Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wraz z wejściem w życie KSeF 2.0 wprowadzony zostanie nowy sposób komunikacji z systemem, a KonektoSmart będzie w pełni gotowy na te zmiany — z nowym buforem i dwoma trybami pracy: ręcznym i automatycznym.
Terminy wdrożenia KSeF
Kiedy KSeF 2.0 będzie obowiązkowy
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm o najwyższej sprzedaży w 2024 r. (powyżej 200 mln zł).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników.
Co to oznacza dla przedsiębiorców
- Od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy muszą wystawiać faktury w KSeF 2.0.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie wszystkie pozostałe firmy.
- Do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu związane z KSeF.
- Faktury VAT RR (od rolników ryczałtowych) do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF.
Ważne kroki przed startem
- 30 września 2025 r. – uruchomienie środowiska testowego API KSeF 2.0 (już dostępne; można prowadzić testy integracyjne).
- 1 listopada 2025 r. – start Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) do wnioskowania i pobierania certyfikatów KSeF.
- 3 listopada 2025 r. – dostępna testowa Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, aby zapoznać się z funkcjami systemu.
Start produkcyjny
- 1 lutego 2026 r. – udostępnienie wersji produkcyjnej KSeF 2.0 (dla realnego obrotu gospodarczego).
Od tego dnia podmioty objęte obowiązkiem według powyższego harmonogramu wystawiają faktury wyłącznie w KSeF.
Terminy wdrożenia KSeF 2.0 w KonektoSmart
- listopad 2025 wdrożenie KSeF 2.0 w wersji testowej
- styczeń 2026 udostępnienie wersji produkcyjnej KSeF 2.0
Jak aktualnie działa KSeF 1.0 w KonektoSmart?
Niektórzy z Państwa już korzystają z możliwości wysyłania i pobierania faktur z/do KSeF 1.0 . Jest to u nas możliwe od ponad półtora roku. Sposób w jaki to działa opisany jest u nas na blogu:
- https://blog.konektosmart.pl/ksef-generowanie-tokena/
- https://blog.konektosmart.pl/ksef-opis-funkcjonalnosci/
Jak będzie działał KSeF 2.0 w KonektoSmart ?
Mechanizm przekazywania dokumentów przez klienta pozostaje bez zmian — to on decyduje, które faktury powinny trafić do biura rachunkowego.
Dotychczas klienci samodzielnie dodawali je do systemu, a w przypadku KSeF proces będzie wyglądał podobnie: klient wybierze z pobranych z KSeF dokumentów te, które powinny zostać przekazane do biura w celu zaksięgowania.
Wraz z wersją KSeF 2.0 wprowadzamy jednak tzw. bufor pomiędzy KSeF a biurem rachunkowym, który usprawni przepływ danych i zwiększy bezpieczeństwo całego procesu.
System został zaprojektowany tak, aby korzystanie z KSeF było dla klientów maksymalnie intuicyjne i niemal niezauważalne — szczególnie w trybie automatycznym (o którym więcej poniżej).
W nowej odsłonie KonektoSmart będą dostępne dwa tryby pracy z KSeF: ręczny i automatyczny.
Wystawianie faktur (tryb „ręczny”)
- klient wystawia fakturę w KonektoSmart tak jak do tej pory i wciska przycisk Wyślij do KSeF – system na podstawie skonfigurowanych tokenów lub certyfikatów sam wszystko wysyła (odpowiedzialność za wysłanie w terminie faktury spada na klienta)
- W przypadku błędów w danych faktur KonektoSmart informuje klienta o problemach. A w przypadku niepowodzenia wysłania spowodowanych przez KSeF (zakładamy, że KSeF nie będzie za bardzo stabilny – na pewno na początku jak wszyscy zaczną wysyłać faktury a szczególnie pod koniec i na początku miesiąca) system ponawia wysyłkę wielokrotnie.
- Klient może pobrać UPO wciskając ikonkę Pobierz UPO
- Wszystkie te czynności mogą zostać wykonane również po stronie biura rachunkowego w imieniu klienta
Pobieranie faktur (tryb „ręczny”):
- klient wciska przycisk pobierz z KSeF – system automatycznie pobiera wszystkie faktury dla konkretnego, wybranego miesiąca
- po pobraniu dokumentów, klient będzie musiał je zatwierdzić, ewentualnie odrzucić tak aby biuro rachunkowe otrzymało faktury „przefiltrowane” i było pewne, że nie ma wśród nich faktur niepożądanych
- do każdego dokumentu klient i biuro rachunkowe może dodawać dowolną ilość komentarzy, może prowadzić dyskusję (mini chat) na temat dokumentu
- klient może dokonać również opisu każdej faktury z podziałem na stawki VAT lub pozycji na fakturze
- pobranie faktur z KSeF może zostać wykonane również po stronie biura rachunkowego w imieniu klienta
Wystawianie faktur (tryb „automatyczny”):
- klient wystawia fakturę w KonektoSmart tak jak do tej pory i wciska przycisk Wyślij do KSeF – jeśli po wystawienia faktury „zapomni” o wysyłce, system mu tym fakcie przypomni i ewentualnie zrobi to za niego (wcześnie będzie trzeba włączyć to za pomocą specjalnego przełącznika w ustawieniach)
- w przypadku niepowodzenia w wysyłce system wyśle powiadomienia do klienta i będzie próbował wysyłać faktury maksymalnie 25 razy po czym wyśle powiadomienie o tym fakcie
- system automatycznie pobierze UPO dla każdej wysłanej faktury
- dokumenty wysłane do KSeF będą automatycznie pokazywały się w panelu biura rachunkowego
Pobieranie faktur (tryb „automatyczny”):
- system automatycznie (2-3 razy dziennie) sprawdza czy są nowe dokumenty i je pobiera
- po pobraniu faktur system powiadamia klienta o obowiązku zatwierdzenia lub odrzucenia dokumentów (dla niektórych typowych faktur klient będzie mógł oznaczyć je jako zatwierdzane automatycznie)
- tylko zatwierdzone dokumenty będą pojawiać się w panelu biura rachunkowego (informacja o odrzuconych i niepotwierdzonych pojawi się również jako informacja nad listą faktur z możliwością ich podglądu)
Płatności, dokumenty spoza KSeF i wysyłka do kontrahentów
Import płatności odbywa się na podstawie numeru faktury w KSeF, co ułatwia i przyspiesza rozliczenia.
Faktury kosztowe spoza KSeF (np. zagraniczne) obsługujemy jak dotychczas – przez OCR.
Podgląd faktury z KSeF jest zgodny z dotychczasowym widokiem w KonektoSmart.
Wysyłka faktur do kontrahentów działa jak do tej pory, ale dodatkowo zawiera:
- link do faktury w KSeF,
- kod QR,
- załączniki poza KSeF (aby nie przesyłać ich przez system KSeF).
Przy filtrowaniu zakupów klient może oznaczyć dokument jako „do wyjaśnienia” i wysłać prośbę o doprecyzowanie do dostawcy.
