część II
Mailingi i newslettery
Jako firma dbająca o stały kontakt z klientami – aktualnymi i tymi, których chcesz pozyskać, w swojej działalności komunikacyjnej i promocyjnej niejednokrotnie będziesz korzystać z mailingów i newsletterów. Wysyłając takie wiadomości musisz zadbać, aby dotarły one do adresatów, a nie wpadły do SPAMu. O uznaniu za spam obok filtrów antyspamowych decydują reakcje Twoich odbiorców. Zostaniesz uznany za spamera gdy co najmniej 2 na 1000 odbiorców Twojej wiadomości oznaczy ją jako spam.
Aby temu zapobiec wystarczy, jeżeli zapewnisz kilka ustawień i zabezpieczeń.
Jest to druga część artykułu, pierwsza znajduje się pod adresem https://blog.konektosmart.pl/twoja-poczta-firmowa-w-spamie-cz-i/
Właściwie przygotuj maila przeznaczonego do wysyłki masowej
Zacznijmy od Twojego adresu jako nadawcy i tematu wiadomości. Filtry antyspamowe ustawione w skrzynkach pocztowych Twoich potencjalnych odbiorców, mogą już na wstępie zinterpretować mail od Ciebie jako SPAM, gdy korzystać będziesz z adresu rozpoczynającego się od „noreply”. Do tej korespondencji warto wyznaczyć jeden, stały adres, który odbiorcom jednoznacznie kojarzyć się będzie z Twoim biurem. W czasach zalewania skrzynek pocztowych niechcianymi mailami jest większe prawdopodobieństwo, że ten od znanego nadawcy zostanie odczytany.
Ważne jest również odpowiednie sformułowanie tematu maila. Na pewno nie pomogą wyrażenia zapisane wielkimi literami, czy nagminne używanie znaków interpunkcyjnych (wykrzykników, znaków zapytania itp.). Tak zapisane tematy są bardzo często traktowane przez filtry antyspamowe jako wiadomości niechciane.
W dalszej korespondencji musisz też zadbać o odpowiednie przygotowanie elementów graficznych zamieszczonych w Twoich mailingach i newsletterach. Alternatywne opisy, które w nich zamieszczasz nie mogą być interpretowane przez filtry jako SPAM, czyli nie mogą zawierać określeń kojarzących się ze SPAMem (wygrałeś, za darmo, kup teraz, cenowa okazja, oferta ograniczona, itp.).
Jeżeli grafiki w tych wiadomościach mają zbyt duże rozmiary, może to być także przyczyną potraktowania maila jako SPAM.
Ważne są załączniki jakie dołączasz do swojej wiadomości. Szczególne pliki z rozszerzeniami interpretowanymi jako potencjalnie niebezpieczne dla odbiorców (np. *.exe, *.pdf czy *.zip). Załączniki takie nie powinny także być zbyt duże. Niektórzy providerzy poczty, czyli dostawcy usług pocztowych w Internecie, sami ograniczają wielkość załączników, ale nie wszyscy.
2. Dbaj o relacje z subskrybentami
Dobrą praktyką jest przesyłanie powitalnego maila kiedy użytkownik zapisze się na newsletter. W takim mailu przedstaw siebie i podaj treść planowanej korespondencji. Dzięki temu zapobiegniesz również sytuacji, w której odbiorca oznaczy Cię w kolejnej przesyłce jako spam, bo zapomniał, że zapisał się na Twój mailing. Wykorzystaj wiadomość powitalną i podziękuj nowemu subskrybentowi za zapisanie się – to od początku tworzy dobre relacje. W mailu powitalnym możesz też podać jak często będziesz przesyłać newslettery.
Oczywistym wydaje się to, że powinieneś wysyłać maile tylko do użytkowników, którzy wyrazili na to zgodę. Niby oczywiste, a jednak nie wszyscy o tym pamiętają. Nie dość, że użytkownik powinien taką zgodę wyrazić, to po zapisaniu się do newslettera ma prawo w każdej chwili z niego zrezygnować.
Brak linku do rezygnacji odbiorcy z subskrybowania danego newslettera może być również powodem sklasyfikowania poczty jako SPAM. Każdy subskrybent ma prawo do rezygnacji w dowolnej chwili, dlatego w mailu trzeba go o tym informować i zamieścić link umożliwiający podjęcie takich działań.
Ważne są też treści, a właściwie proporcjonalny ich dobór. Najlepiej gdy tworząc newletter przyjmiesz zasadę 4-1-1. Oznacza ona, że na każde 6 wiadomości 4 powinny być neutralne, 1- dotyczyć promocji miękkiej (np. zaproszenie na event) i 1 – promocji twardej (zakup towaru).
Systematyczna analiza potrzeb klientów i tego, co chcieliby znajdować w newsletterach pozwoli na ich lepsze planowanie i tworzenie z uwzględnieniem tych potrzeb. Newsletter nie służy do jednokierunkowej komunikacji – jest bardzo dobrym narzędziem za pośrednictwem którego możesz pytać użytkowników o to, co sądzą i czego potrzebują.
3. Zadbaj o swoją bazę adresową
Kolejnym ważnym czynnikiem zabezpieczenia Twojej firmowej poczty, kierowanej do odbiorcy grupowego, jest systematyczna weryfikacja bazy adresowej adresatów. Po pierwsze zadbaj o to, aby byli to aktualni i potencjalni Twoi klienci, a nie osoby przypadkowe, które nie oczekują oferty czy informacji z Twojego biura.
Rozgraniczenie powinno być też zastosowane w zależności od tego czy już współpracujesz z danym adresatem, czy masz dopiero taki zamiar. Nic bardziej nie irytuje, jak otrzymywanie propozycji współpracy od kontrahenta z którym ona już jest prowadzona.
Weryfikacja bazy adresowej powinna dotyczyć również jej aktualności. Jeśli w Twojej bazie znajduje się wiele kontaktów pozyskanych nie do końca legalnie, wśród nich mogą być tzw. „spamtrapy”, czyli nieistniejące adresy przez które zostaniesz uznany za spamera.
Tworząc bazę adresową nie myśl ilościowo tylko jakościowo. W tej pierwszej opcji może wyglądać, że lekceważysz swoich odbiorców, a po drugiej stronie nie są liczby, tylko użytkownicy. Jeżeli o tym zapomnisz nie nie dziw się, że zirytowany odbiorca maila kliknie w „Oznacz jako spam”.
4. Zadbaj o reputację IP i uwierzytelnienie swoich wiadomości
Wysoka reputacja nadawcy mailingu to nie tylko jego rozpoznawalność i dobra opinia wśród odbiorców. Reputacja IP wskazuje, jak postrzegają Cię operatorzy pocztowi. Dysponują oni bowiem wieloma narzędziami i mają wyspecjalizowane strategie do obrony przed spamerami. Każda firma – w tym i Twoje biuro – stopniowo buduje swoją reputację, systematycznie na to pracując. Im wyższa reputacja, tym większa szansa na to, że Twój mail dotrze do adresata.
Brak wysokiej reputacji może świadczyć między innymi o tym, że Twój adres IP dostał się na czarną listę RBL, a wysyłane przez Ciebie wiadomości często są oznaczane jako SPAM. Oprócz wysokiego poziomu nieistniejących lub uśpionych kont pocztowych w Twojej bazie adresowej, ma na to wpływ również liczba otwartych od Ciebie maili.
Filtry antyspamowe najpewniej uznają Twoją pocztę za SPAM, gdy adres nadawcy i odbiorcy będą identyczne lub gdy taka sama jest domena. W takiej sytuacji filtr może uznać za podejrzane, że wysyłasz mail do siebie. No bo właściwie w jakim celu miałbyś to robić? Możliwe, że Twój adres e-mail został przechwycony przez hakera i jest wykorzystywany wbrew Twojej woli.
Budowanie wysokiej reputacji to długotrwały i żmudny proces, a o osiągniętą pozycję trzeba dbać, by jej nie utracić.
Najważniejszym i najskuteczniejszym zabezpieczeniem wysyłanej poczty jest jednak uwierzytelnienie wiadomości. Jest to forma zabezpieczenia przed tym, aby nikt nie mógł podszywać się pod Twoją firmę i wysyłać wiadomości w Twoim imieniu. Ponadto uwierzytelnienie gwarantuje, że Twoja zabezpieczona przesyłka nie będzie uznana przez algorytmy antyspamowe za SPAM.
Jakie są sposoby uwierzytelniania i jak taki proces przeprowadzić – dowiesz się w cz. III.
A jeśli potrzebujesz pomocy lub porady w powyższych kwestiach, napisz do nas na kontakt@konektosmart.pl