W portalu eZUS płatnicy składek mogą korzystać z raportów e-ZLA, czyli zbiorczych zestawień zawierających informacje z elektronicznych zwolnień lekarskich. To praktyczne rozwiązanie dla firm, biur rachunkowych i działów kadrowo-płacowych, które chcą szybciej wprowadzać dane o nieobecnościach pracowników do systemów kadrowych, płacowych lub archiwizacyjnych.
Raporty mogą być zamawiane jednorazowo albo generowane cyklicznie według ustawionego harmonogramu. Dzięki temu nie trzeba każdorazowo ręcznie przeglądać dokumentów e-ZLA w portalu. Raz skonfigurowany raport może być tworzony automatycznie, najczęściej w godzinach nocnych, a następnie udostępniany do pobrania.
Uwaga: poniższa instrukcja dotyczy nowego wyglądu portalu eZUS. Jeżeli korzystałeś wcześniej ze starszego interfejsu PUE/eZUS, układ ekranu może wyglądać inaczej, ale sama logika działania raportów pozostaje podobna.
Do czego służą raporty e-ZLA?
Raport e-ZLA pozwala pobrać zbiorcze informacje dotyczące zwolnień lekarskich pracowników lub innych grup tytułów ubezpieczenia. W praktyce oznacza to mniej ręcznego klikania, mniej przepisywania danych i mniejsze ryzyko pomyłek przy obsłudze nieobecności.
- ułatwia wprowadzanie danych z e-ZLA do systemów kadrowo-płacowych,
- pozwala pobierać raporty dla wybranej grupy ubezpieczonych,
- umożliwia zamawianie raportów jednorazowych,
- pozwala skonfigurować raporty cykliczne,
- umożliwia dołączenie dokumentów e-ZLA lub ZLA/K w formacie XML,
- wspiera archiwizację danych po stronie płatnika lub biura rachunkowego.
Jak przejść do raportów e-ZLA w nowym eZUS?
Po zalogowaniu do portalu eZUS przejdź z menu bocznego do sekcji e-ZLA. W nowym interfejsie po lewej stronie znajduje się główna nawigacja, a moduł e-ZLA jest widoczny jako osobna pozycja menu.
Po wejściu do sekcji e-ZLA wybierz zakładkę Raporty. W tym miejscu możesz przeglądać istniejące harmonogramy raportów cyklicznych, edytować ich ustawienia oraz zamówić raport jednorazowy.
Raporty cykliczne e-ZLA
Raporty cykliczne służą do automatycznego generowania zestawień według ustalonych parametrów. To najlepsze rozwiązanie, jeżeli dane o zwolnieniach lekarskich mają być pobierane regularnie, np. codziennie dla pracowników obsługiwanych przez płatnika lub biuro rachunkowe.
Na ekranie raportów widoczny jest harmonogram wraz z najważniejszymi informacjami, takimi jak:
- grupa tytułów ubezpieczenia,
- częstotliwość generowania raportu,
- okres obowiązywania harmonogramu,
- informacja, czy do raportu dołączane są dokumenty XML,
- adres e-mail/login używany do pobierania raportów.
Jeżeli raport cykliczny jest już skonfigurowany, możesz użyć opcji Edytuj ustawienia. Jeżeli chcesz pobrać dane tylko jednorazowo, wybierz przycisk Zamów raport jednorazowy.
Konfiguracja raportu cyklicznego krok po kroku
W ustawieniach raportów cyklicznych należy określić, dla jakiej grupy mają być generowane raporty oraz jak często system ma je przygotowywać.
1. Wybierz grupę tytułów ubezpieczenia
W polu Grupa tytułów ubezpieczenia wybierz grupę, której mają dotyczyć raporty. Możesz wybrać między innymi widok zbiorczy lub konkretną grupę, np. pracowników.
2. Włącz raporty cykliczne
W sekcji Raporty cykliczne włącz opcję ustawiania raportów cyklicznych. Po aktywacji tej opcji możesz określić harmonogram generowania raportów.
3. Ustaw częstotliwość generowania
W polu Powtarzaj co ustaw częstotliwość generowania raportów, np. codziennie. Jeżeli wybierzesz cykl tygodniowy, system może wymagać również wskazania dnia tygodnia.
4. Wskaż początek generowania raportów
W polu Początek generowania raportów ustaw datę, od której raporty mają być przygotowywane. Możesz również wskazać datę zakończenia albo zaznaczyć opcję Bezterminowo, jeżeli raporty mają być tworzone bez określonej daty końcowej.
5. Zdecyduj, czy dołączać dokumenty XML
W ustawieniach możesz zaznaczyć, czy do raportu mają być dołączane dokumenty:
- e-ZLA w formie plików XML — egzemplarz dla pracodawcy,
- ZLA/K w formie plików XML — egzemplarz dla pracodawcy.
Jeżeli raport ma być dalej przetwarzany automatycznie, np. przez system kadrowo-płacowy lub zewnętrzne narzędzie, format XML jest szczególnie przydatny.
6. Podaj adres e-mail/login i hasło do pliku ZIP
W sekcji Pobieranie raportów należy podać adres e-mail, który będzie jednocześnie loginem do usługi umożliwiającej pobranie raportów bez potrzeby logowania się do eZUS. Na ten adres zostanie przesłana informacja o wygenerowaniu raportu.
Należy również ustawić hasło do pliku ZIP zawierającego raport. Hasło będzie potrzebne do otwarcia pobranego pliku. Dla bezpieczeństwa nie zalecamy używania tego samego hasła, którego używasz do logowania do eZUS.
- hasło powinno mieć co najmniej 12 znaków,
- powinno zawierać wielką literę,
- powinno zawierać małą literę,
- powinno zawierać cyfrę,
- powinno zawierać znak specjalny,
- nie powinno zawierać polskich znaków,
- nie powinno być dłuższe niż 100 znaków.
Na co zwrócić uwagę przy konfiguracji?
- Nie używaj hasła do eZUS jako hasła do pliku ZIP. To powinno być osobne, bezpieczne hasło.
- Zapisz adres e-mail/login i hasło ZIP. Będą potrzebne przy dalszym pobieraniu raportów oraz przy konfiguracji integracji.
- Dobierz właściwy zakres dat. Inne znaczenie ma data wystawienia zwolnienia, a inne okres nieobecności.
- Rozważ włączenie plików XML. Są przydatne, gdy raporty mają być przetwarzane automatycznie.
- Sprawdź grupę tytułów ubezpieczenia. Jeżeli obsługujesz wiele grup, upewnij się, że raport obejmuje właściwy zakres.
- Dla stałej obsługi wybierz raport cykliczny. Raport jednorazowy jest dobry do kontroli, ale przy regularnej pracy automatyzacja wygrywa z klikaniem.
Raporty e-ZLA a KonektoSmart
Jeżeli korzystasz z KonektoSmart, dane z raportów e-ZLA mogą zostać wykorzystane do usprawnienia obsługi dokumentów i informacji kadrowych po stronie biura rachunkowego lub klienta. Po skonfigurowaniu raportów w eZUS należy zapamiętać dane potrzebne do pobierania raportów, czyli adres e-mail/login oraz hasło do pliku ZIP.
Dzięki temu można ograniczyć ręczne logowanie do portalu, cykliczne sprawdzanie zwolnień i przepisywanie informacji między systemami. Mówiąc prościej: mniej klikania, mniej kopiowania, mniej okazji do pomyłki. A księgowość naprawdę ma ciekawsze zajęcia niż ręczne polowanie na zwolnienia lekarskie w portalu.
Podsumowanie
Raporty e-ZLA w nowym eZUS to wygodne narzędzie dla płatników, firm i biur rachunkowych. Pozwalają pobierać zbiorcze informacje o zwolnieniach lekarskich, zamawiać raporty jednorazowe oraz ustawiać automatyczne raporty cykliczne.
Najważniejsze jest poprawne ustawienie grupy ubezpieczonych, zakresu dat, statusów dokumentów oraz parametrów pobierania. Jeżeli raporty mają być wykorzystywane w systemach kadrowo-płacowych lub w integracji z KonektoSmart, warto dołączać również dokumenty XML i bezpiecznie przechowywać dane potrzebne do pobierania raportów.
Chcesz usprawnić obsługę e-ZLA w biurze rachunkowym? Skonfiguruj raporty cykliczne w eZUS i połącz je z procesami w KonektoSmart, aby szybciej obsługiwać informacje o zwolnieniach lekarskich klientów.
