W KonektoSmart wprowadziliśmy kolejne ułatwienia w codziennej pracy biur rachunkowych i ich klientów. Zmiany dotyczą przede wszystkim rozliczania przelewów, wyszukiwania dokumentów i korespondencji. Poniżej opisujemy, gdzie je znaleźć i w czym pomagają.
Czytelniejsze rozliczanie przelewów
Na ekranie Rozliczanie płatności łatwiej ocenisz, ile faktycznie zostało do zapłaty. Przy fakturze widzisz jej walutę, kwotę brutto, sumę dotychczasowych wpłat oraz pozostałą należność. Wcześniejsze raty i rozliczenia są uwzględniane w aktualnym saldzie.
Przykład: faktura opiewa na 1000 zł, a klient zapłacił już 700 zł. Do zapłaty pozostaje 300 zł. Jeśli kolejny przelew wynosi 500 zł, możesz spłacić tylko zaległość i pozostawić 200 zł do dalszego przypisania albo świadomie rozliczyć całą kwotę z nadpłatą. Przy wpłacie 100 zł dokument pozostanie częściowo opłacony, z zaległością 200 zł.
Poprawiliśmy też dopasowywanie numerów faktur w tytułach przelewów. Po ręcznym wyborze innego dokumentu ekran pokazuje przypisaną fakturę. Wyszukiwanie w oknie wyboru wraca do pierwszej strony wyników, dzięki czemu wcześniejsze przejście na dalszą stronę nie ukrywa znalezionych dokumentów.
Zrzut pokazuje, gdzie otworzyć ręczny wybór faktury. Ekran rozliczania znajdziesz pod przyciskiem Import przelewów na liście dokumentów. Pełny opis importu i film są w październikowym przeglądzie nowości.
Własne tytuły dokumentów Inne, Kadry i Płace
Dokumentom w zakładkach Inne, Kadry i Płace możesz nadać czytelny tytuł. Przy dodawaniu pliku system proponuje go na podstawie nazwy pliku, a Ty możesz go od razu zmienić. Tytuł można również poprawić później, w podglądzie dokumentu.
Zamiast technicznej nazwy pliku możesz więc wpisać np. „Umowa zlecenia — październik”. Tytuł ma do 50 znaków, jest widoczny na liście i można go wyszukać po fragmencie tekstu. Zmiana obejmuje panel biura, panel firmy i aplikację mobilną.
Wiadomości do wybranych klientów
W panelu biura możesz wskazać firmy, do których ma trafić wiadomość grupowa. Nie trzeba wysyłać informacji do wszystkich klientów ani ograniczać się do podziału według formy opodatkowania lub statusu VAT. Przygotuj wiadomość, wybierz odbiorców i kliknij Wyślij.
Poprawiliśmy też zachowanie formularza przy błędzie wysyłki lub walidacji. Przy błędzie, np. zbyt długim temacie, wpisana treść pozostaje w formularzu do poprawienia.
Przy wysyłaniu wiadomości z fakturą możesz usunąć załącznik, jeśli chcesz przesłać samo przypomnienie. Ta możliwość jest dostępna również w aplikacji mobilnej.
Kontakt z opiekunem i przejrzystsze ustawienia firmy
Na stronie Kontakt z biurem klient może zobaczyć przypisanych do swojej firmy opiekunów i udostępnione dane kontaktowe. To biuro decyduje, czy pokazywać te informacje oraz które pola udostępnić: imię, nazwisko, e-mail lub telefon.
Uporządkowaliśmy też ekran Ustawienia → Moje dane. Podział na zakładki ułatwia odnalezienie informacji i rozpoznanie, które dane pojawią się na fakturach.
Poczta biura i logowanie
Biuro może korzystać z własnego serwera pocztowego także przy wysyłce zaproszeń do konta oraz faktur klientów, którzy korzystają z poczty biura. Rozbudowaliśmy ustawienia adresu do odpowiedzi i wyjaśnienia dotyczące wyboru serwera wysyłki. Jeśli klient ma własną konfigurację poczty, jest ona uwzględniana przy wysyłce jego faktur.
Wiadomości z kodami logowania i resetu hasła otrzymały osobną ścieżkę wysyłki. Ogranicza to opóźnienia, gdy równocześnie wysyłanych jest dużo innych wiadomości.
PPK i zbiorcze zestawienia
Obsługa PPK obejmuje ustawienie instytucji finansowej i rachunku, rozliczenia z załącznikami, zatwierdzanie oraz przekazywanie danych klientowi. Po włączeniu modułu firma ma dostęp do zatwierdzonych rozliczeń, widoku rocznego i oznaczania zapłaty. Dostępny jest także eksport przelewów.
W Zestawieniach biuro może przygotować zbiorczą wysyłkę wybranych rodzajów rozliczeń: podatków, ZUS, PPK, PFRON oraz przychodów i kosztów. Dostępność sekcji zależy od modułów włączonych w firmie. Poprawiliśmy również dobór podatków do wysyłki — wysyłka obejmuje zaznaczone pozycje, bez dokładania wcześniej wysłanego PIT-4.
Wygodniejsze filtrowanie dokumentów
W panelu biura na liście zakupów możesz wybrać filtr Wystawiono poza KSeF. Pokazuje on dokumenty bez numeru KSeF, również takie, które nie mają jeszcze odczytanych danych. Pomaga to odszukać zakupy wymagające osobnego sprawdzenia.
Dostępne są też filtry według metody kasowej i faktycznej daty zapłaty. Przydają się, gdy chcesz zawęzić listę zakupów do dokumentów rozliczanych w związku z płatnością.
Poprawki współpracy z programami księgowymi
Dla biur korzystających z Comarch Optima dodaliśmy możliwość zapisania opisu operacji gospodarczej w kategorii i przeniesienia go do eksportu XML. Ułatwia to przekazywanie bardziej szczegółowych opisów niż sama nazwa kategorii.
W integracji z SKP poprawiliśmy m.in. daty dokumentów, znaki i kwoty korekt sprzedaży, eksport faktur zagranicznych oraz opisy zdarzeń. Poprawki obejmują także przenoszenie danych podatkowych, w tym ryczałtu kwartalnego, składek społecznych w PIT-5 i kwot VAT do zwrotu oraz przeniesienia.
Grupy w obrębie firm — osobny poradnik
Grupy pozwalają podzielić dokumenty firmy według sklepów, oddziałów lub projektów. Opcjonalnie można ograniczyć pracownikom dostęp do dokumentów ich grup. Szczegółową konfigurację, przypisywanie dokumentów i zasady widoczności opisujemy w osobnym poradniku „Grupy w ramach firmy w KonektoSmart – dokumenty i dostęp pracowników krok po kroku”.
Jeśli potrzebujesz pomocy przy ustawieniu funkcji dla swojej firmy, napisz do nas przez zakładkę Kontakt w KonektoSmart.
