Codzienna obsługa dokumentów potrafi zabierać więcej czasu, niż powinna. Wysyłka faktur, sprawdzanie nowych dokumentów, pilnowanie błędów, pobieranie potwierdzeń, kontrola płatności – to wszystko łatwo zamienia się w serię powtarzalnych czynności, które trzeba stale nadzorować.
Dlatego w KonektoSmart dostępna jest Automatyzacja KSeF – funkcjonalność, która przejmuje najbardziej czasochłonne zadania i pomaga uporządkować obieg dokumentów. Efekt? Mniej klikania, mniej ryzyka pomyłek i więcej kontroli nad procesem.
Automatyczna wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF
Po wystawieniu faktury sprzedażowej system może działać na dwa sposoby – zgodnie z wybraną konfiguracją.
KonektoSmart może:
- przypomnieć o konieczności wysyłki faktury do KSeF,
albo - wysłać ją automatycznie, bez potrzeby wykonywania dodatkowych kroków ręcznie.
Po poprawnej wysyłce system może również pobrać UPO, dzięki czemu cały proces staje się bardziej uporządkowany i łatwiejszy do kontrolowania. W przypadku gdy są problemy z KSeF system będzie próbował wysyłać faktury.
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych
Jednym z największych ułatwień jest możliwość automatycznego pobierania faktur zakupowych z KSeF.
Zamiast ręcznie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty, KonektoSmart może robić to samodzielnie. System cyklicznie komunikuje się z KSeF i informuje użytkownika, gdy pojawią się nowe faktury.
Dzięki temu:
- nie trzeba pamiętać o ręcznym sprawdzaniu dokumentów,
- nowe faktury pojawiają się szybciej w obiegu,
- użytkownik od razu otrzymuje informację o nowych dokumentach.
Co ważne, można określić kiedy i jak często system ma odpytywać KSeF, dzięki czemu działanie automatu da się dopasować do własnego rytmu pracy.
Szybka reakcja na błędy i automatyczne ponawianie wysyłki
Obsługa KSeF wymaga poprawności danych i sprawnego reagowania, gdy pojawiają się problemy. Właśnie dlatego Automatyzacja KSeF w KonektoSmart pomaga także w sytuacjach, gdy proces nie przebiega idealnie.
System może:
- natychmiast informować o nieprawidłowych danych,
- wskazywać, że dokument wymaga poprawy,
- ponawiać wysyłkę, jeśli wystąpi problem po stronie procesu.
To oznacza mniej ręcznego monitorowania i szybsze wychwytywanie sytuacji, które mogłyby opóźnić obieg dokumentów.
Zamiast dowiadywać się o problemie z opóźnieniem, użytkownik otrzymuje informację od razu i może szybciej zareagować.
Powiadomienia o płatnościach
Automatyzacja KSeF może wspierać nie tylko sam obieg dokumentów, ale również dalsze etapy pracy z fakturą.
KonektoSmart może informować o płatnościach dotyczących faktur pobranych z KSeF, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Użytkownik może zdecydować, czy informacja ma zostać wysłana:
- przed terminem płatności,
- w dniu płatności,
- po terminie płatności.
To dodatkowa warstwa kontroli, która pomaga ograniczyć przeoczenia i uporządkować komunikację związaną z należnościami.
Automatyczne zatwierdzanie wybranych dokumentów
W wielu przypadkach część dokumentów ma powtarzalny charakter. Jeśli system rozpoznaje znany schemat, proces może zostać dodatkowo uproszczony.
KonektoSmart może automatycznie oznaczać dokumenty jako zatwierdzone, jeżeli dokument od tego samego podmiotu był już wcześniej obsługiwany w poprzednich miesiącach i spełnia określone warunki.
To rozwiązanie pomaga:
- ograniczyć liczbę ręcznych decyzji,
- przyspieszyć pracę z powtarzalnymi dokumentami,
- skrócić czas potrzebny na codzienną obsługę.
W efekcie użytkownik skupia się na wyjątkach i sprawach wymagających uwagi, zamiast wykonywać te same czynności w kółko.
Elastyczna konfiguracja pod Twój sposób pracy
Dużą zaletą Automatyzacji KSeF jest to, że nie działa ona „na sztywno”. Użytkownik może dopasować działanie systemu do własnych potrzeb i organizacji pracy.
Można skonfigurować między innymi:
- częstotliwość sprawdzania danych w KSeF,
- sposób informowania o nowych dokumentach,
- zasady wysyłania powiadomień o płatnościach,
- zakres automatycznych działań wykonywanych przez system.
Dzięki temu automatyzacja nie narzuca jednego modelu działania, tylko wspiera proces w taki sposób, jaki jest najbardziej praktyczny dla danej firmy.
Dla kogo jest ta funkcja?
Automatyzacja KSeF to rozwiązanie dla użytkowników, którzy chcą:
- ograniczyć ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności,
- szybciej obsługiwać dokumenty,
- lepiej panować nad terminami i komunikacją,
- zmniejszyć ryzyko pomyłek i przeoczeń,
- uporządkować codzienny obieg faktur.
To funkcja szczególnie przydatna wszędzie tam, gdzie liczy się regularność, terminowość i wygoda pracy.
Podsumowanie
Automatyzacja KSeF w KonektoSmart pomaga uprościć codzienną obsługę dokumentów i przenieść powtarzalne działania na system.
Automatyczna wysyłka faktur, pobieranie dokumentów, obsługa błędów, powiadomienia o płatnościach i automatyczne zatwierdzanie wybranych dokumentów sprawiają, że cały proces staje się bardziej przewidywalny, szybszy i wygodniejszy.
Jeśli chcesz pracować sprawniej, spokojniej i z mniejszą liczbą ręcznych działań, warto poznać tę funkcjonalność bliżej.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak działa Automatyzacja KSeF w KonektoSmart i jak można dopasować ją do swojej pracy, skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym.
FAQ – Automatyzacja KSeF w KonektoSmart
1. Czy system może sam wysyłać faktury do KSeF?
Tak, w zależności od konfiguracji KonektoSmart może przypominać o wysyłce albo wykonać ją automatycznie.
2. Czy po wysyłce pobierane jest UPO?
Tak, system może automatycznie pobrać UPO po poprawnym przetworzeniu dokumentu.
3. Czy faktury zakupowe są pobierane automatycznie?
Tak, KonektoSmart może cyklicznie sprawdzać KSeF i informować o nowych dokumentach.
4. Co dzieje się, gdy wystąpi błąd?
System informuje o nieprawidłowościach i w określonych przypadkach może ponowić próbę wysyłki.
4. Czy można ustawić częstotliwość sprawdzania KSeF?
Tak, użytkownik może określić, kiedy i jak często system ma odpytywać KSeF.
5. Czy system może przypominać o płatnościach?
Tak, możliwe jest ustawienie powiadomień przed terminem płatności, w dniu płatności lub po terminie.
6. Czy wszystkie dokumenty są zatwierdzane automatycznie?
Nie, automatyczne zatwierdzanie dotyczy wybranych dokumentów zgodnie z ustalonymi zasadami.
7. Jak włączyć tę funkcję?
Aby uruchomić Automatyzację KSeF, skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym lub wyślij prośbę ze swojego panelu.
