Sprawny przepływ informacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem, to warunek dobrych relacji i satysfakcjonującej współpracy. Jeżeli coś go zakłóca – zaczynają pojawiać się problemy i komplikacje.
A jak jest w Twoim biurze? Czy w momencie spiętrzenia prac rozliczeniowych i sprawozdawczych musisz odrywać się od tych czynności i odbierać dziesiątki telefonów od klientów? Czy po raz kolejny musisz ustalać dlaczego klient twierdzi, że nie otrzymał Twojej wiadomości? I któryś już raz z kolei podawać mu kwoty i terminy płatności?
Jeżeli na te pytania Twoja odpowiedź brzmi “tak”, podpowiemy Ci jak możesz temu zaradzić!
Problemy w sprawnej komunikacji z klientem
Najczęściej komunikacja po stronie biura dotyczy przekazywania informacji o terminach i płatnościach, brakujących dokumentach czy ustaleniach w rozliczeniu. Obejmuje też przesyłanie zestawień, sprawozdań i innych wymaganych dokumentów. Ważne jest to, aby wszystkie istotne informacje docierały do adresatów w ustalonym terminie.
Opóźnienia w złożeniu deklaracji lub płatnościach będące skutkiem braku właściwie prowadzonej komunikacji, mogą być bardzo dotkliwe przede wszystkim dla klienta, ale i dla biura rachunkowego. Warto zatem aby informacje w sprawie wyników finansowych firmy, bilansów, rachunków zysków i strat, kwot podatków i składek ZUS do zapłaty czy listy płac pracowników na czas dotarły z biura do klienta.
Co prawda zgodnie z prawem, biuro rachunkowe bezpośrednio nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swoich klientów i to niezależnie od zapisów umowy i sporządzonych pełnomocnictw, ale reputacja i wizerunek biura zostaną poważnie nadszarpnięte. W tej sytuacji organ podatkowy będzie domagał się spłaty ewentualnych zaległości od podatnika, a nie od biura. Klient natomiast może wystąpić do biura z roszczeniem cywilnym za szkody poniesione w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości. I tu potwierdza się zasadność ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, jakie należy zgodnie z ustawą zawrzeć z firmą ubezpieczeniową przy zakładaniu biura rachunkowego.
Komunikacja ma obieg także w drugą stronę. Klienci przesyłają do biura dokumenty i często mają pytania czy wątpliwości w związku z prowadzoną działalnością. Jeżeli w czasie spiętrzenia prac rozliczeniowych i tworzenia raportów, księgowi będą zasypywani dodatkowo telefonami i SMS-ami w sprawie terminów, stawek i płatności – w biurze najpewniej zapanuje chaos.
Ponadto trzeba pamiętać, że przy tak obszernej wymianie informacji, niejednokrotnie może dochodzić do niejasności lub nieporozumień. SMS nie zawsze dotrze do adresata lub po prostu może zostać przypadkowo przed odczytaniem skasowany. Pamięć ludzka też jest ulotna, szczególnie gdy przedsiębiorca ma „na głowie” wiele spraw związanych z prowadzeniem firmy. Informacja telefoniczna może być więc zawodna.
Jak usprawnić przekazywanie wiadomości
Stosowanie rachunkowości wspomaganej kompleksowo opracowanym systemem, pozwala ograniczyć, a nawet wyeliminować te trudności. Korzyści wynikające z takiego rozwiązania to przede wszystkim ograniczenie kosztów i czasu przeznaczanego na właściwe przygotowanie i przesłanie dokumentów oraz ograniczenie rozmów telefonicznych. Takim systemem jest KonektoSmart.
KonektoSmart to nowoczesne narzędzie, które pomoże usprawnić pracę biura rachunkowego oraz poprawi komunikację z klientem.
KonektoSmart ma zautomatyzowane funkcje odpowiedzialne za cykliczne, rutynowe czynności księgowe. System łączy się bezpośrednio z programem księgowym używanym przez biuro i automatycznie wysyła do klientów wymagane zestawienia. Co miesiąc klient otrzymuje zestawienie z wysokością i terminem opłat składek ZUS, podatku oraz bilans firmy.
Zestawienia te są widoczne dla klienta zarówno na jego smartfonie, jak i na tablecie czy poprzez przeglądarkę na komputerze. Może przeglądać je i analizować ich wersje: bieżącą i archiwalne. Z analizy usług biur rachunkowych przeprowadzonej na zlecenie jednej z firm zajmujących się badaniem rynku finansowego wynika, że przeszkodą w dobrej komunikacji z biurem jest brak dostępu do przekazanych mu dokumentów.
Korzystając z wiadomości systemowej w KonektoSmart, pracownik biura ma gwarancję, że każda wysłana z biura wiadomość została odczytana. Taka informacja jest widoczna w podglądzie dostarczenia i wyświetlenia wiadomości.
To nie jedyne udogodnienie w wiadomościach systemowych KonektoSmart. Mogą być one przesyłane indywidualnie i jednym „kliknięciem” jako wiadomości skierowane do grupy odbiorców lub do wszystkich klientów biura.
Zastosowanie KonektoSmart w biurze rachunkowym zoptymalizuje jego pracę, a klientowi zapewni komfort i poczucie bezpieczeństwa.