…i sposoby jak sobie z nimi radzić
Prowadzenie księgowości na każdym kroku wymaga analitycznego myślenia, szczegółowości i terminowości. W działalności usługowej biur rachunkowych są jednak sytuacje, gdy popełniony zostanie błąd. Poznaj najczęściej występujące błędy biura rachunkowego. To pozwoli Ci na wcześniejsze podjęcie właściwych działań, aby zapobiegać takim sytuacjom.
Największą zmorą przedsiębiorców są wszelkie rozliczenia, załatwianie spraw w urzędach – szczególnie w ZUS-ie i kontakty z urzędem skarbowym. Do tego często zmieniające się przepisy i tak mało lubiana przez większość papierologia! Szefowie małych firm mogą sami zajmować się tymi sprawami, tylko czy wystarczy im jeszcze czasu i sił na prowadzenie biznesu? A poza tym, to wcale nie jest takie łatwe!
Biuro rachunkowe – obsługa księgowa przez specjalistów
Lepiej, gdy sprawami księgowymi zajmą się specjaliści. A takich specjalistów przedsiębiorca znajdzie w biurze rachunkowym. Jeżeli przekaże odpowiedzialność za prowadzenie księgowości do biura, to w pełni może zająć się swoim biznesem. To bardzo dobre rozwiązanie szczególnie dla małych i średnich firm, bo generujące niższe koszty w porównaniu z księgową na etacie. Przedsiębiorca, zawierając umowę z biurem rachunkowym, zwykle czuje się zabezpieczony, ponieważ jego księgowość została powierzona profesjonalistom.
I tak najczęściej się dzieje.
W Polsce 65% małych i średnich firm obsługiwana jest przez biura rachunkowe. Przedsiębiorca powierza zewnętrznej księgowości bardzo ważny obszar swojej firmy. To wyjątkowa współpraca, bo od właściwych decyzji finansowych zależą jej losy i rozwój. Zaufanie przedsiębiorcy do biura jest tu niezmiernie ważne, aby takie partnerstwo nie zakończyło się problemami, do których mogą doprowadzić błędy popełniane przez księgowego.
A że te problemy zdarzają się i to wcale nierzadko, można przekonać się, analizując skargi na działalność biur rachunkowych wpływające do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Jeżeli nie chcesz, aby Twoje biuro znalazło się w tym niechlubnym gronie, zapoznaj się z najczęstszymi błędami popełnianymi przez pracowników biur rachunkowych i poznaj sposoby jak im zapobiec. Niech Twoi klienci poczują się bezpiecznie, a Ty zapewnisz komfort pracy sobie i wszystkim swoim pracownikom.
Czego dotyczą błędy biura rachunkowego?
1. Uprawnienia i przygotowanie merytoryczne
…a raczej ich brak.
Od 10 sierpnia 2014 r. biuro rachunkowe może założyć każdy, kto jest niekarany, ma pełną zdolność do czynności prawnych i posiada polisę OC. I to wszystko – nie trzeba mieć do tego żadnego certyfikatu.
Przeczytasz o tym w artykule Jak założyć biuro rachunkowe?
W tym czasie pojawiły się biura, w których pracownicy nie zawsze wykazywali się odpowiednim przygotowaniem merytorycznym, a niekiedy nawet takie bez wymaganych uprawnień. Te praktyki najczęściej podyktowane były ograniczaniem kosztów, a konsekwencją tego było zatrudnianie osób bez kwalifikacji i doświadczenia.
Zweryfikuj jak najszybciej kwalifikacje swoich pracowników i ich faktyczne kompetencje księgowe. Zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych księgowych i dodatkowo posiadających doświadczenie, potraktuj jak inwestycję, a nie jako koszt.
Dlaczego warto? Przy bardziej skomplikowanych operacjach sama umiejętność wpisywania kwot nie wystarczy. Te czynności można zautomatyzować właściwie dobranym oprogramowaniem i nie wymagają one zaangażowania księgowego. Wystarczy, że będzie on te czynności monitorował. Kompetencje księgowego wykorzystasz w innym obszarze, ale o tym przeczytasz w dalszej części.
2. Niewłaściwa polisa OC
Chociaż wymóg posiadania polisy OC nadal jest konieczny, zdarza się, że biuro jej nie posiada. Ty jako odpowiedzialny właściciel biura na pewno ją masz. Przeanalizuj tylko na jaką kwotę opiewa polisa ubezpieczeniowa Twojego biura. Jest to szczególnie istotne, gdy biuro księguje transakcje na bardzo wysokie kwoty. Ustal zatem, czy minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia jest wystarczająca, aby w razie czego pokryć łączne kwoty wynikające z błędów popełnionych przy księgowaniach przez Twoje biuro. Dobrze, gdy biuro objęte jest umową ubezpieczenia OC na kwotę wyższą niż minimalna.
Jeżeli Twoja umowa OC zawarta była już dawno i jest niewystarczająca, może właśnie teraz jest czas by ją zmienić.
3. Brak doskonalenia zawodowego pracowników
W gąszczu i zawiłościach obowiązujących przepisów i w czasie gdy zmieniają się one niemal z przysłowiową prędkością światła, księgowy ma być dla przedsiębiorcy przede wszystkim doradcą. Taka jest obecnie jego rola, dostosowana do zmieniającej się rzeczywistości.
Często trzeba podjąć stosowne decyzje i rozwiązać złożone lub indywidualnie występujące problemy. A że jest ich coraz więcej – możesz się przekonać, przeglądając fora internetowe z prośbami o rady, jak zinterpretować różne sytuacje i zapisy prawne.
Tu rozwiązanie jest tylko jedno. Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy musicie z zaangażowaniem przyjąć na siebie tę nową rolę i zmienić nastawienie do klienta. W tym celu należy śledzić wszystkie zmiany prawa, analizować ich interpretację i konsultować niejasności ze specjalistami.
Dobrze, gdy uczestniczyć będziecie w wymianie doświadczeń w ramach grup specjalistycznych na FB i na forach tematycznych. Tam możecie pytać i dzielić się własną wiedzą.
Wskazane jest też kształcenie ustawiczne wszystkich pracowników, czyli systematyczny ich udział w szkoleniach, webinarach, a może i w dłuższych formach doskonalenia – np. studiach podyplomowych. Nie zapomnij również o prenumeracie fachowej prasy. Omawiane są w niej różne ciekawe i nowe zagadnienia.
Chociaż doskonalenie i literatura fachowa to dość kosztowne inwestycje, nie oszczędzaj na nich. Nie warto!
Pamiętaj – dobre biuro to wykształceni i kompetentni pracownicy, a ci swoje kompetencje muszą podnosić cały czas!
4. Utrudniona komunikacja z klientami
Tu pojawia się jeszcze jeden problem – jak szybko i skutecznie poinformować przedsiębiorcę o wprowadzonych zmianach, szczególnie gdy nakładają one na niego inne dokumentowanie działań i zmiany terminów. Indywidualny kontakt z każdym to sporo czasu i wysiłku. A przecież ten czas można byłoby spożytkować efektywniej np. na analizy zmian i ich interpretacje.
Jak usprawnić takie zadanie? W prosty sposób – z wykorzystaniem korespondencji seryjnej lub odpowiednio opracowanego rozwiązania systemowego, które takie działania umożliwi. Dobrze jeszcze, gdy po wysłaniu wiadomości pracownik biura otrzyma informację zwrotną, że dotarła ona do adresata.
Aby to zagwarantować, wspomagaj swoją pracę systemem informatycznym, który posiada opcję grupowego przesyłania wiadomości. Wtedy jednym kliknięciem dotrzesz do wielu odbiorców. No i pomyśl, ile znów zaoszczędzisz czasu – swojego i pracowników biura.
Więcej propozycji znajdziesz w artykule Jak poprawić komunikację z klientami biura rachunkowego?
5. Stawianie na ilość, a nie na jakość
Zdobywanie klientów to dla biura rachunkowego bardzo ważne zadanie. W końcu to też firma i liczy się jej wynik finansowy, a każdy klient to pieniądze. Musisz jednak zastanowić się, ilu Twoje biuro jest w stanie rzetelnie obsłużyć. Natłok spraw, dokumentacji księgowej i terminowych działań, nie może rzutować na ich terminowość i poprawność.
Jeżeli biuro ma zbyt wielu klientów, księgowi pracują w pocie czoła. A co się z tym wiąże? Nie mają czasu na wnikliwą analizę niektórych problemów, nie mówiąc już o konsultacjach w trudnych, nietuzinkowych sprawach, czy skrupulatnym sprawdzeniu poprawności przeprowadzonych księgowań.
Konsekwencje nietrudno sobie wyobrazić. Najczęściej, będzie to błędnie wyliczony podatek, albo deklaracja przesłana z opóźnieniem – czyli kolejne błędy biura rachunkowego.
Eliminowanie tego problemu trzeba rozpocząć od optymalizacji liczby klientów biura. Poza tym, doskonałym antidotum na tego typu problemy, będzie wspomniana już wcześniej automatyzacja rutynowych, często czasochłonnych czynności.
Pomyśl, ile czasu zaoszczędzisz, gdy dane będą automatycznie pobierane z zewnętrznych źródeł i jeszcze dodatkowo systematycznie aktualizowane, bez udziału księgowego? Jeżeli zdecydujesz się na to rozwiązanie, automatycznie będą też generowane i przesyłane zestawienia. Czas przeznaczony na te czynności możesz poświęcić na coś innego lub… kolejnemu klientowi.
Zawsze jednak to nie ilość, a jakość powinna być priorytetem. I oby w Twoim biurze nigdy nie doszło do sytuacji, że JAKOŚĆ przemieni się w JAKOŚ… (to będzie).
6. Braki w dokumentach
Błędy biura rachunkowego nie zawsze wynikają z opieszałości i zaniedbań leżących tylko po jego stronie. Właściwa współpraca z klientem i terminowe dostarczanie wszystkich dokumentów to przysłowiowa połowa sukcesu.
Czy nie zdarzyło Ci się przeprowadzić rozmowy z klientem w stylu:
- Panie Zygmuncie jest już 20., a nie otrzymałam jeszcze faktur od pana.
- Oj pani Aniu, Przyniosę w poniedziałek, bo jestem na wczasach.
Brzmi znajomo?
Zawsze znajdzie się taki klient, który jest na wczasach, żaglach, nartach, czy nurkuje i nie może dostarczyć swoich dokumentów na czas. A potem pośpiech i wszystko robione na ostatnią chwilę. Nie masz wtedy czasu na ponowne sprawdzenie poprawności zaksięgowanych zdarzeń i o pomyłkę nietrudno.
Mówimy tu o wszystkich dokumentach, nie tylko o fakturach, a często zdarza się, że przedsiębiorcy o tym zapominają, lub nie bardzo rozumieją taką potrzebę. Przekazują do biura jedynie faktury, a inne dokumenty… najspokojniej leżą sobie w firmie.
Obojętnie co myśli klient, te dokumenty (np. wszelkie umowy) są w biurze potrzebne. Mają wpływ na rejestrację zdarzeń gospodarczych w księgach, a ich kopie to wymagane przepisami dowody rzeczowe.
I jeszcze jedna, bardzo typowa sytuacja z brakiem dokumentów. Z tą tylko różnicą, że tym razem klient dokumenty dostarczył, ale… gdzieś się zapodziały. Na poparcie tego przytoczę wypowiedź jednego z klientów biura – określmy go Panem X
„Na porządku dziennym księgowe gubią dokumenty. Przynajmniej ja się z tym spotykam. Zanoszę dokumenty do biura, a później księgowa twierdzi, że nie zostały zaksięgowane, bo ich nie dostarczyłem”.
Wcześniej czy później w wielu biurach tak właśnie się zdarzy. A można tego uniknąć. Jak? Może wystarczyłoby usprawnić ich przekazywanie. Nie byłoby wtedy problemu, że klient zapomniał coś przywieźć, albo nie miał czasu wykonać kopii. Nie byłoby też obaw, że dokument zaginie.
Dokumenty w wersji cyfrowej
Wyobraź sobie takie rozwiązanie, że wszystkie dokumenty docierają do Twojego biura na czas i jeszcze dodatkowo są w wersji elektronicznej. Pomijając już fakt proekologicznej wizytówki Twojego biura, masz wszystko bez opóźnień i zdigitalizowane. Nic nie ginie, żaden dokument nie zawieruszy się, biurka nie uginają się pod stertami papierów, a Ty nie musisz składać zamówienia na kolejne regały i segregatory.
Już widzisz jakie to wspaniałe!
I takie rozwiązanie jest możliwe, kiedy zdecydujesz się na narzędzia systemowe wspomagające pracę biura. Jedną z opcji jest mianowicie możliwość przesyłania dokumentów w wersji cyfrowej: jako plik, skan lub zdjęcie. I to możliwość wysyłania z dowolnego urządzenia cyfrowego i z telefonu, no i oczywiście z dowolnego miejsca.
7. Brak dostępu klienta do dokumentów firmy
Można by sobie zadać pytanie, jak to wpływa na błędy biura rachunkowego i jaki ma z nimi związek. Otóż ma i to spory. A wszystko dlatego, że klienci niejednokrotnie potrzebują wglądu do archiwalnych dokumentów swojej firmy. I o odszukanie tych dokumentów proszą księgowego. Oczywiście jak każde zlecenie i to zostanie wykonane, tylko zwykle jakiś czas trwa – i to wcale nie chwilę.
Księgowy odrywa się od wykonywanej pracy po to, aby przeszukać stertę dokumentów. Dobrze, gdy ma ich wersję elektroniczną, to wtedy przeszukuje zasoby na dysku. Ale to nadal trwa i powoduje nieefektywność.
Jeżeli klient samodzielnie mógłby te dokumenty przeglądać, to kolejny element oszczędności czasu i potencjału księgowego. Gdyby jeszcze taka opcja była dostępna przez 7 dni w tygodniu i 24 h na dobę, a dodatkowo możliwa do realizacji z każdego, dowolnego miejsca – to już absolutnie pełnia szczęścia, i dla klienta i dla biura.
Technologia komputerowa i powszechny dostęp do internetu stwarzają taką możliwość. W trosce biura rachunkowego jest jedynie umożliwienie bezpiecznego dostępu do zasobów. A taki bezpieczny dostęp można zapewnić w odpowiednio skonstruowanym systemie informatycznym, wspomagającym biuro.
Odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego
„Tak długo, jak jesteśmy ludźmi, będziemy się mylić.” – twierdzi japoński pisarz Haruki Murakami i trudno z tym stwierdzeniem się nie zgodzić. Prowadząc biuro rachunkowe, musisz jednak dołożyć wszelkich starań, aby w Twoim biurze nie stało się to normą. Nie ma nic gorszego, jak błędy biura rachunkowego, którym można było zapobiec. Co prawda, za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych odpowiada przedsiębiorca i w przypadku jakichkolwiek niezgodności, organy skarbowe pociągną do odpowiedzialności właśnie podatnika, ale to nie znaczy, że konsekwencje na tym się kończą. W takiej sytuacji Ty także ich doświadczysz.
Jak to możliwe?
Biuro rachunkowe może zostać pociągnięte przez przedsiębiorcę do odpowiedzialności cywilnej, ale reputacja biura też jest ważna. Profesjonalne biuro rachunkowe bierze pełną odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości zgodnie z aktualnym prawem. I tu ważna jest polisa ubezpieczeniowa, o której mowa była na początku.
Lepiej zapobiegać niż leczyć
Medyczne stwierdzenie, ale ma zastosowanie i w funkcjonowaniu biur księgowych. Przy omawianiu zagadnienia odpowiedzialności za błędy biura założyłam czarny scenariusz, że miały one miejsce. Wcale tak być jednak nie musi i oby Twoje biuro tego nie doświadczyło, ale samo nic się nie zrobi. Aby tak się nie zadziało, musisz podjąć odpowiednie działania.
Jakie?
Przede wszystkim profilaktyka, czyli zabezpieczenie biura odpowiednim systemem wspomagającym. Takim systemem jest KonektoSmart
Z platformą KonektoSmart:
- zautomatyzujesz rutynowe czynności księgowe,
- automatycznie pobierzesz dane z zewnętrznych programów księgowych,
- automatycznie przeprowadzisz aktualizacje danych,
- wygenerujesz i prześlesz wymagane zestawienia,
- usprawnisz komunikację z klientami,
- zapewnisz klientom możliwość przesyłania dokumentów w wersji cyfrowej,
- umożliwisz klientom stały wgląd w bieżące i archiwalne dokumenty firmy.
Te funkcje KonektoSmart odpowiadają przede wszystkim na wymienione w artykule błędy biur rachunkowych. Na tym ich katalog się nie kończy – jest ich więcej, a każda to odpowiedź na potrzeby biur rachunkowych i ich klientów.
O pozostałych usprawnieniach z KonektoSmart możesz przeczytać w artykule Jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym dzięki KonektoSmart?
Zarejestruj się i sprawdź KonektoSmart przez miesiąc za darmo!
Wypróbuj za darmo przez miesiąc
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania
