Windykacja w biurze rachunkowym cz. I

Jak odzyskać swoje należności

Twój klient nie płaci Ci na czas? Nie wiesz co w tej sytuacji zrobić? Jeśli współpracujesz z takimi klientami, to nie czekaj cierpliwie aż uregulują swoje zobowiązania. Dla dobra swojego biura jak najszybciej zacznij dochodzić zaległych należności. Im szybciej, tym lepiej, bo z większą szansą na skuteczność!

Jak odzyskiwanie wierzytelności przeprowadzić w praktyce? 

Zdecyduj się na ich windykację!

Nie myśl, że tylko Ty masz taki problem. Każdy przedsiębiorca wcześniej czy później zetknie się z brakiem wpłaty za którąś z faktur. Jeżeli nie jest ich wiele i płatność pojawi się na koncie po telefonicznym przypomnieniu, to jest dobrze. Gorzej gdy trafi na nierzetelnego kontrahenta i nawet sam kontakt z dłużnikiem jest problematyczny. Jeżeli nie można się skontaktować, to co dopiero myśleć o wyegzekwowaniu należności. Efektem tego jest najczęściej własne zadłużenie, bo przecież firma musi nadal jakoś funkcjonować.

Opóźnione płatności – jak to bywa w biurach…

Tak było i u Sylwii, od kilku lat właścicielki biura rachunkowego.

Odkąd Sylwia założyła biuro boryka się z problemem nierzetelnych klientów. Ten problem to nieustanne odkładanie regulowania zobowiązań wobec jej biura. Nie to żeby wszyscy jej klienci mieli takie opóźnienia lub nawet brak wpłat, ale jest kilku, którzy są bardzo irytujący.

Jest jeszcze inna strona tego problemu. Sylwia współpracuje z niektórymi od wielu lat i traktują się jak dobrzy znajomi. Upominanie się o zapłatę jest dla niej niezręczne. Jeszcze gotowi się obrazić i wypracowywane latami dobre relacje zostaną zniszczone. Cierpliwie wysłuchuje więc tłumaczeń i obietnic… i godzi się na regulowanie płatności po terminie… czasami grubo po terminie. Ma nawet takich “znajomych klientów” z którymi rozlicza się kwartalnie. 

Ale to nie wszystko. Były obietnice późniejszego uregulowania należności, a w kilku przypadkach Sylwia nie zobaczyła przelewu w ogóle. 

Jako właściciel biura rachunkowego dbający o jego reputację i rzetelny pracodawca, Sylwia musi płacić swoje podatki i składki ZUS, opłacać swoich pracowników, lokal w którym ma biuro, internet, telefony i ma wiele innych bieżących wydatków. Ze wszystkich zobowiązań chce się wywiązywać w terminie, ale z powodu tych opornych płatników nie zawsze udaje się jej zachować płynność finansową.

Ogólnie wiadomo, że właściciele biur rachunkowych często zgadzają się na prolongowanie płatności i w ogóle na regulowanie należności po terminie. To nieważne, że od biura klienci oczekują bardzo terminowych usług. W drugą stronę to jakoś nie działa.

Klienci biura najczęściej w pierwszej kolejności opłacają zobowiązania publiczne i prawne – podatki, ZUS, zobowiązania finansowe i pensje. Trudno dziwić się im, że mają akurat takie priorytety, ponieważ tam opóźnienia są dotkliwie karane. Zwykle usługi biura rachunkowego traktowane są jako te, które mogą jeszcze poczekać. Tym bardziej, że istnieje ogólne przekonanie, że biuro rachunkowe nie jest w stanie równie skutecznie dochodzić swoich należności. Do tego jeszcze powszechne przyzwolenie właścicieli biur na takie praktyki i mamy to co mamy. 

Doświadczyłeś takiej sytuacji i nie wiesz jak sobie z tym poradzić?

Musisz jednak wiedzieć, że nie jesteś bezbronny i masz do dyspozycji wiele różnych sposobów wywierania nacisku na dłużników. Możesz zacząć od próby zawarcia porozumienia, która skutkować będzie wyznaczeniem nowego terminu płatności. Możesz też zlecić windykację swoich należności.

Doprowadzenie do skutecznego odzyskiwania długu to często żmudny i złożony proces. Jak zatem on przebiega? Co to jest i na czym polega windykacja należności? Jak praktycznie się do niej zabrać?

Aby ani teraz, ani w przyszłości nie stanowiło to problemu w Twoim biurze, wskażemy Ci praktyczne i możliwie najlepsze rozwiązania. Dowiesz się też, jak podejmując współpracę z klientami odpowiednio zabezpieczyć się przed brakiem czy spóźnionymi płatnościami.

Zacznijmy od “dmuchania na zimne”, czyli od profilaktyki. Części problemów mógłbyś uniknąć zabezpieczając się przed nimi już na etapie podejmowania współpracy z klientem. 

Zabezpiecz swoje biuro rachunkowe!

W jaki sposób? Przede wszystkim sprawdzając w różnych źródłach wiarygodność klienta z którym będziesz współpracować, a następnie tak formułując postanowienia w zawieranej umowie, żeby klientowi nie opłacało się nie płacić Ci.

Weryfikacja klienta

Zacznij od sprawdzenia wypłacalności klienta.

Kiedy do Twojego biura rachunkowego zgłosi się potencjalny klient, najpierw dokładnie sprawdź w dostępnych źródłach czy jest on wypłacalny. W Internecie są takie miejsca, gdzie możesz tego dokonać i to za darmo.

Weryfikacja darmowa

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – w rejestrze tym oprócz danych firmy znajdziesz informacje o jej sytuacji finansowej, a przede wszystkim o ewentualnych zaległościach podatkowych, postępowaniu egzekucyjnym i o zabezpieczeniu majątku, gdy dojdzie do postępowania upadłościowego.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – tu podobnie jak w KRS znajdziesz wszystkie dane firm i spółek prowadzących działalność gospodarczą, informacje na temat ich kapitału i dokumenty finansowe.

Giełdy długów czyli Internetowe giełdy wierzytelności – są dostępne w Internecie. To informacje o niewypłacalnych klientach, którzy już są zadłużeni, a uzyskanie od nich należności jest w zasadzie niemożliwe. Wierzyciele na giełdzie długów poszukują chętnej firmy, która odkupi te długi. To szczególnie dobre dla Ciebie źródło informacji, dlatego na giełdę długów zaglądaj koniecznie.

Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości – to nowa wersja dotychczasowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, który działa od 1 lutego 2019 r. Zawiera informacje o postępowaniach restrukturyzacyjnych i upadłościowych. Znajdziesz tam również informacje o podmiotach wobec których sąd wydał orzeczenie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej i które biorą udział w postępowaniach.

Warto też, abyś posłuchał co o tym kliencie mówią Twoi znajomi.

Weryfikacja płatna

Jeżeli niewystarczające będzie skorzystanie z darmowych źródeł informacji, skorzystaj z tych odpłatnych. Lepiej zapłacić na wstępie niewielką kwotę, niż wpakować się w straty i szarpanie nerwów.

Krajowy Rejestr Długów (KRD) – ten rejestr prowadzi listę dłużników i informacje o ich sytuacji finansowej. Możesz skierować do rejestru zapytanie o swojego potencjalnego klienta, ale też zapytać o tego z którym już od jakiegoś czasu współpracujesz. Ile za to zapłacisz uzależnione jest od wybranej opcji. Możesz też korzystać z abonamentu. 

Biuro Informacji Gospodarczej (BIG) – to link do przykładowego, ale jest ich jeszcze kilka. Wszystkie działają na podobnej zasadzie. Tu gromadzone są informacje, które uzyskasz w zakresie wybranej przez siebie opcji. Od tego będzie też zależała opłata.

Odpowiednie zapisy w umowie

Zapisy w umowie z klientem powinieneś tak sformułować, aby zabezpieczyć swoje interesy i to zarówno w zakresie wykonywanych usług, jak i rozliczeń. Przede wszystkim określ w umowie wysokość wynagrodzenia z podaniem czy jest ono netto czy brutto oraz termin i sposób jego płatności. To bardzo ważne do ustalenia terminu jej wymagalności. 

W umowie powinna być też wskazana osoba do kontaktu i dane kontaktowe. Nie będziesz miał później problemu z przypomnieniem się o zaległej płatności (no chyba, że Twój klient tego kontaktu będzie unikał).

Koniecznie uwzględnij postanowienia, co będzie w przypadku ewentualnych późniejszych opóźnień płatności. No i oczywiście nie powinno zabraknąć zapisów o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy w razie braku płatności i odsetkach za nieterminowe ich regulowanie.

Przeanalizuj przykłady takich zapisów.

przykład 1

przykład 2

przykład 3

Jeżeli mleko już się wylało i klienci spóźniają się z płatnościami, nie pozostaje Ci nic innego jak samodzielnie lub z pomocą specjalistów przeprowadzić działania windykacyjne.

Na czym polega windykacja?

Każda płatność, która nie została uregulowana w terminie, może stać się przedmiotem działań windykacyjnych. Windykacja długów to różnorodne działania podejmowane w celu odzyskania należności. 

Jest ona jak najbardziej postępowaniem legalnym i zgodnym z prawem, gdy dochodzisz swoich należności. Musi jednak przebiegać w taki sposób, aby działania windykacyjne nie były sprzeczne z przepisami obowiązującego prawa. 

Windykacja może być prowadzona na różne sposoby, z uwagi na przedmiot windykowanych należności i terytorium. Z tego tytułu mamy do czynienia z windykacją: bankową, faktur, należności, długów, zagraniczną, osób prywatnych i firm.

W przypadku biura rachunkowego, obejmującego egzekwowanie wpłaty środków za wykonane usługi księgowo-kadrowe, skupimy się przede wszystkim na windykacji faktur.

Ze względu na sposoby i cel działań windykacyjnych wyróżniamy windykację:

• polubowną – to przekonanie dłużnika, aby spłacił swoje zobowiązania. W ramach tej windykacji prowadzi się różne działania negocjacyjne i mediacje z dłużnikiem. Są tu też działania zdalne i wezwania do zapłaty; 
• sądową – polegającą na złożeniu przeciwko dłużnikowi pozwu do sądu lub e-sądu; 
• komorniczą – obejmującą współpracę windykatora z komornikiem w celu odzyskania należności. Tu składany jest wniosek o  egzekucję z majątku dłużnika, a jeżeli to nie wystarczy, organizowana jest jego licytacja;
• karną – która jest stosowana gdy dłużnik celowo uchyla się od spłaty swojego zobowiązania lub dopuszcza się oszustw na szkodę wierzyciela.

Jeżeli weźmiemy pod uwagę sposób postępowania w relacjach wierzyciel → dłużnik, to wyróżniamy dwa rodzaje windykacji: 

• miękką – czyli polubowne formy odzyskiwania długów,
• twardą – stosowaną, gdy windykacja miękka nie była skuteczna.

Windykacja miękka

Pierwsza z tych windykacji wydaje się prosta do przeprowadzenia, ponieważ najczęściej ogranicza się do wykonania telefonu, przesłania pisma lub maila przypominającego o zadłużeniu. To niewłaściwe rozumowanie, chyba że dług powstał nieumyślnie i dłużnik nie uregulował należności, bo po prostu… zapomniał.

Postępowanie polubowne jest najlepszą metodą windykacji należności i to dla obu stron. Pozwala na odzyskanie pieniędzy bez zbędnych kosztów sądowych i komorniczych. Poza tym chroni Twojego dłużnika przed wpisem do rejestru dłużników i w konsekwencji zburzenia jego dobrego wizerunku. Skuteczne postępowanie polubowne dla wierzyciela, czyli dla Ciebie to przede wszystkim gwarancja szybkiego odzyskania należności. 

Windykacja twarda

W sytuacji bardziej skomplikowanej, gdy Twój dłużnik nie ma pieniędzy, albo nie wykazuje woli współpracy, konieczne jest przejście do windykacji twardej. Tu już działania są bardziej restrykcyjne i najczęściej polegają na wpisaniu nieuczciwego klienta do rejestru dłużników. W tym typie windykacji ma też miejsce postępowanie sądowe i wynikająca z niego egzekucja komornicza, która najczęściej obejmuje:

• zajęcie środków na rachunku bankowym,
• zajęcie nieruchomości i mienia ruchomego z firmy lub majątku dłużnika, 
• licytację.

Zakres obydwu rodzajów postępowania windykacyjnego determinuje kolejność podejmowanych działań. Oczywiście zacznij od polubownego załatwienia sprawy. 

I tu pojawia się problem, czy taką windykację lepiej zlecić firmie windykacyjnej, czy też zająć się nią we własnym zakresie.

Własna windykacja

To inaczej windykacja wewnętrzna. W tym przypadku działania windykacyjne poprowadzisz samodzielnie lub zlecisz je swoim pracownikom. 

Tak przeprowadzona windykacja może okazać się dla Ciebie tańszym rozwiązaniem, ale zwykle jest czasochłonna i kosztuje sporo nerwów. Nie gwarantuje Ci też skuteczności, a dodatkowo może popsuć Twoje dobre relacje z klientem, szczególnie gdy opóźnienie płatności było incydentalne i chwilowe.

Co możesz zrobić jako wierzyciel? 

Przede wszystkim zwróć się do kontrahenta z przypomnieniem, że ma zaległą fakturę, której termin płatności właśnie minął. Zrób to możliwie szybko, bo im szybciej, tym większe prawdopodobieństwo, że pieniądze jednak wpłyną na Twoje konto. 

Zacznij od kontaktu mailowego, a po kilku dniach, gdy nie ma odzewu – zadzwoń. Przypomnienie może mieć charakter bardziej bezpośredni, gdy podejmiesz negocjacje osobiste. Jeżeli Twój  kontrahent jest wypłacalny i ma zamiar nadal z Tobą współpracować, tyle najczęściej powinno wystarczyć. Twoje rozmowy z dłużnikiem mogą doprowadzić do ugody – np. wyznaczysz mu nowy termin płatności, rozłożysz wierzytelność na raty itp.

Ale rozmowy i napomnienia nie zawsze są skuteczne. 

Jakie inne narzędzia masz do dyspozycji? 

Do mniej dotkliwych będzie należało np. pozbawienie rabatów czy wykluczenie z programu lojalnościowego (jeżeli takie formy oferujesz). Bardziej dyscyplinujące dłużnika będzie na pewno zgłoszenie jego danych do Krajowego Rejestru Długów.

Wszystkie te działania to postępowanie przedsądowe. Musisz pamiętać, że w tym postępowaniu bardzo ważne jest dokumentowanie swoich działań podjętych w stosunku do dłużnika. Jest to niezbędne, gdy dochodzić będziesz zapłaty długu w sądzie. 

Tu jednak środki w ramach windykacji miękkiej się wyczerpują. Kończy się też działanie generujące nieznaczne koszty dla Twojego biura (przesyłek i rozmów telefonicznych itp.). 

Jeżeli nadal nie odzyskałeś długu, najlepiej skorzystaj z pomocy firmy windykacyjnej czy zaprzyjaźnionej lub poleconej kancelarii prawnej. W tym jednak przypadku musisz liczyć się już z kosztami. 

Windykacje mieszane

Wśród małych i średnich firm i największą popularnością cieszy się rozwiązanie mieszane. Na pierwszym etapie podejmujesz działania w ramach windykacji wewnętrznej, a dopiero wtedy, gdy samodzielna windykacja okaże się nieskuteczna, zwracasz się do firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. 

O tym, którą opcję wybrać powinieneś zdecydować dopiero po gruntownej analizie kosztów, jakie pociągnie ta windykacja. Musisz mieć świadomość, że każde działanie to jakiś koszt, więc może okazać się, że samodzielne zajmowanie się windykacją może Ci się po prostu nie opłacać.

Doświadczenia małych firm, które odzyskiwały należności, wskazują, że w ich przypadku bardziej skuteczne, a jednocześnie mniej kosztowne jest zlecenie windykacji firmie zewnętrznej. Zastanów się, czy to nie będzie dobre rozwiązanie także dla twojego biura.