Nowe technologie, które wkroczyły we wszystkie obszary naszego życia, nie ominęły także sektora usług księgowych. Dynamiczny rozwój technologiczny wielkimi krokami wkracza i do tego obszaru. Dziś już nie można ich nie zauważać, ponieważ decydują o powodzeniu i konkurencyjności biura rachunkowego.
Jak nowe technologie zmieniają biura rachunkowe?
Przede wszystkim to zmiany w organizacji pracy biura i wdrażanie rozwiązań systemowych wspierających tę pracę. Księgowi dostrzegają potrzebę zmian i doceniają ułatwienia, jakie stwarza wprowadzenie nowych technologii. Większość uważa, że takie innowacyjne rozwiązania oszczędzą czas i zwiększą ich produktywność. W efekcie będą mogli bardziej skupić się na potrzebach doradczych klienta.
Tyle, jeżeli chodzi o rozumienie problemu.
Jak to wygląda w praktyce?
Gorzej jest z praktycznym zastosowaniem nowoczesnych rozwiązań systemowych. Aż 35% księgowych uważa, że wdrażanie nowych technologii w biurach, w których pracują, jest niewystarczające. W dalszym ciągu niewiele biur stawia na innowacyjność i chęć wyprzedzenia konkurencji. Ponad połowa badanych (58%) wskazała, że nadal działa tak, aby jedynie nadążyć w spełnianiu oczekiwań klientów i wdraża tylko to, co wiąże się z takimi oczekiwaniami.
A to zdecydowanie za mało…
Czas, by biura rachunkowe były innowacyjne i konkurencyjne!
Innowacyjne biura księgowe są trendy
Teraz bycie innowacyjnym biurem jest jak najbardziej trendy. Kiedy natomiast mówimy o innowacji, od razu nasuwa nam się obraz biura skomputeryzowanego. Same komputery jednak nie wystarczą, bo ręczne wklepywanie danych do programu to poprzednia epoka technologiczna. W obecnej – czas na działania systemowe, usprawniające pracę we wszystkich obszarach funkcjonowania biura księgowego.
Aby wygrać w wyścigu o klientów, konkurencyjne biuro zawsze powinno być o krok z przodu, czyli rozszerzać swoją ofertę i inwestować w systemy zaawansowane technologicznie. Tym bardziej że prawo stwarza ku temu dogodne warunki. Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują tylko ogólne zasady, dopuszczając prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera.
Biura księgowe sięgają po nowe technologie
Na szczęście, według prognoz najbliższe lata to dynamiczny rozwój cyfryzacji usług, w tym również tych finansowych. Jednym słowem branża księgowa coraz szybciej zaczyna się rozwijać. A przyspieszenie tego rozwoju spowodowały nowe technologie, coraz bardziej akceptowane przez księgowych i ich klientów. Obie strony dostrzegają w ich stosowaniu wiele korzyści.
Co prawda w badaniach największych wyzwań związanych z pracą księgowego opisanych w raporcie – Potrzeby, problemy i wyzwania stojące przed księgowymi oczami Liderów Księgowości, tylko 8,90% księgowych deklaruje chęć rozwijania swoich kompetencji w obszarze opanowywania nowych programów – zarządczych i finansowo-księgowych. Różnie te dane można interpretować, w ocenie wielu księgowych, rozwiązania systemowe dla biur rachunkowych są proste i intuicyjne. Poza tym zwykle opatrzone są one dodatkowo obszernym pakietem pomocy z wizualizowanymi samouczkami i tutorialami.
Korzyści z zastosowania systemu informatycznego są jak najbardziej wymierne, zarówno dla biura, jak i dla jego klientów.
Automatyzacja rutynowych czynności księgowych
Księgowy nie kojarzy nam się już z kalkulatorem, długopisem i stertą dokumentów wpinanych do segregatorów. Obecnie na biurku księgowego najczęściej króluje komputer lub laptop z oprogramowaniem księgowym. Pracą biur zawiadują wielofunkcyjne systemy, które coraz częściej wyposażone są w narzędzia automatyzujące rutynowe czynności księgowych. Automatyzacja ich ułatwia pracę i pozwala na znaczne oszczędności czasu, bo czynności te wykonywane ręcznie są żmudne i bardzo czasochłonne.
Jednym z takich systemów jest KonektoSmart. System ten współpracuje z wieloma programami księgowymi i umożliwia automatyczne importowanie i aktualizowanie z nich danych.
Automatyzacja w biurze rachunkowym wspomaganym systemem obejmuje też generowanie zestawień, sprawozdań i raportów. To kolejni, księgowi “czasożercy”. Do tego jeszcze przy sporządzaniu tych dokumentów, nietrudno o pomyłkę. Natomiast, gdy to zadanie jest zautomatyzowane – o jego poprawność księgowy może być spokojny. Kiedy już takie zestawienie zostanie sporządzone, automatycznie jest ono przesłane do klienta lub urzędu.
KonektoSmart oferuje też możliwość wystawiania faktur, które automatycznie przesyłane są do kontrahenta i do biura. Z pozycji biura, automatycznie generowany jest JPK
Kto tworzył do tej pory takie dokumenty ręcznie, na pewno doceni dobrodziejstwo nowych technologii.
Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów
Digitalizacja to obok automatyzacji przyszłość biur rachunkowych. Dlaczego?
Zajrzyjmy do biura rachunkowego, gdzie tych udogodnień nie ma. Typowy obrazek to klient pojawiający się w biurze ze stosem faktur, często tuż przed terminem rozliczenia. Organizacja pracy biura zostaje w tym momencie wywrócona do góry nogami i wszystkie moce przerobowe księgowych, skierowane na uporządkowanie i zaksięgowanie dostarczonych faktur.
A przecież tak być nie musi.
Nowe technologie poprawiają komfort pracy księgowych i wygodę klientów, ponieważ system informatyczny umożliwia zdigitalizowanie dokumentów i wykorzystanie internetu do ich przesyłania. Te jego funkcje znacznie ułatwiają i przyspieszają pracę, a w efekcie także wpływają na obniżenie kosztów biura i klienta.
Zgromadzenie wszystkich danych pozwala księgowemu na szybkie i bezbłędne wygenerowanie zestawień oraz wymaganych raportów, a następnie automatyczne przesłanie ich do klienta lub urzędu.
Niestety, takich warunków nie stwarza przesyłanie dokumentów mailem, choć to także przekazywanie plików przez internet. Tu, w natłoku mailowych wiadomości łatwo coś przeoczyć lub nawet zagubić. Trudno też później taką przesyłkę odszukać.
Repozytorium cyfrowych dokumentów
System wspomagający organizuje zdigitalizowane zasoby dokumentów, a regały biurowe i segregatory z papierowymi fakturami, systematycznie wypierane są przez nowoczesne narzędzia. Tworzone jest cyfrowe repozytorium, gdzie dokumenty gromadzone są i przechowywane w jednym miejscu.
W KonektoSmart przesłane cyfrowe dokumenty od razu zapisują się na indywidualnym koncie klienta. Nikt nie musi się obawiać, że któryś zaginie lub księgowy wepnie go w niewłaściwym miejscu. System umożliwia łatwe porządkowanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów według określonego klucza oraz przeglądanie bieżących i archiwalnych zasobów. Poza tym każdy zgromadzony dokument jest zabezpieczony przed zniszczeniem, czy zagubieniem.
Wszystkie operacje dokonywane na dokumentach i ich aktualny status są widoczne dla księgowego i klienta. KonektoSmart został tak zaprojektowany, żeby w razie potrzeby dostęp do dokumentów danej firmy miał tylko upoważniony pracownik biura.
Do zgromadzonych zasobów system zapewnia całodobowy dostęp przez 7 dni w tygodniu. Ma go upoważniony pracownik biura i klient, jeżeli posiadają urządzenie komputerowe lub mobilne z dostępem do internetu. Osobiste wizyty klientów w biurze nie są już konieczne, bo mają oni stały wgląd w dokumenty i rozliczenia swojej firmy.
To po prostu wygoda dla wszystkich!
Sprawna i skuteczna komunikacja klient ↔ biuro
Rozwój technologii informacyjnej i komunikacyjnej spowodował powstanie wielu szybkich i niezawodnych kanałów komunikacji. Jeżeli pracownicy biura księgowego nadal są zwolennikami tradycyjnych rozwiązań, to muszą liczyć się z tym, że klienci funkcjonują z nowinkami technologicznymi i dlatego chcą czegoś innego.
Z danych raportu XeroState of Accounts wynika, że 58% firm chce komunikować się z księgowymi przez nowoczesne kanały komunikacji online. Najlepiej, gdy taką komunikację organizuje system na bezpiecznej platformie, który dodatkowo synchronizuje ją z aplikacją mobilną.
KonektoSmart umożliwia efektywną współpracę księgowych ze swoimi klientami. W panelu lub poprzez dedykowana pocztę e-mail jednym kliknięciem można przesyłać w nim indywidualne i grupowe wiadomości. Wszystkie zapisują się w jednym miejscu, dlatego nie ma problemu z ich odszukaniem. Poza tym księgowi otrzymują informację zwrotną, że wiadomość dotarła do adresata i została odczytana.
Z systemu klienci otrzymują też automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach i kwotach płatności oraz dane z bieżącymi rozliczeniami swojej firmy.
Zautomatyzowana grupowa komunikacja pozwala księgowym na przekazanie istotnych, bieżących informacji i to jednym kliknięciem wszystkim obsługiwanym klientom.
Wprowadź nowe technologie w swoim biurze
Nowe technologie, z którymi stworzysz nowoczesne biuro księgowe to przyszłość w obsłudze księgowej firm. Przedstawione korzyści wskazują, aby biura rachunkowe postawiły na rozwój i zainwestowały w nowoczesne rozwiązania systemowe.
Takim systemem jest KonektoSmart!
To bardzo prosty i intuicyjny system wielofunkcyjny, który usprawni pracę biura i zautomatyzuje wiele zadań wykonywanych przez księgowych.
Wdrażając ten system, nie musisz martwić się o utrzymanie odpowiedniego standardu i uzyskanie wizerunku nowoczesnego biura, bo KonektoSmart zrobi to za Ciebie. System zapewnia:
- automatyczne pobieranie danych z programów księgowych i ich aktualizacje,
- generowanie i przesyłanie wymaganych zestawień i raportów,
- przesyłanie informacji o podatkach i składkach ZUS,
- sprawną i skuteczną komunikację indywidualną oraz grupową z klientami,
- możliwość przesyłania cyfrowych dokumentów przez internet i gromadzenie ich na koncie klienta,
- możliwość stałego wglądu w bieżące i archiwalne dokumenty firmy,
- wystawianie i przesyłanie faktur oraz generowanie plików JPK.
Z funkcji KonektoSmart możesz korzystać na komputerze, urządzeniach mobilnych i smartfonie z Androidem.
Poznaj wszystkie możliwości KonektoSmart – odwiedź stronę https://konektosmart.pl, zarejestruj się i testuj system przez miesiąc za darmo!
