych firm. A może przede wszystkim dla firm jednoosobowych i indywidualnych klientów. Przy określeniu grupy docelowej musisz też brać pod uwagę zasoby i potencjał kadrowy swojego biura, ponieważ każda z tych grup wymaga innego przygotowania prawno-księgowego, a co za tym idzie i innych działań.

Inaczej musi też być przygotowana oferta. Jej wyznacznikiem będzie to, do kogo zostanie skierowana. Od grupy docelowej zależy jaki przekaz będzie podkreślony w promocji. Zupełnie inna będzie oferta dla nowo powstałych firm, a inna dla tych, którzy już jakiś czas działają. Ci pierwsi dopiero szukają biura i dla nich najczęściej najważniejsza jest cena usług. Drudzy, to firmy ugruntowane na rynku i oferta do nich musi być tak sformułowana, aby spełniała zwykle dość wysokie wymagania.
Jakie? Pisaliśmy o tym na naszym blogu w artykule Czego oczekują klienci od biura rachunkowego

Czym zatem zareklamujesz się, aby przyciągnąć klientów? Może to być konkurencyjnie niska cena, na którą zwrócą uwagę właściciele małych i jednoosobowych firm. Możesz przyciągnąć klientów szczególną, specjalistyczną obsługą branżową. Mogą to być również takie rozwiązania, których przedsiębiorcy nie znaleźli w dotychczasowych biurach rachunkowych – szczególnie, gdy obsługa księgowa prowadzona była w sposób tradycyjny. Nie do przecenienia jest bowiem oferta sprawnej i skutecznej księgowości z możliwością dostarczania dokumentów poprzez media cyfrowe. Z takiej oferty chętnie skorzystają coraz bardziej zabiegani przedsiębiorcy, a Ty wykażesz swój profesjonalizm.

3. Przygotuj materiały informacyjne

ulotka
przykład ulotki ze strony graficzny.com.pl

Sposób dotarcia do potencjalnych klientów uzależniony jest od wcześniej ustalonej grupy docelowej. Będą tu też wykorzystane przygotowane uprzednio materiały informacyjne i reklamowe, przede wszystkim ulotki, infografiki, plakaty i banery reklamujące firmę. W ich przygotowaniu najlepiej pomoże Ci lokalna agencja reklamowa, z którą ustalisz wszystkie szczegóły tzn. co znajdzie się w tych materiałach. Dobrze jeśli wcześniej przygotujesz sobie notatki, szkice i przykładowe realizacje. Będzie wam łatwiej ustalić jakie są Twoje oczekiwania.  

Na potrzeby reklamy internetowej wykorzystasz również infografiki ale w wersji cyfrowej. Pomyśl, czy nie warto przygotować też różne materiały multimedialne. Wszystkie oczywiście powinny być z logo biura i obok atrakcyjnej grafiki zawierać Twoją ofertę. 

Materiały na potrzeby reklamy internetowej możesz opracować samodzielnie. W internecie jest wiele bezpłatnych narzędzi, które możesz w tym celu wykorzystać. Przykłady i podpowiedzi do takich realizacji znajdziesz w II części naszego poradnika Wizerunek i promocja biura księgowego cz 2. Social media – tworzenie grafik

Jeżeli chciałbyś, aby Twoje multimedia były bardziej zaawansowane zleć ich przygotowanie właściwej agencji. Publikacja profesjonalnych materiałów z odpowiednią grafiką i tekstem pisanym czy mówionym znacznie podniesie prezentowany przekaz, ale muszą to być materiały bardzo dobrej jakości. Ich wykonanie jest czasochłonne i najczęściej wymaga odpowiedniego sprzętu. Poza tym to ważne, gdy w krótkich filmach reklamowych, tekst czyta profesjonalny lektor. Grafika dobrej jakości będzie również odpowiednią wizytówką Twojej firmy.

Materiały multimedialne możesz wykorzystać także w przekazie telewizji internetowej, czy w lokalnej kablówce. Jest to jednak usługa płatna.

4. Dotrzyj z informacją do potencjalnych klientów

tarcza cel

Kolejny krok to zaprezentowanie oferty potencjalnym klientom. Możesz to zrobić na różne sposoby:

Oznaczenie siedziby biura

Zacznij od właściwego oznakowania siedziby swojego biura. Ponownie odsyłamy Cię do naszego poradnika, tym razem do części I –  Wizerunek i promocja biura księgowego, gdzie przeczytasz jak to zrobić i co jest w tym najważniejsze. Baner czy szyld reklamowy wskaże klientom gdzie mieści się Twoje biuro, ale też czym się zajmuje i jakich klientów może obsłużyć. 

Zamieszczona na zewnątrz informacja z godzinami otwarcia, nr telefonu i mailem ułatwi klientowi kontakt i podjęcie współpracy. Ciągle pamiętaj jednak o swoim profesjonalizmie i pocztę elektroniczną biura załóż na serwerze pocztowym gwarantującym bezpieczeństwo korespondencji. Ogólnodostępne skrzynki pocztowe oferowane przez popularne portale niestety takie nie są i umieszczenie mało bezpiecznego adresu e-mail na szyldzie informacyjnym może zniechęcić Twojego przyszłego klienta.   

Bezpośrednie polecenie biura

To ważne, aby wyrażano się o Twoim biurze pochlebnie podkreślając Twój profesjonalizm i dbanie o klienta, ponieważ bezpośrednie polecenie jest również świetnym sposobem dotarcia do klienta. Pierwsi klienci, którzy będą zadowoleni z obsługi prawno-księgowej, polecą Twoje biuro innym. Dobrze zatem, gdy otrzymają od Ciebie wizytówki i ulotki, aby mogli przekazać je zainteresowanym. Jeżeli oferta będzie atrakcyjna, trafią do Ciebie też te osoby, które biuro chcą zmienić.

Oferta przesłana pocztą

Jeżeli chcesz, aby z Twoją ofertą zapoznali się przedsiębiorcy z nowo powstałych firm, musisz ich wyszukać. W tym celu warto skorzystać z bazy nowych firm w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEiDG

Ewidencja ta pozwoli Ci na ustalenie adresów tych firm w celu przesłania oferty pocztą tradycyjną. Tylko ta forma jest dopuszczalna, bo pamiętaj, że w obecnym stanie prawnym przesłanie mailem informacji handlowej – a tym przecież jest Twoja oferta – może mieć miejsce tylko za zgodą odbiorcy. Zapisy na ten temat reguluje ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dopiero gdy nawiążesz współpracę i uzyskasz takie zgody, Twoja korespondencja będzie mogła być prowadzona z zastosowaniem poczty elektronicznej. Wtedy jednak trzeba dołożyć wszelkich starań aby informacje od Ciebie docierały do adresatów. Więcej na ten temat przeczytasz na naszym blogu w artykułach: Twoja poczta firmowa w SPAM-ie cz. I i Twoja poczta firmowa w SPAM-ie cz. II – mailingi i newslettery

Informacja w środowisku lokalnym 

Dotrzesz również do swoich przyszłych klientów, gdy przygotowane ulotki informacyjne rozłożysz w urzędach, które systematycznie odwiedzają przedsiębiorcy (Urząd Miejski, US, ZUS itp.). Pamiętaj jednak żeby zostawiać je w wyznaczonych do tego miejscach, aby nie zostać oskarżonym o zaśmiecanie i uniknąć nieprzyjemności.

Ulotki rozłóż także w budynkach, w których działają różne firmy. Jeżeli Twoja oferta będzie odpowiednio konkurencyjna to przyciągniesz i tych klientów, którzy obsługę księgową już mają.

Oprócz ulotek dobrą formą informacyjną będzie baner zamieszczony w urzędzie lub w jego najbliższej okolicy. Ponownie musisz jednak pamiętać o zgodzie właściciela nieruchomości na jego zamieszczenie. Nie zawsze jest to możliwe bez poniesienia dodatkowych kosztów, niekiedy wiąże się to z zawarciem umowy i opłatą.

5. Zaprezentuj swoje biuro w mediach

Media

Informacja w mediach jest niejako kontynuacją poprzednich form. Masz do dyspozycji lokalne i regionalne media (prasa, radio, TV) oraz Internet, a w nim social media, różne narzędzia reklamowe i miejsce na Twoją firmową stronę. 

Wszystkie Twoje działania będą zależne od tego, gdzie chcesz pozyskać klientów i z jakim rozmachem planujesz swoją działalność. Lokalne i regionalne media  będą bardzo dobrym miejscem pokazania się, że Twoje biuro działa i co ma do zaoferowania.

Bardzo duże możliwości stwarza obecnie Internet, ponieważ strefa komunikacyjna wielu osób coraz bardziej przenosi się do sieci. To również kanał komunikacyjny właścicieli firm. Tu często poszukują oni ofert i firm z którymi chcieliby podjąć współpracę. Tu także znajdą informację o Twoim biurze rachunkowym, pod warunkiem, że do nich z taką informacją dotrzesz.

Zasięg działania biura

Reklamując biuro rachunkowe w mediach masz wpływ na zasięg ich oddziaływania. Najlepiej, gdy na początku będzie to rynek lokalny. Klient ma wtedy możliwość bezpośredniego kontaktu i omówienia wielu spraw face-to-face. Z czasem warto pokusić się o rozszerzenie terenu oddziaływań na zasięg regionalny, ale to już wiąże się z koniecznością wprowadzenia usługi przekazywania dokumentacji elektronicznie. 

Biuro musi mieć do tego odpowiednie narzędzie. W tej sytuacji bardzo pomocny będzie system KonektoSmart, który ma wszystkie potrzebne funkcjonalności, aby przesyłać dokumenty w wersji elektronicznej. Zeskanowane faktury i pozostałe dokumenty mogą być przesyłane telefonem lub dowolnym urządzeniem komputerowym. Korzystanie z KonektoSmart nie ogranicza Cię do najbliższego regionu. Z tym narzędziem możesz podbijać też rynek ogólnopolski. 

Informacja w prasie

Reklama o Twoim biurze może ukazać się w prasie. W zależności od zasięgu gazety dotrzesz do mniejszego lub większego kręgu odbiorców. Niestety ma to przełożenie na koszty takiej reklamy – im większy zasięg, tym cena wyższa. Alternatywnym rozwiązaniem będzie skorzystanie z bezpłatnej prasy informacyjnej (lokalne biuletyny i gazetki okolicznościowe lub Metro), gdzie cena za reklamę nie jest wygórowana.

Reklama w Internecie

Obecnie najbardziej opiniotwórczym miejscem jest Internet. Tu także kieruj swoje działania informacyjno-reklamowe

W Internecie masz szansę zaprezentować się bardzo dużemu gronu odbiorców. Każdy właściciel biura rachunkowego, który myśli o dotarciu do jak największej grupy, powinien zamieścić informację o swojej firmie na różnych portalach internetowych. Jednym z takich miejsc w sieci gdzie możesz z powodzeniem stawiać swoje pierwsze informacyjne kroki jest Facebook.

Twoje biuro na Facebooku

 Dlaczego warto reklamować firmę na Facebooku?

Na pewno uważasz, że Facebook to dobre miejsce na reklamę. Nie mylisz się! Facebook daje szereg możliwości w zakresie promowania lokalnego biznesu i aż szkoda z nich nie skorzystać. Te możliwości możesz wykorzystać również do promowania swojego biura.

Musisz natomiast pamiętać o kilku rzeczach, jeżeli chcesz, by Twoja reklama była skuteczna. Dla większości przedsiębiorców reklamowanie swojej firmy na Facebooku rozpoczyna się od promowania postów. Nic dziwnego – tę dostępną i przede wszystkim  prostą funkcjonalność Facebook sugeruje przy okazji każdego posta. Pamiętaj jednak o poprzednich radach – ważne jest co i dlaczego promujemy oraz do jakiej grupy kierujemy swoją promocję. W takiej reklamie możesz również umieścić link do swojej strony, możesz dodać przyciski: Zadzwoń Teraz lub Jak Dojadę.

Na temat Wizerunku i promocji biura księgowego więcej informacji znajdziesz w II części naszego poradnika

Wizerunek i promocja biura księgowego cz 2. Social media – tworzenie grafik

Wizytówka Google

Google to na chwilę obecną największe źródło pozyskiwania nowych użytkowników strony internetowej. W Polsce 97% użytkowników internetu korzysta z tej wyszukiwarki.

Wizytówka w Google jest bardzo pożądana jeśli ma się biuro w najbliższej okolicy. Umiejscowienie Twojego biura na mapie Google precyzyjnie wskaże jego lokalizację. Obok mapy jest to również miejsce gdzie możesz zamieścić najważniejsze informacje o prowadzonej działalności. Wyszukiwarka Google przekieruje użytkowników do tej wizytówki, gdzie będa mogli odczytać adres siedziby biura, godziny otwarcia, czy telefon kontaktowy. Jest to też doskonałe miejsce do zapoznania się z opiniami klientów o Twoim biurze.

 I jeszcze jedna bardzo istotna informacja – utworzenie wizytówki jest całkowicie darmowe!

Google AdWords

Poza wizytówką w Google jest natomiast wiele usług i działań dodatkowych, które udostępnione są odpłatnie. Taką usługą są kampanie Google AdWords. Korzystając z nich możesz wprowadzać płatne linki sponsorowane w wyszukiwarce Google. 

W Google AdWords płatne linki wyświetlają się w kolorze zielonym. Google wprowadził też możliwość wyświetlania się takich linków w Mapach Google. Te z kolei są oznaczone na fioletowo. To pozwoli Ci sprowadzić ruch na swoją stronę internetową i w efekcie zaprosić do swojego biura przyszłych klientów. 

Jak to się dzieje? Dzięki Google AdWords twoje biuro może znaleźć się na wysokich pozycjach po wybranych słowach kluczowych. Niestety, to usługa dość kosztowna i nie gwarantuje sukcesu reklamowego, bo konkurencja jest tam dość duża. Można pokusić się o próby obniżenia kosztów, o czym mówią różne materiały edukacyjne dostępne w sieci, ale jest to dość czasochłonne.

6. Utwórz stronę internetową biura

No tak, ale żeby kampanie Google AdWords były możliwe do zrealizowania, musisz posiadać stronę www biura. Strona firmowa to bardzo ważna wizytówka. Przypomnij sobie ileż to razy jako użytkownik poszukiwałeś oferty w Internecie, albo chciałeś zobaczyć czym jeszcze zajmuje się jakaś firma i… trafiałeś na sieciową pustkę. Pewnie było to irytujące. Potencjalny klient, który dowie się, że Twoje biuro rozpoczęło działalność może zechcieć zapoznać się ze szczegółową ofertą. Znajdzie ją na firmowej stronie internetowej, gdzie zaprezentujesz też wszystkie niezbędne informacje i dane kontaktowe. 

Strona powinna być przejrzysta, z dobrze zaplanowanymi funkcjonalnościami i intuicyjnie użyteczna, czyli powinna mieć wszystkie elementy dobrej, profesjonalnej witryny firmowej. Co jeszcze przesądza o takiej profesjonalności? Przede wszystkim musi  dobrze wyglądać na różnych urządzeniach. Obecnie gdy przeglądanie internetu coraz częściej przenosi się na smartfony, wyświetlana strona musi być responsywna. Responsywne strony internetowe to dzisiaj standard, który oznacza dostosowanie grafiki do rozmiaru ekranu na którym strona jest wyświetlana. Jeśli strona Twojego biura jest responsywna to znaczy, że będzie dobrze wyglądała na laptopie, tablecie i smartfonie.

Kolejnym wskaźnikiem takiej profesjonalnej strony będzie szybkość jej ładowania. Ten, kto na nią trafi, nie będzie czekać zbyt długo. Jeżeli strona nie załaduje się szybko – opuści ją i przejdzie na inną (być może nawet do Twojej konkurencji!). 

Na koniec

Opcji promocji jest wiele – każdy musi dopasować strategię indywidualnie do specyfiki własnych klientów, a ci bywają różni, więc warto testować różne metody – życzę powodzenia!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

seventeen − seven =