Pandemia niewątpliwie nauczyła nas wszystkich elastycznego podejścia do rzeczywistości. Popchnęła do przodu całą branżę usług księgowych, która zmuszona była sięgnąć do rozwiązań nad którymi do niedawna jedynie się zastanawiała.
Patrząc na doniesienia chociażby z Niemiec i innych krajów, które walczą z kataklizmami widzimy, że pandemia, to nie jedyne co może nas niespodziewanie dotknąć i zburzyć latami budowany ład. Jak więc przygotować swoje biuro księgowe na trudne sytuacje i jakie korzyści może przynieść to długofalowo?
1. Nie uciekaj od nowych technologii
Dobrze wiemy, że księgowi żyją w ciągłej zmianie. Nowe przepisy, nowelizacje ustaw, tarcze – ani chwili spokoju. Nie ma się więc co dziwić, że kiedy w perspektywie jest wdrożenie nowego oprogramowania i nauczenie obsługi skomplikowanych programów, pierwsza reakcja nie jest pozytywna. Pomyśl jednak o tym z innej strony. Twoi klienci są w różnym wieku. Część z nich przyzwyczajona jest na przykład do komunikacji online za pomocą Zooma, czy innych programów do wideokonferencji. I będzie ich coraz więcej. Chodzi więc nie tylko o unowocześnienie pracy biura księgowego, a o dopasowanie się do klientów, którzy idą z duchem czasu. Zabiegany przedsiębiorca nie chce tracić czasu na dojazdy do biura, długie rozmowy telefoniczne czy szukanie w skrzynce mailowej niepoukładanych dokumentów. Będzie szukał biura, które ułatwi mu komunikację i usprawni również jego pracę. Dodatkowo da Ci to niezależność, bo jak pokazuje obecna pandemiczna sytuacja, firmy, które nie potrafią szybko reagować na zmiany, po prostu znikają z rynku.
2. Nie ograniczaj obszaru obsługi klienta
Chyba już wiesz, że zdalna praca w biurze księgowym jest realna. Przez co najmniej kilka miesięcy udawało się wszystkim obsługiwać klientów bezkontaktowo, rozwiązywać problemy online i wymieniać dokumenty bez wizyty w biurze księgowym. Teraz wystarczy poukładać to wszystko w konkretne wytyczne i procedury dla pracowników i klientów, co pozwoli Ci zatrudniać księgowych spoza Twojego rejonu i obsługiwać klientów z całej Polski.
Coś, co dla niektórych wydawało się wcześniej abstrakcyjne i trudne, zostało wymuszone na nas wszystkich i okazało się czymś, co da się okiełznać. Wiemy od naszych klientów, że to właśnie pandemia sprawiła, że zaczęli się rozwijać i myśleć w skali ogólnopolskiej, zaraz po tym jak przekonali się do narzędzi takich jak KonektoSmart. Nawet jeśli Twoi dotychczasowi, lokalni klienci na przykład zawieszą działalność z powodu trudnej sytuacji na rynku, Ty nadal możesz pozyskiwać klientów z innych obszarów i zachować niezależność.
A przypominasz sobie sytuacje, kiedy zbliżał się 20-sty, a klienci przyjeżdżali do biura ze stosem faktur na “ostatnią chwilę” i do tego przy okazji (jak już przyjechali), chcą wypić kawę i porozmawiać? Robota stoi, a Ty wysłuchujesz narzekań klienta na obecne przepisy, w głowie licząc nadgodziny, które przyjdzie Ci zrobić żeby wszystko rozliczyć na czas…
No właśnie, to są sytuacje, których dzięki obsłudze online da się uniknąć.
3. Dbaj o porządek pracy
Powiedzmy, że Twoi klienci przesyłają Ci dokumenty przez email i nie muszą przychodzić po to do biura. W porządku, jest to na pewno ważny krok w stronę usprawnienia pracy i przygotowania się na ewentualne trudne warunki.
Czy nie denerwuje Cię jednak, że ten sposób czasem generuje więcej chaosu niż to warte? Nie docierające wiadomości, maile lądujące w SPAMie, ciągłe szukanie załączników w starych mailach – można by wymieniać długo.
Jeśli już chcesz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, zrób to z głową.
Dzięki rozwiązaniom takim jak KonektoSmart, dokumenty są poukładane tematycznie, łatwe do przeszukiwania i dostępne 24/7. Klient może szybko zrobić zdjęcie dokumentu w aplikacji mobilnej i przesłać do biura. A kiedy dostarczy już wszystkie, może poinformować o tym biuro poprzez przycisk “Zamknij miesiąc”, który ma w swoim panelu. Również księgowi mogą przesyłać dokumenty swoim klientom poprzez platformę, więc wszystko jest w jednym miejscu. Koniec z zagubionymi mailami czy przeszukiwaniem setek wiadomości.
A co z wysyłką zestawień? Czy też masz tak, że część Twoich klientów chce comiesięczne zestawienia w formie maila, inni smsa, a jeszcze inni dzwonią, bo nie dotarła do nich wiadomość? A potem siedzisz cały dzień wysyłając osobno informacje wszystkimi kanałami, tracąc czas i nerwy. To również da się lepiej zorganizować, a nawet zautomatyzować. W KonektoSmart możesz jednym kliknięciem wysłać comiesięczne zestawienia do klientów poprzez email, sms i panel online. Klient ma dostęp do tych danych także przez aplikację mobilną i w każdej chwili może z nich skorzystać. A klient, który ma wszystkie dane pod ręką, również oszczędza czas na rozmowach i dojazdach do biura.
4. Nie dramatyzuj – automatyzuj!
Biuro księgowe, które chce być nowoczesne i niezależne, w końcu musi trafić na temat automatyzacji. I nie chodzi tu tylko o popularny od kilku lat OCR faktur.
Na pewno część Twoich klientów ma problemy z terminowymi opłatami i dostarczaniem dokumentów. Jak wiele czasu tracisz na pisanie do nich wiadomości i dzwonienie?
Nie mówiąc już o tym, że nie jest to zbyt przyjemne,w końcu musimy kogoś ponaglić i to na nas odbije się irytacja klienta. Dlatego w KonektoSmart przypomnienia o opłatach i wysyłce dokumentów wychodzą z systemu automatycznie. Zero kontaktu z klientem, nie musisz nawet pamiętać, aby to zrobić. W chaosie zmian i potrzeby dostosowania wielu obszarów pracy, akurat o ten nie musisz się martwić. To mniej pracy i więcej czasu na bardziej palące kwestie. Podobnie ze wspomnianą wcześniej wysyłką comiesięcznych zestawień do klientów.
5. Dbaj o work-life balance
Wiem, może to brzmieć jak tani slogan, który modnie jest teraz powtarzać, ale na pewno czujesz, że to zdanie ma jednak sens.Praca z domu ma niewątpliwie sporo plusów, nie tracimy czasu na dojazdy, można czasem popracować w pidżamie, a ulubioną kawę ma się zawsze pod ręką. Jednak może to wpływać również negatywnie, bo nie zauważamy nawet kiedy nasze godziny pracy robią się coraz dłuższe, a nadgodziny jakoś łatwiej idą w domu. Jeśli w tzw. międzyczasie robisz sobie przerwy, bo dziecko czegoś potrzebuje, albo chcesz zrobić coś w domu, Twój rytm dnia może zostać poważnie zaburzony. Z tego biorą się problemy ze snem, apatia, problemy z koncentracją. Również brak ludzi dookoła, jeśli wcześniej pracowaliśmy z biura, może wpływać źle na psychikę.
Warto wspomnieć też o mniejszej ilości ruchu, kiedy nie musimy biegać na autobus, a biurko mamy kilka metrów od łóżka. Nie będę wypisywać tu szeregu złotych rad, bo w sieci od początku pandemii pojawiło się takich wpisów tysiące, ale skłaniam Cię tylko do spojrzenia na to z innej strony. Bo jeśli w przyszłości znów będziemy zmuszeni do pozostania w domach i pracy zdalnej, pozytywne jak i negatywne skutki odczują wszyscy pracownicy Twojego biura księgowego. Warto więc pomyśleć jak nie stracić więzi wypracowanych przez lata codziennych spotkań i jak motywować siebie i innych do pracy, kiedy niepewność sytuacji przytłacza. Nieco inaczej ma się to kiedy chcesz wprowadzić pracę częściowo zdalną lub zatrudniać pracowników pracujących cały czas z domu, ale i tak ustalenie procedur i harmonogramów jest kluczowe, aby przepływ pracy nie był zaburzony.
6. Poszukaj wsparcia
Na pewno łatwiej przygotować się na niespodziewane, kiedy masz wsparcie w odpowiednim oprogramowaniu. Rozmawiamy często ze swoimi klientami i widzimy jak początkowy lęk przed nowością i trudnością w nauce nowego programu, szybko zmienia się w pozytywne zaskoczenie i niedowierzanie, jak łatwo i szybko można przystosować się do zmiany.
Integracja z programem księgowym, to tylko kilka minut, a czytelny i prosty panel pomaga szybko wdrożyć się w nowy rytm pracy. Nie czekaj aż będziesz “pod ścianą”, a sytuacja zmusi Cię do zrobienia kroku w przód, wystarczy, że zarejestrujesz się i całkowicie za darmo i bez zobowiązań przetestujesz przez miesiąc KonektoSmart. A kiedy znów staniesz przed wyzwaniem i sytuacja zmusi Cię do zmiany organizacji pracy, nie będzie to już tak wielkim problemem i nie zdestabilizuje pracy Twojego biura księgowego.
Dwie strony medalu
Można by długo rozważać na temat pracy zdalnej i niezależności biura, jednak na koniec pokuszę się o krótkie podsumowanie plusów i minusów takiej pracy:
| Minusy | Plusy |
| trudniej budować więzi między pracownikami i klientami konieczność poświęcenia czasu na naukę nowych programów trzeba dać sobie czas na wdrożenie nowych procedur i przyzwyczajenie do nich pracowników i klientów początkowo może spowodować to wzrost kosztów | możliwość rozszerzenia działalności na cały kraj bycie konkurencyjnym w porównaniu do “tradycyjnych” biur księgowych niższe koszty w przypadku pracy w pełni zdalnej, brak opłat za biuro, parkingi, dojazdy itd. oszczędność czasu w komunikacji z klientem lepsza organizacja pracy i transparentność działań |
