Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe i jak to zrobić?

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to bardzo ważny krok w działalności firmy. Niejednokrotnie dokonując go po raz pierwszy, nie zwróciłeś uwagi na wiele aspektów, które później utrudniają waszą współpracę. Doświadczenia w prowadzeniu firmy i we współpracy z biurem uwypukliły też Twoje oczekiwania. Bywa również, że wcześniej dobrze działające biuro zaczyna Ci nie wystarczać, bo po prostu nie rozwija się i nie podnosi standardu swoich usług. Wtedy warto zastanowić się, czy nie czas na zmianę biura rachunkowego.

Sygnały wskazujące, że pora na zmianę

Kiedy warto wziąć pod rozwagę zmianę biura? Przeanalizujmy sytuacje, które na to wskazują.

1. Nie uzyskujesz bieżących informacji o stanie finansów Twojej firmy

O tym, że jest to spory problem, nie trzeba przekonywać nikogo, kto prowadzi firmę. I nie ma tu znaczenia wielkość biznesu – w każdym właściciel musi na bieżąco wiedzieć, jaki jest stan finansów jego firmy. Tylko taka, systematycznie aktualizowana wiedza pozwoli na podejmowanie trafnych decyzji i działań. To również niezbędna wiedza do planowania i rozwoju firmy. Jeżeli biuro rachunkowe nie przekazuje Ci na bieżąco tych informacji, często działasz w nieświadomości i nieefektywnie, a dysponowanie środkami jest bardzo utrudnione. 

2. Nie otrzymujesz aktualnych informacji o wysokości podatku i składkach ZUS

Każdy musi wiedzieć, ile wynoszą jego zobowiązania i kiedy ma je uregulować. Przedsiębiorca też, dlatego z odpowiednim wyprzedzeniem musi mieć informację o składkach ZUS, kwocie podatku i terminach ich płatności. Te informacje uzyskuje od swojego księgowego (swojej księgowej). Jeżeli ich przepływ jest zaburzony, nieterminowy czy niekompletny, pojawia się problem z płatnościami i terminowością zobowiązań finansowych. Konsekwencje są tu bardzo dotkliwe.

Dużą niedogodnością jest, gdy po dane w tej i poprzedniej sytuacji musisz każdorazowo dzwonić do księgowego(j). To znacznie obciąża Twoje bieżące działania, a konieczność pamiętania o terminach może być bardzo stresująca.

3. Nie masz stałego dostępu do swoich dokumentów

Prawdopodobnie, gdy zgłosisz księgowemu potrzebę uzyskania wglądu do określonego dokumentu lub jego kopii, taki dokument wcześniej czy później uzyskasz. No właśnie – musisz w tej sprawie skomunikować się telefonicznie, mailem lub osobiście ze swoim księgowym, a później odebrać przygotowany dokument. To pochłonie sporo Twojego czasu, a i księgowy nie zawsze może “od ręki” go przygotować.

Brak bezpośredniego dostępu do dokumentów firmy znacznie komplikuje dobrą organizację pracy i bieżące monitorowanie stanu finansów oraz ich płynność. Spowalnia też działania przedsiębiorcy, gdy dokumenty takie trzeba przedłożyć przy załatwianiu spraw w banku, urzędzie, sklepie, czy w kontaktach z kontrahentami.

4. Nie masz możliwości przekazywania dokumentów do biura przez Internet

Osobiste dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego bywa bardzo uciążliwe, kosztowne i czasochłonne. Dojazd, często przez pół miasta (nawet kilka razy w miesiącu), stanie w korkach, czy szukanie miejsca do zaparkowania – to prawdziwa zmora przedsiębiorców. Do tego ta “wątpliwa przyjemność” sporo kosztuje, bo obok kosztów dojazdu są też koszty Twojego zmarnowanego czasu. O nerwach już nie wspomnę.

Takie biuro rachunkowe to prawdziwy usługowy skansen. Jeżeli biuro nie proponuje innych, wygodniejszych rozwiązań, klienci ceniący sobie swój czas i udogodnienia szybko zakończą z nim współpracę.

5. Dokumenty giną i nie można ich odnaleźć

To prawdziwa zmora, zarówno księgowych, jak i ich klientów. Dotyka jednak tych biur, w których dokumenty gromadzone są w wersji papierowej. Wpinanie kolejnej faktury do segregatora niejednokrotnie kończy się pomyłką – faktura zostaje wpięta nie tam, gdzie powinna. Poszukiwanie w gąszczu innych dokumentów tej zagubionej, często powoduje kryzys na linii księgowy ↔ klient. Dobrze, gdy dokument zostanie odnaleziony lub można uzyskać i dostarczyć jego kopię – gorzej, gdy jest to niemożliwe.

Nieobce mogą być też sytuacje, gdy na czas dostarczysz wszystkie dokumenty, a później okazuje się, że ich w biurze nie ma. Mało tego, księgowy(a) z uporem twierdzi, że tych dokumentów nie otrzymał(a). Jeżeli do tego dochodzi jeszcze brak zaksięgowania zaginionej faktury, to jako przedsiębiorca masz spory problem.

6. Komunikacja z księgowym nie spełnia Twoich oczekiwań

Jeżeli Twoja komunikacja z biurem jest utrudniona i do tego mało efektywna, to nie wróży waszej współpracy świetlanej przyszłości. Klient biura rachunkowego oczekuje najczęściej, aby jego kontakt z księgowym(ą) przyniósł zamierzone efekty. Wielokrotne, bezskuteczne dzwonienie do biura lub długie wyczekiwanie odpowiedzi na e-maila, może w końcu niejednego zirytować.

Nie zawsze też  odpowiedzi udzielone przez księgowego są konkretne i zgodne z aktualnym stanem prawnym. Bywa też, że księgowy(a) nie informuje Cię o możliwościach pozwalających obniżyć podatki.

7. Księgowy(a) nie ma dla Ciebie czasu

Zapewne jak każdy klient, oczekujesz, aby niezwłocznie zajęto się Twoją sprawą. Chcesz także uzyskać merytoryczną odpowiedź na pytania związane z finansami i ich aktualnym stanem prawnym oraz mieć wsparcie w rozwiązywaniu problemów finansowych swojej firmy. Po prostu – oczekujesz aby księgowy miał dla Ciebie czas i pomógł Ci wtedy, gdy tego potrzebujesz. W tradycyjnych biurach jest to trudne. Jeżeli księgowy(a) mrówczo wklepuje ogromne ilości danych, ciągle przekłada papiery w segregatorach i odpowiada na setki telefonów – to nie ma dla Ciebie czasu.

Czas na zmianę biura rachunkowego!

Jeśli masz do czynienia z którąś z tych sytuacji, czujesz dyskomfort i dotychczasowa współpraca z biurem rachunkowym nie spełnia Twoich oczekiwań – to najwyższy czas na zmianę biura!  

Kiedy i jak to zrobić?

Najlepszym okresem na taką zmianę jest przełom grudnia i stycznia. Najlepszym, ale nie jedynym, bo podjęcia współpracy z innym biurem możesz dokonać w dowolnym czasie. Przepisy prawa nie określają terminu takiej zmiany. Pamiętaj jednak, że nie można tego przeprowadzić z dnia na dzień. Zmiana wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania. Księgowy, z którym chcesz się rozstać, musi przygotować i przekazać Ci wszystkie dokumenty, a ten, z którym zamierzasz rozpocząć współpracę – zapoznać się z nimi. 

Jeżeli zdecydujesz się na zmianę biura rachunkowego na początku stycznia, czyli po zakończeniu roku obrotowego, musisz dodatkowo ustalić, kto sporządzi roczne sprawozdanie finansowe.

8 kroków przy zmianie biura rachunkowego

Aby przy zmianie biura rachunkowego obsługa księgowa Twojej firmy prowadzona była płynnie i bez zakłóceń, przeprowadź zmianę w tych 8 krokach:

1. Wyszukaj nowe biuro rachunkowe, które będzie spełniało Twoje oczekiwania.
2. Podpisz umowę na świadczenie usług księgowych z nowym biurem. Nowa umowa powinna wchodzić w życie w kolejnym dniu po rozwiązaniu poprzedniej.
3. Wypowiedz umowę z poprzednim biurem. Sprawdź dokładnie, jaki okres wypowiedzenia ustaliliście w umowie.
4. Zaktualizuj wpis do CEiDG. Możesz to zrobić w sposób tradycyjny w urzędzie lub przez Internet – w formularzu wpisz nazwę i NIP biura rachunkowego, miejsce przechowywania dokumentów i datę, od kiedy obowiązuje umowa z nowym biurem rachunkowym.
5. Podpisz upoważnienie do reprezentowania Cię przez nowe biuro w urzędach.
6. Przekaż do nowego biura wszystkie dokumenty rejestrowe Twojej firmy – NIP REGON, KRS, umowy.
7. Odbierz wszystkie dokumenty księgowe z poprzedniego biura.
8. Przekaż te dokumenty do nowego biura rachunkowego.

Jakiego biura szukać?

Przede wszystkim ustal swoje oczekiwania i szukaj biura, które będzie miało to, czego nie było w Twoim poprzednim biurze. Zwróć też uwagę, aby w ofercie nowego biura wyeliminowane zostały rozwiązania, które w poprzednim biurze irytowały Cię i niekorzystnie wpływały na Waszą współpracę.

W artykule na naszym blogu przeczytaj – Czego klienci oczekują od biura księgowego? Być może tekst ten będzie drogowskazem dla Twoich poszukiwań. 

Podpowiadamy też dobre i skuteczne rozwiązania, będące odpowiedzią na wcześniej przedstawione niedogodności we współpracy z biurem rachunkowym.

Nowe biuro powinno być przede wszystkim nowoczesne i ułatwiające życie swoim klientom. W takim nowoczesnym biurze organizacja współpracy z przedsiębiorcą musi uwzględniać działania oparte na nowych technologiach i rozwiązaniach systemowych, bo nowe technologie to przyszłość usług księgowych. Na odpowiednim poziomie powinien być również standard oferowanych usług. W dzisiejszych czasach to podstawa.

Na jakie biuro warto postawić?

Na takie, w którym księgowy(a) ma dla mnie czas i profesjonalnie zajmie się optymalizacją kosztów i podatków mojej firmy. W końcu każdy chciałby, aby te były jak najmniejsze. Warto postawić też na biuro, które w swojej ofercie ma rozwiązania systemowe i ułatwiające obsługę klientów. 

Zdecydowanie usługi nowego biura rachunkowego, które warto wziąć pod uwagę to:

1. Bieżąca informacja o stanie finansów firmy

Zdecydowanie szukaj takiego biura, które będzie systematycznie przesyłać Ci informacje na ten temat. Przecież, aby dobrze zarządzać firmą, musisz na bieżąco monitorować swoje dochody i zobowiązania finansowe. Najlepiej, gdy biuro działa tu w sposób systemowy i w określonym terminie automatycznie taka informacja jest do Ciebie przesyłana. Oczywiście bez konieczności wcześniejszego kierowania do biura zapytań. To klarowne i oszczędzające Twój czas rozwiązanie.

2. Automatyczne przesyłanie informacji o wysokości podatku i składkach ZUS

Zobowiązania wobec ZUS-u i Urzędu Skarbowego muszą być zawsze przekazywane terminowo i w wymaganej wysokości. O konsekwencjach opóźnień lub niewłaściwie przekazanych kwot wie każdy przedsiębiorca, i to na nim spoczywa odpowiedzialność za te zobowiązania. Szukaj zatem biura, które będzie Cię automatycznie i z odpowiednim wyprzedzeniem informować o wysokości składki ZUS, czy podatku. Do takiej wiadomości biuro powinno koniecznie załączać też informację z terminem płatności tych zobowiązań. Jeżeli informacje te będą przesyłane automatycznie poprzez system wspomagający, nie musisz obawiać się, że księgowy(a) zapomni Ci je na czas przekazać.

3. Możliwość przekazywania dokumentów do biura przez Internet

Obok oszczędności czasu, pieniędzy i nerwów związanych z koniecznością dowożenia dokumentów do biura, można wymieniać wiele korzyści z takiej organizacji pracy. Szczególnie ważne jest to obecnie, w dobie pandemii. Zalet współpracy z biurem oferującym przesyłanie dokumentów przez internet trudno przecenić. Jaka to wygoda możesz przeczytać w artykule na naszym blogu Rozliczenia online w biurze rachunkowym, gdzie przedstawiamy 10 korzyści, jakie ma klient biura rachunkowego, gdy może przekazywać dokumenty swojej firmy przez internet.

Jest to także podstawa do tworzenia cyfrowego repozytorium dokumentów firmowych, którego zalety poznasz w kolejnych dwóch usługach preferowanych w biurze rachunkowym, z jakim warto podjąć współpracę. 

4. Zapewnienie klientowi stałego dostępu do dokumentów firmowych – 24/7

Takiego komfortu nie zapewni Ci biuro rachunkowe pracujące tradycyjnie z zasobami dokumentów w wersji papierowej. Szukaj zatem takiego, które ma w ofercie elektroniczny obieg dokumentów.

O ileż łatwiejszym i mniej czasochłonnym rozwiązaniem jest stały dostęp do firmowych dokumentów, bez proszenia o ich wyszukanie i skopiowanie. Taki dostęp zapewnia biuro rachunkowe tworzące elektroniczne repozytoria dokumentów. Elektroniczne dokumenty bez ograniczeń może wyszukiwać i przeglądać właściciel firmy oraz księgowy(a). Nie ma znaczenia pora ani miejsce pobytu osób upoważnionych, ponieważ system gwarantuje dostęp do zasobów 24/7. Wystarczy do tego komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do internetu. 

5. Bezpieczne gromadzenie i przechowywanie dokumentów

To może Ci zapewnić biuro organizujące swoją pracę odpowiednią platformą systemową, na którą możliwe jest przesyłanie dokumentów w wersji elektronicznej i gromadzenie ich na indywidualnym koncie klienta. Przesłany dokument zwykle od razu widoczny jest w zasobach firmy. Jeżeli do tego wyświetlana jest data i godzina jego przekazania do biura –  nie ma problemu z ustaleniem, że dokument został przesłany i czy nastąpiło to w odpowiednim terminie. 

Przekazywania i przechowywania dokumentów na platformie gwarantuje, że żaden z nich nie zaginie. W systemie widać też wszystkie czynności, jakie dokonywane są z dokumentem.

Oferowana przez biuro usługa tworzenia cyfrowego repozytorium dokumentów to również zabezpieczenie ich przed zniszczeniem. Dokument w wersji cyfrowej nie wyblaknie, nie zostanie poplamiony, czy zalany. Nie ulegnie też fizycznemu zniszczeniu jak ten w wersji papierowej. Jeżeli nawet przypadkowo zostanie usunięty z systemu – w każdej chwili można go odtworzyć.

6. Zapewnienie łatwej, szybkiej i skutecznej komunikacji klienta z księgowym(ą)

Dobra komunikacja i sprawny przepływ informacji warunkują dobre relacje i satysfakcjonującą współpracę. Wszelkie zakłócenia i rozmijanie się oczekiwań z rzeczywistością powodują powstawanie problemów i komplikacji. 

O tym, jak dobra komunikacja pomiędzy księgowym(ą) powinna być prowadzona, przeczytasz na naszym blogu w artykule Jak poprawić komunikację z klientami biura rachunkowego.

Dobra komunikacja klienta z biurem nie powinna być czasochłonna i zawiła. Szybka i skuteczna komunikacja uchroni Cię przed wieloma problemami i pozwoli na sprawne podejmowanie decyzji oraz zachowanie terminowości w działaniach. Taką komunikację zapewnią rozwiązania systemowe. Jeżeli nowe biuro je posiada, powinno znaleźć się na Twojej liście.

7. Wsparcie klienta w rozwiązywaniu problemów finansowych firmy

Twój nowy księgowy powinien być również doradcą, ponieważ ma do tego specjalistyczną wiedzę i doświadczenie. Sama wiedza to jednak nie wszystko. Ważne, aby potrafił się nią dzielić i przekazywać Ci zawiłości finansowe w jasny i zrozumiały sposób. Obecnie masz prawo oczekiwać od księgowego, że poświęci Ci czas, będzie z Tobą rozmawiać i pomagać Ci w podejmowaniu finansowych decyzji.

Poza tym, aby księgowy miał dla Ciebie czas, biuro rachunkowe musi dążyć do zautomatyzowania wielu rutynowych czynności. Taką organizację pracy zapewni odpowiedni system wspomagający, wyręczający księgowych w żmudnych i czasochłonnych czynnościach. Tylko wtedy obsługa księgowa w biurze nie będzie skupiała się na wprowadzaniu danych, ale na rzetelnym, merytorycznym wsparciu Twoich potrzeb i podejmowanych działań. Dodatkowo pozyskany czas księgowy(a) wykorzysta na aktualizowanie swojej wiedzy i doskonalenie warsztatu pracy. Wtedy będziesz miał pewność, że na bieżąco możesz liczyć na jego profesjonalne wsparcie.

Szukaj biura z systemem KonektoSmart

Wszystkie podane udogodnienia znajdziesz w biurach rachunkowych, które zdecydowały się na rozwiązanie systemowe i organizują obsługę swoich klientów poprzez platformę KonektoSmart. Z tym systemem biuro świadczy usługi finansowe na wysokim poziomie, nowocześnie i z korzyścią dla klientów. Z takim biurem na pewno docenisz wszystkie usprawnienia w obsłudze finansowej swojej firmy i wygodę, jaką tym sobie zapewnisz. 

Poznaj wszystkie Funkcje platformy KonektoSmart. Przekonasz się, że współpraca z biurem rachunkowym, które ją wdrożyło to coś w sam raz dla Ciebie i Twojej firmy.

Więcej informacji o systemie KonektoSmart znajdziesz na stronie https://konektosmart.pl. 

Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania i podpowiemy, które biura rachunkowe pracują z KonektoSmart.