Windykacja w biurze rachunkowym cz. II

Jak odzyskać swoje należności?

Wykorzystałeś już wszystkie możliwości w windykacji wewnętrznej o której pisaliśmy w Windykacja w biurze rachunkowym – Jak odzyskać swoje należności? – część I i nadal nie otrzymałeś pieniędzy.  Zapewne potrzebujesz wsparcia profesjonalistów. Pora zlecić windykację firmie zewnętrznej, a może i zastosować bardziej restrykcyjne rozwiązania. 

Podpowiadamy jak to zrobić!

Zlecenie firmie windykacyjnej

Tę formę windykacji określa się jako windykację zewnętrzną. Firmy windykacyjne specjalizują się w odzyskiwaniu należności i skupują pakiety długów wielu klientów od dużych firm (np. klientów operatora telefonii komórkowej). Zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z odpowiednim doświadczeniem, przede wszystkim takich, którzy potrafią negocjować z dłużnikami. Prowadzą działania windykacyjne według wypracowanych procedur, które pozwalają na skuteczne odzyskiwanie długów. 

Jeżeli ma miejsce przejęcie wierzytelności od klienta, firma windykacyjna może występować też sama jako wierzyciel.

W Polsce do prowadzenia firmy windykacyjnej nie wymaga się licencji. Firmy te działają zgodnie z zasadą swobody działalności gospodarczej. Nie ma innych szczegółowych przepisów prawa regulujących tę działalność. 

Jeżeli zdecydujesz się na usługi firmy windykacyjnej to podpiszesz z nią odpowiednią umowę. Może to być:

• zlecenia windykacji 
• powierniczy przelew wierzytelności.

Umowa zlecenia windykacji będzie dla Ciebie bardziej bezpieczna, ponieważ dochodzona należność przez cały czas windykacji będzie Twoją własnością.  Firma windykacyjna działa jedynie w Twoim imieniu i na rzecz Ciebie. Wiąże się to też z Twoim prawem do podejmowania wszystkich ważnych decyzji windykacyjnych w stosunku do Twojego dłużnika. Przelewy będą dokonywane bezpośrednio na Twoje konto, a Ty udzielisz firmie pełnomocnictwa.

W drugiej formie umowy z firmą windykacyjną to ona staje się właścicielem zadłużenia, bo ma tu miejsce cesja praw do faktury. Wszystkie odzyskane pieniądze przekazywane są na konto firmy windykacyjnej, a na Twoje dopiero po odliczeniu prowizyjnego wynagrodzenia. Decydując się na takie rozwiązanie powinieneś ponadto mieć duże zaufanie do windykatora, bo może nie zawsze być uczciwy wobec Ciebie.

Jakie działania może podejmować zewnętrzna firma windykacyjna?

Firma ta podejmie w Twoim imieniu wszelkie działania zmierzające do odzyskania należności. Zakres tych działań jest bardzo szeroki a ograniczają je wyłącznie przepisy prawa. 

Będzie to między innymi:

• wywiad mający na celu określenie majątku dłużnika,
• kontaktowanie się z dłużnikiem – telefoniczne, mailowe, listowne, sms-owe,
• wizyta lub nawet – gdy jest taka potrzeba – kilka wizyt u dłużnika, czyli windykacja terenowa,
• wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty,
• negocjacje z dłużnikiem formy, terminu i kwot spłaty,
• wpisanie dłużnika do rejestru dłużników,
• pomoc dłużnikowi w uzyskaniu kredytu lub faktoringu,
• reprezentacja wierzyciela w sądzie,
• uczestnictwo przy czynnościach egzekucyjnych komornika,
• zebranie materiału dowodowego do wszczęcia sprawy karnej wobec dłużnika.

Nie zawsze masz gwarancję, że działania jakie podejmie firma windykacyjna będą skuteczne. Tu często liczy się czas. Może takich wierzycieli jak Ty jest więcej i zbyt późne przekazanie sprawy do windykacji znacznie zmniejszy szanse na odzyskanie długu. 

Ważną informacją dla Ciebie będzie na pewno koszt prowadzonych działań windykacyjnych. To zależy od powierzonej sprawy. Jako wierzyciel sam zdecydujesz o zakresie świadczonych usług windykacyjnych. Najczęściej firmy windykacyjne pobierają prowizję płatną po odzyskaniu należności. Jest to system  wynagrodzenia typu success fee.

Jaką firmę windykacyjną wybrać?

Jeżeli zdecydowałeś się na zlecenie odzyskania wierzytelności firmie windykacyjnej, pora na wybranie odpowiedniej firmy. Zacznij od przeprowadzenia wnikliwej analizy firm windykacyjnych działających na rynku. Decyzja o podjęciu współpracy nie może być przypadkowa.To powinna być firma w pełni profesjonalna i najlepiej gdy będzie wykazywać się odpowiednim doświadczeniem. Sprawdź przede wszystkim:

• Czy  zakres działalności firmy windykacyjnej jest zgodny z Twoimi bieżącymi potrzebami?
• W jakich windykacjach firma specjalizuje się?
• Jak prowadzi swoje działania? Jakie ma procedury windykacyjne?
• Czy działa zgodnie z prawem, etycznie i niezbyt natrętnie?
• Jaką ma opinię wśród dotychczasowych klientów, Twoich znajomych?
• Jak długo działa na rynku windykacyjnym?
• Jaki jest obszar prowadzenia jej działalności – czy tylko w kraju, czy też za granicą?
• Jakie będą koszty wskazanej przez Ciebie windykacji?
• Czy w przypadku gdy windykacja okaże się nieskuteczna sprawa zostanie przekazana do sądu?
• Jak firma będzie się z Tobą rozliczać?

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie sprawy przez jedną firmę windykacyjną od początku do końca. Masz wtedy gwarancję, że windykacja przebiega w kolejno określonych etapach, jest przy tym spójna, a ty jako wierzyciel otrzymujesz na bieżąco informacje o jej przebiegu.

Renomowane firmy windykacyjne posiadają własne kancelarie prawne. Te mniejsze często współpracują z zewnętrznymi kancelariami, ale wtedy całe postępowanie staje się droższe, bo firma windykacyjna jest tu tylko pośrednikiem.

Nie wszystkie firmy windykacyjne zatrudniają swoich prawników lub współpracują z kancelarią prawną. Wtedy ich działania są najczęściej ograniczone jedynie do windykacji miękkiej, a to nie zawsze jest skuteczne.

I wtedy wdraża się procedury prawne. 

Zlecenie do kancelarii prawnej

Jeżeli firma windykacyjna nie ma prawników i nie współpracuje z nimi jakie jeszcze działania jako wierzyciel możesz podjąć?

Możesz wynająć wyspecjalizowaną w windykacji kancelarię prawną lub zlecić odzyskanie długu swoim prawnikom, z którymi na co dzień współpracujesz. 

Jeżeli zdecydujesz się na tę pierwszą opcję koniecznie zrób research i skorzystaj z usług windykacyjnych w kancelarii prawnej, która ma je w swojej ofercie. Kancelaria windykacyjna zatrudnia prawników, a jej głównym celem jest obsługa wierzytelności zleconych do odzyskania. Usługi tego rodzaju świadczone są zarówno jako jednokrotne zlecenie, jak i w ramach stałej obsługi prawnej.

Po otrzymaniu Twojego zlecenia i zawarciu umowy, kancelaria prześle do dłużnika oficjalne pismo, a następnie wystąpi do sądu o nakaz spłaty.

Koszt takiej usługi to wynagrodzenie kancelarii najczęściej pobierane z góry. To tzw. koszty zastępstwa procesowego i zwykle uzależnia się je od wysokości roszczenia. Prawnik, który reprezentować Cię będzie w sądzie naliczy sobie wynagrodzenie bez względu na wynik postępowania. I jest to zgodne z zasadami działania kancelarii windykacyjnych, które pobierają wynagrodzenie za działania, a nie za wynik sprawy. Zdarzają się takie kancelarie, które dodatkowo naliczają sobie prowizję za odzyskane należności.

Ale nie zawsze tak musi być.

Jak wybrać kancelarię prawną?

Na rynku działa wiele kancelarii prawnych. Niektóre z nich mają korzystną ofertę, stąd konieczny jest wnikliwy research. Przyjęcie, prowadzenie sprawy i poszukiwanie majątku wierzyciela jest niekiedy usługą realizowaną bezpłatnie. Pobierają natomiast prowizję, zwykle od 5% za odzyskane należności.

W Internecie znajdziesz sporo takich ofert.

Na co zatem powinieneś zwrócić uwagę szukając korzystnej oferty kancelarii prawnej?

• Jak ustalane będzie wynagrodzenie? – najlepiej gdy jest ono wynikowe jako prowizja płatna tylko w przypadku skutecznej windykacji długu,
• W przedstawionej ofercie czy jest bezpłatna weryfikacja prawna dokumentów sprawy?
• W jakim zakresie kancelaria prowadzi wstępne sprawdzenie firmy dłużnika i czy w ogóle to robi?
• Czy kancelaria będzie monitorowała dłużnika i wszczynała kolejne egzekucje bez dodatkowego wynagrodzenia?
• W jakiej wysokości kancelaria zażąda dodatkowej prowizji po wygranej sprawie? 

Są to bardzo istotne składniki ponoszonych przez ciebie w przyszłości kosztów windykacyjnych, stąd warto abyś zawarł z kancelarią umowę na piśmie, gdzie te elementy zostaną wyszczególnione. Wtedy nie spotka Cię żadna nieprzyjemna niespodzianka.

Faktoring i mikrofaktoring

Dłużnik nie płaci Ci, a stopniowo Ty również zaczynasz zalegać z płatnościami i nie masz środków na kolejne zakupy, gwarantujące płynne działanie Twojego biura. Tracisz też płynność finansową. Jak możesz rozwiązać ten problem? Receptą na brak środków pieniężnych w biurze jest faktoring.To jedna z metod wykorzystywana do utrzymaniu płynności finansowej firmy. 

Na czym polega faktoring?

Faktor, czyli bank lub inna instytucja finansowa  na podstawie umowy sprzedaży kupuje od przedsiębiorcy nieprzeterminowane należności. Są to przede wszystkim należności z faktur VAT. Jeżeli zdecydujesz się na taką transakcję to w niedługim czasie po zawarciu umowy otrzymasz zapłatę. W ten sposób zapewniasz swojemu biuru utrzymanie płynności finansowej, ponieważ nie musisz czekać na spłatę zobowiązania przez dłużnika. 

Z Twoim kontrahentem jako nowy wierzyciel będzie się rozliczał faktor, który jest wyspecjalizowanym profesjonalistą w obszarze ściągania długów. Ma on do dyspozycji odpowiednie narzędzia wierzycielskie i potrafi wyegzekwować spłatę zobowiązań nawet od najbardziej nierzetelnych kontrahentów.

Tu przeczytasz więcej o faktoringu – Faktoring

Obecnie, szczególnie wśród małych i średnich firm coraz popularniejszą odmianą faktoringu staje się mikrofaktoring. 

Na czym polega mikrofaktoring?

Zasady są takie same jak w faktoringu klasycznym, z tą tylko różnicą, że nie ma tu wielu dodatkowych wymagań w zakresie np: z wysokości rocznego obrotu firmy. 

Dla małej czy średniej firmy sprzedaż takich należności jest bardzo ważna, gdyż nawet nieznaczna utrata możliwości regulowania swoich zobowiązań może spowodować dotkliwe konsekwencje a nawet doprowadzić do bankructwa.

Korzystanie z mikrofaktoringu jest dość proste i oferuje go coraz więcej banków oraz firm finansowych. Musisz jednak mieć świadomość, że na dłuższą metę może nie rozwiązać problemów Twojego biura z utrzymaniem płynności finansowej. Poza tym korzystanie z tych usług to kolejne koszty, które musisz ponieść. 

A są one niemałe. Całkowite koszty mikrofaktoringu mogą przekraczać nawet 20% wartości objętych nim faktur. Dla niewielkiej firmy będą to dość wysokie kwoty. Mikrofaktoring jest zazwyczaj droższy niż faktoring klasyczny, ponieważ mniejsze firmy – to dla faktora większe ryzyko ściągnięcia należności.

Skup długów przez firmy windykacyjne

Nawet gdy myślisz już, że Twoje pieniądze są nie do odzyskania, jest jeszcze jedna “furtka” z której możesz skorzystać. To sprzedaż wierzytelności. Obejmuje należności, które uległy przedawnieniu lub wobec których prowadzona egzekucja była bezskuteczna.Ten sposób odzyskiwania należności nie zależy od wielkości czy zakresu działalności firmy. Może zatem dotyczyć i Twojego biura. 

Ale w praktyce niestety nie jest aż tak różowo.

Skupem takich wierzytelności zajmują się kancelarie i firmy windykacyjne. Najczęściej jednak jest to masowe skupowanie całych pakietów i to od dużych wierzycieli (banki, operatorzy telefonii komórkowej itp.) Jest to proceder opłacalny dla obu stron – sprzedający odzyska od razu część należności, a kupujący zwykle odzyskuje więcej niż zapłacił.

Firmy windykacyjne najczęściej nie są zatem zainteresowane obsługą małych i średnich firm, ponieważ zawsze mają te duże i to nimi zajmują się w pierwszej kolejności. Tam jest po prostu szybszy i pewniejszy pieniądz, a długi łatwiejsze do odzyskania.

Możesz jednak próbować, bo a nuż któraś z firm windykacyjnych zaoferuje Ci taki zakup. Jeżeli zdecydujesz się na sprzedaż wierzytelności, sprawdź koniecznie:

• Czy kancelaria lub firma windykacyjna nie zastrzegła sobie prawa odstąpienia od umowy po upływie określonego czasu od daty jej zawarcia lub gdy dłużnik ogłosi upadłość?
• Czy firma windykacyjna jest firmą wypłacalną?
• Jaki termin zapłaty za sprzedaną wierzytelność wskazała firma windykacyjna?

Pewnie zastanawiasz się dlaczego warto to sprawdzać. Warto, szczególnie gdy nie ogłaszałeś nigdzie chęci zbycia wierzytelności. Otóż czasami zdarza się, że długi chce wykupić ktoś “podstawiony” przez Twojego dłużnika. A dalej mechanizm jest już prosty – ten “ktoś” kupi za mniej, to dłużnik odda mniej, czyli następuje restrukturyzacja zadłużenia.

Podsumowanie 

W obliczu tego jak wiele zachodu, czasu i pieniędzy pochłania odzyskanie należności, absolutnie nie będzie nadużyciem stwierdzenie, że lepiej zapobiegać niż leczyć. 

Już od chwili gdy w progach Twojego biura pojawi się potencjalny klient, musisz mieć nad wszystkim kontrolę. Najpierw rzetelna weryfikacja, czy klient jest uczciwy i wypłacalny, później dobrze skonstruowana umowa, która jest kluczowa w zabezpieczeniu swoich interesów. Do tego pobieranie zaliczek, dokumentowanie wykonanych usług i monitorowanie bieżące wszystkich płatności. Koniecznie też przypominaj klientom o zbliżających się terminach płatności.

No i oczywiście nie możesz mieć zbyt miękkiego serca dla tych nieterminowych. Niekiedy może zdarzyć się “obsunięcie terminu płatności” ale to nie znaczy, że ciągle.

Wiele firm na wystawianych fakturach załącza dopisek z informacją że brak zapłaty w terminie spowoduje zlecenie dochodzenia należności firmie windykacyjnej. Dlaczego nie miałbyś skorzystać z ich doświadczeń i też taki dopisek wstawiać na swoich fakturach. Każde działanie profilaktyczne jest wskazane.

A na koniec tego podsumowania jeszcze raz z całą mocą podkreślimy, że gdy faktura nie będzie zapłacona – nie czekaj i od razu zacznij działać aby odzyskać należność i nie dopuścić do jej przedawnienia.